Digital First; zoektocht naar dé manier van hybride werken bij een IT-bedrijf
Onze SWP-partner Dustin zorgt voor de juiste IT-oplossing voor de juiste prijs op het juiste moment. Om zo het werken van de toekomst, voor alle klanten mogelijk te maken. Hoe gaat het bedrijf zelf om met hybride werken? We spreken met Frank van der Leest, Manager Workplace & Facilities bij Dustin. Dustin is hard op weg om the number 1 European IT powerhouse te worden. Het beursgenoteerde bedrijf met circa 2.500 medewerkers in Scandinavië en de Benelux helpt klanten om op de voorgrond te blijven door hen te voorzien van de juiste IT-oplossing op het juiste moment en tegen de juiste prijs. Daarbij staan we keep things moving en enabling the circularity movement centraal. Dat betekent zowel klanten als zichzelf in beweging houden op een zo duurzaam mogelijke manier.
Frank werkt ruim twee jaar bij Dustin en houdt zich bezig met alles in en om de werkomgeving; van thuis tot kantoor en alle plekken daartussen. Team Workplace & Facilities is onderdeel van de afdeling People & Culture, waarin ook HR, Sustainability en People Experience zijn opgenomen. Samen zorgen zij er onder meer voor dat hybride werken binnen de gehele organisatie geadopteerd wordt.
Maatregelen hybride werken
Voor Covid was hybride werken bij de bedrijven die nu samen Dustin vormen niet de standaard. Frank: “Tijdens Covid hebben we er dus snel voor moeten zorgen dat iedereen thuis een fijne werkplek heeft. Als IT-bedrijf zorg je dan naast ergonomisch meubilair natuurlijk ook voor state-of the-art hardware zoals een goede camera, professionele beeldschermen en een noise canceling headset.”
“Toen thuiswerken geen verplichting meer was, hebben we onze manier van werken herzien en een hybride werkvorm geadopteerd. Ter ondersteuning hiervan hebben we Social Meeting Points beschikbaar gesteld. Dat betekent in ons geval dat onze ‘Dustineers’ gebruik kunnen maken van Regus- en Spaces locaties als sociale ontmoetingsplaatsen. Onze boodschap naar de medewerkers? We werken digitaal. Dat mag je vanuit huis doen en we ontvangen je graag op kantoor. Maak afspraken met je team en je manager om elkaar te blijven ontmoeten. Tref elkaar op een bewuste plek die voor jou of voor jouw team prettig is en werkt.“
Ook is Dustin begonnen met zogenaamde leiderschapstrainingen. Frank: “Voor sommige managers is het een uitdaging om een team letterlijk en figuurlijk bij elkaar te houden. Daarover gaan we met hen in gesprek. Daarnaast is het werkplekreserveringssystem GoBright geïmplementeerd. Het systeem is niet alleen dé manier om je werkplek of vergaderruimte te reserveren, maar is ook het systeem achter onze narrowcasting en ons bezoekersportaal. Als je naar kantoor komt wil je er zeker van zijn dat je een passende plek om te werken hebt.”
Om ontmoetingen op kantoor te stimuleren en te faciliteren, heeft Dustin in het kantoor in Nijmegen de Fika Lounge geopend. De lounge is hét sociale hart van het gebouw, een warme huiskamer met veel planten en een lekker bakje verse koffie. Frank: “We organiseren hier sessies en bijeenkomsten om iedereen kennis te laten maken met de ruimte. Je hoeft van ons niet naar kantoor, maar we geloven in de fysieke ontmoeting. Dat stimuleren we met deze kennis-events.”
Het effect van de maatregelen
Van de circa 900 werkplekken in Nederland wordt structureel meer dan de helft niet gebruikt. Dat is niet alleen financieel zonde, maar doet ook afbreuk aan de sociale functie van de kantoren. In het nieuwe huisvestingsplan van Dustin staat dan ook dat alle tien de kantoren in Nederland dicht gaan. Een enkel kantoor blijft mogelijk geopend, maar in gereduceerde vorm. Deze kantoren worden vervangen door drie nieuwe centrale kantoren, volledig ingericht ter ondersteuning van hybride werken. Frank: “Dit zal niet voor alle medewerkers eenvoudig zijn, maar we zorgen voor een passende oplossing voor iedereen. Deze transitie gaat er toe leiden dat mensen bewustere keuzes maken in waar en hoe ze werken, hun werkplek gaan boeken en waar mogelijk thuis blijven. Zo besparen we ook onnodige reisbewegingen.”
Digital First
De visie voor hybride werken heet Digital First. Frank: “We werken digitaal samen waar we ook zijn. Als Internationale en gevarieerde organisatie is een goed werkend digitaal platform om samen te werken essentieel. Digital First bestaat uit vier bouwblokken; Worklife balance, Strengthen our culture, Learn from each other en Support collaboration. Onderdeel van Strengthen our culture is dat we met minder kantooroppervlakte en centrale werkomgevingen de culturen van de verschillende organisaties die we voorheen waren, samenvoegen en versterken. Onderdeel van Support collaboration is goed werkende techniek en de juiste samenwerkafspraken. Zo draagt Digital First bij aan een van onze core values; win as a team!”
Tot slot geeft Frank aan dat de interne zoektocht naar de juiste manier van hybride werken belangrijk is voor de oplossingen die zijzelf aan klanten aanbieden. “Zo weten medewerkers uit eigen ervaring wat bepaalde oplossingen voor effect kunnen hebben en zijn zij in staat om klanten nog beter te adviseren.”