Het huisvestingsproject bij de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) is een schoolvoorbeeld van optimale samenwerking. SWP-partner LSa is specialist op het gebied van organisatiegericht huisvesten. De projecten die de experts van LSa samen met alle opdrachtgevers doorlopen zijn intensief. Goede samenwerking is daarbij onmisbaar. Aan het woord Ellen van de Brink van VGN, Suzanne Wielart van Suzanne, Tys Pereboom van Hegeman Bouw & Infra en Johan Al van LSa

Het huisvestingsavontuur van VGN start in 2021. De organisatie is toe aan een nieuwe werkomgeving die past bij de huidige tijd en de huidige werkwijze. Het kantoor heeft standaard kantoorgangen, voornamelijk kleine kantoren en een aantal vergaderzalen. Er is weinig verbinding en de mogelijkheden om samen te werken zijn beperkt. Daarnaast is de ruimte weinig inspirerend. Het Paarse Plein is de plek waar ontmoetingen plaatsvinden en bezoekers ontvangen worden. Deze ruimte is in trek, maar de paarse tinten en de gedateerde indeling, smeken om vernieuwing.

Ellen: “We zaten als VGN in die setting sinds 2008. Een aantal jaren geleden waren er al plannen en zijn er zelfs ontwerpen gemaakt voor een nieuwe werkomgeving, maar die zijn helaas op niets uitgelopen. In 2020 besloten we de draad weer op te pakken en zijn we gaan nadenken over onze wensen en behoeften voor een nieuwe hybride werkomgeving. Corona gooide even roet in het eten, maar toen we elkaar weer voorzichtig op kantoor konden ontmoeten, besloten we dat we moesten doorpakken. De wens van onze directeur was een open kantoor, met een doorzicht naar buiten en tussen de zones, zodat het geheel frisser en lichter zou ogen. Belangrijk was dat het kantoor geschikt zou zijn voor werken na corona, maar ook tijdens corona. Want wat als de coronaperiode langer zou duren? We hebben LSa gevraagd om met ons mee te denken over onze manier van werken en hoe die nieuwe werkomgeving het beste ingericht kan worden, zodat het een prettige en functionele plek wordt. Zij hebben ons vervolgens in contact gebracht met Suzanne en via een onderhandse aanbesteding met Hegeman Bouw & Infra.”

De eerste stappen

Op basis van diverse interne stukken van VGN stelt LSa een beslisdocument op voor een nieuw hybride werkconcept voor VGN. Johan: “Een van onze eerste taken was kijken hoe de organisatie werkt, hoe de mensen werken en wat daarin aangepast zou kunnen worden in de huisvesting, digitale ICT middelen voor werk en overleg en nieuwe gebruiksafspraken. Maar andersom is ook belangrijk, dus samen kijken naar hoe je anders zou willen werken in een andere omgeving. Als je die twee combineert, dan kom je tot het beste resultaat.” Suzanne: “En zo is het ook gegaan. We hebben eerst met elkaar gekeken naar de verschillende soorten werkplekken die gewenst waren. We kregen foto’s te zien van andere kantoren met witte muren, gekleurde muren, plantjes, echt van alles. En wij konden fysiek of via Teams, ja of nee roepen.” Suzanne: “Normaal doe ik die sessies altijd 100% fysiek, maar dat kon nu niet. Geweldig om op deze manier toch met elkaar de sfeer voor de nieuwe werkomgeving te bepalen.”

Verschillende werkplekken

Ellen: “Er is goed nagedacht over de verschillende werkplekken en daar zijn diverse sessies voor gehouden. Collega’s vinden het fijn om in een grote ruimte te werken, terwijl anderen de voorkeur geven aan een klein kantoor. Je gewenste werkplek, hangt ook af van je werkzaamheden. Wil je met je collega’s overleggen of wil je juist sparren met één collega. Zo zijn de verschillende werkplekken tot stand gekomen die passen bij het werk dat je doet.” Suzanne: “Wil je geconcentreerd werken? Dan kies je de achterste stille kamers. Wil je zitten op de plek waar een beetje reuring is? Dan kies je voor een open werkplek.” Johan: “Het is belangrijk dat je al je medewerkers hierbij betrekt. We hebben hen continu alles uitgelegd en om input gevraagd. Zij moeten zich er immers thuis voelen.”

