Werken waar het jou en je team het beste uitkomt
VFM Facility Experts vergelijkt de post-corona vraagstukken over de werkomgeving met de documentaire The biggest little farm. Alleen gaat het bij het facilitair advies- en interimbureau niet om een boerderij, maar om de moderne werkomgeving. Ofwel The biggest little workplace, waarin we pionieren op zoek naar een duurzame manier om hybride te werken in een bijpassende omgeving. Aan het woord Alex de Groot, consultant bij VFM en Harriët Butter, Manager Employee Experience bij Schiphol over het project Building Forward; onderweg naar een duurzame hybride werkomgeving voor Schiphol.
Als in 2020 iedereen door corona naar huis wordt gestuurd, zijn een aantal Schipholwerknemers al in het bezit van laptops, maar de rest nog niet. “In allerijl hebben we de nodige maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat iedereen thuis kon werken. Dat varieerde van de aanschaf van camera’s voor de desktop thuis tot het invoeren van Skype”, begint Harriët haar vereen door corona naar huis wordt gestuurd, zijn een aantal Schipholwerknemers al in erhaal. “Skype werd al snel vervangen door Teams en dat betekende de start van het Teams-tijdperk bij de Schiphol Group. We hadden al snel door dat deze manier van werken een blijvertje was. Daar is deels het project Building Forward uit ontstaan. Dat betekent werken waar het jou en je team het beste uitkomt. Die nieuwe werkomgeving creëer je echter niet van de ene op de ander dag.”
Maatregelen hybride werken
Schiphol Group zorgt op de korte termijn voor diverse zaken die helpen bij het hybride werken, zoals video conference oplossingen voor hybride vergaderingen. Harriët: “Collega’s die voor het uitoefenen van hun functie fysiek op de luchthaven aanwezig dienen te zijn, zoals brandweermannen, security en floormanagers, zijn natuurlijk aanwezig. De collega’s die wel thuis kunnen werken, dienen volgens de volgende drie stappen de juiste afweging te maken:
1. Je bepaalt samen met je team of jouw aanwezigheid op kantoor gewenst is of niet.
2. Wij faciliteren alle typen werkomgevingen, zowel thuis als op locatie.
3. Wij sturen op schaarste, want de mogelijkheden zijn niet oneindig.
“Dat sturen doen we nu naar aanleiding van handmatige metingen naar de werkdrukte. Vanzelfsprekend gaan we gebruik maken van smart building oplossingen en ontwikkelen we naar meer data gedreven werken, maar daar staan we nu nog niet.”
Bricks en VFM
Het nieuwe werken gaat over een samenspel tussen bricks, bytes en behavior. Ofwel het kantoor als sociaal bindmiddel, de techniek en het gedrag. Voor het onderdeel bricks, schakelt Schiphol facilitair adviesbureau VFM in. Alex: “Dat is echt onze expertise; onze visie op- en kennis van verschillende manieren van werken gebruiken om samen met Schiphol van a naar b te komen. Hoe vertaal je een ecosysteem bestaande uit mensen, te verrichten werk en een ambitie naar bijvoorbeeld een ruimtebehoefte of stappenplan? We werken daarin vaak met afwegingskaders en one-pagers, om de opgave te koppelen aan de belangrijkste doelen die je als organisatie hebt.”
Het project draait in de eerste fase om de ruimtes op de terminal, daarna wordt het project op alle locaties uitgerold. Binnen nu en maximaal anderhalf jaar krijgen de medewerkers in Terminal West een geheel nieuwe werkomgeving. Die is vooral gericht op de binnenkantbeleving en het creëren en verbeteren van de verschillende werkplekken zodat deze beter aansluiten op wat de medewerkers nodig hebben. Met als doel je welkom, gewaardeerd en geïnspireerd voelen in de werkomgeving.
Invloed op het aantal vierkante meters
“We zijn dit project niet begonnen om te bezuinigen op vierkante meters”, aldus Harriët. “Onze opdracht is om een inspirerende, passende en flexibele werkomgeving te creëren die naar de toekomst toe kan meebewegen met de wensen die het werken met zich meebrengt. Natuurlijk werken we ook mee aan het reduceren van de kosten en verduurzaming. Eigenlijk is de kantoorruimte voor het aantal gebruikers dat we nu hebben veel te groot, mede ook door het elders en thuiswerken dat nu plaatsvindt. Maar we zijn als organisatie volop in ontwikkeling. Toen we in 2021 aan dit project begonnen, beschikten we over ongeveer 2.100 fte’s. Naar verwachting zijn dit er eind van dit jaar 3.000 en volgend jaar 3.500. En dan heb ik het nog niet over de flexibele schil. Het mooie van het project dat we nu uitrollen, is dat zodra wij alles uitgedokterd hebben de omvang van het gebouw precies bij het aantal werknemers past dat we dan hebben.”
Een passende werkbeleving
Op dit moment bevindt deelproject Terminal West zich in de DO-fase en de planning is dat begin volgend jaar alles opgeleverd wordt. Harriët: “Fijn als we onze eerste showcase neer kunnen zetten voor alle medewerkers. Ze zijn ook echt betrokken bij de projecten. Dat is echt belangrijk omdat we een bedrijf zijn met ontzettend veel verschillende functies. Mooi om te laten zien dat je vanuit huisvesting echt het verschil kunt maken.” Alex: “De crux is dat je bereid moet zijn om alles voortdurend aan te passen en wendbaar te zijn. De metafoor is een boerderij waar de ene na de andere tegenslag, verandering of natuurlijke vijand opduikt. Vanuit visie en ambitie kijken naar deze wijzigingen die zich aandienen en zo het ecosysteem cultiveren, door een slimme interventie of aanpassing in de werkomgeving.”
Harriët: “We geloven echt in een inspirerende en duurzame werkomgeving waarin we alle vormen van werken faciliteren. En samen met VFM werken we er keihard aan om die te realiseren.” “Ontwikkelen, vallen, opstaan en leren. Het hoort erbij en is nodig omdat we de mensen van Schiphol die fijne, passende werkbeleving willen bieden”, besluit Alex.