Een grote verandering

De nieuwe werkomgeving is meer open; er zijn meer zichtlijnen gecreëerd en het onderling contact tussen de collega’s is veel groter. Het Plein is nog steeds de plek voor ontmoetingen, maar de ruimte is nu ruimer, warmer en lichter. Het plein wordt niet alleen intern gebruikt, maar is ook een sociale hub geworden voor onze leden. Dat is een grote toegevoegde waarde voor ons als koepelorganisatie. Het bureauwerkgebied is verdeeld in open en gesloten kantoren met goede akoestische voorzieningen en verschillende soorten comfortabele werkplekken. Hier kunnen de werknemers werken en vergaderen op de manier die zij prettig vinden. Suzanne: “Alles is licht, fris en groen. De oude witte deuren zijn aan de gangkant beplakt met hout, waardoor het geheel warmer oogt.” Tys: “Daarbij hebben we meteen invulling gegeven aan de wens om circulariteit toe te passen. Alle puien zijn hergebruikt en dat geldt ook voor een groot deel van alle armaturen.” Suzanne vult aan: “De stoelen, krukken en bureaustoelen die nog van goede kwaliteit waren, zijn opnieuw gestoffeerd en passen zo weer prima in het moderne interieur.”

Samenwerking optima forma

Hoe eerder je alle partijen bij herhuisvestingsplannen betrekt, hoe beter het resultaat. Johan: “LSa heeft VGN begeleid om via een beproefd stappenplan te komen tot een hybride werkplekconcept en gedragen werkafspraken. Door Suzanne hier al in een vroeg stadium bij te betrekken, heeft zij dit proces met werkplekoplossingen ondersteund en konden we het concept direct verder uitwerken in een ontwerp.” Ook Tys was er in de uitvoeringsfase vanaf de eerste vergadering bij. Tys: “Als meewerkend uitvoerder kijk ik toch op een andere manier naar bepaalde zaken. Je kunt niet alles vooraf uitdenken, maar als je continu met elkaar blijft meedenken, los je samen elk probleem op. Zo waren bijvoorbeeld de deuren van de toiletten te slecht om te beplakken. Toen is er direct een prijs gemaakt voor nieuwe deuren. Doordat je weet wat je aan elkaar hebt, kun je snel schakelen. ” Vervolgens ben ik met LSa gaan nadenken over welke plattegrond, welke verdeling in gebruikszones voor werken, overleg en ontmoeten en welke sfeerbeelden daar het beste bij pasten. De volgende stappen waren het kleuradvies en de materiaalkeuze. Daarbij stonden het belang en de identiteit van VGN voorop.” Johan: “En dat is tot in de puntjes verzorgd.

Zo zijn alle ruimtes bijvoorbeeld voorzien van naambordjes met de naam van de ruimte in braille. De werkomgeving is echt inclusief en voor iedereen toegankelijk.“ Ellen: “Het leuke was dat die vlekkenplansessies, om de wensen van de medewerkers te achterhalen, al deels hybride en deels fysiek waren. Ook Ellen, de spin in het web in het herhuisvestingsproject, heeft de samenwerking als zeer prettig ervaren. “Als er maar iets was, stond iedereen direct voor elkaar klaar en kwam er een oplossing.” Tys noemt de rolstoellift naar de binnentuin. “Wij zagen direct dat de rolstoel überhaupt niet door de deur paste en hebben hiervoor een oplossing bedacht en deze voorgedragen.”Het onderlinge contact tussen de verschillende partijen was geslaagd vanaf het allereerste begin. Tys: “Tijdens de verbouwing hebben we wekelijks de stand van zaken doorgenomen. Hoe ver zijn we en wat zit er aan te komen? Ook hebben we wekelijks een rondje gelopen door het gebouw om foto’s te maken. Die werden door Ellen weer gedeeld met de collega’s, zodat ze konden zien wat de vorderingen waren. Op die manier voelden zelfs de thuiswerkende medewerkers zich betrokken bij de verbouwing.”

Tevreden medewerkers

De nieuwe kantooromgeving is in gebruik sinds de zomer van 2022 en wordt zeer positief ervaren door alle medewerkers en bezoekers van VGN. Ellen: “De ruime keuze aan werkplekken bevalt iedereen prima, de ruimtes om digitaal te vergaderen zijn populair en Het Plein is in trek voor bijeenkomsten, feestjes en gezellige ontmoetingen. Iedereen is enthousiast over de kleuren, ook Tys. Al moest hij wel even schrikken toen de schilder de deksel van de pot met felgroene verf opende. Johan: “Wat ik mooi vind, is dat veel medewerkers van te voren een beetje huiverig waren voor de open werkruimtes. Nu blijkt dat die ruimtes juist zeer gewild zijn. VGN heeft vertrouwd op ons advies en als het resultaat dan zo goed ontvangen wordt, geeft dat veel voldoening. Dat is waar we het voor doen, tevreden medewerkers en opdrachtgevers. Dankzij de nieuwe werkomgeving is het hybride werken binnen VGN echt omarmd.” Ellen, Suzanne, Tys en Johan zijn trots op de nieuwe hybride werkomgeving van VGN. Johan: “Een bijzonder goede samenwerking, met een prachtig inclusief resultaat.”