Inpassen hybride werken vraagt om visie en verbeelding

IT-bedrijf Devoteam heeft ambitieuze groeiplannen. Begin 2023 telde de onderneming zo’n 300 medewerkers en dat moet dit jaar weer flink groeien. Om in de krappe arbeidsmarkt nog beter voor de dag te komen, werd besloten het hoofdkantoor te verhuizen. Het bedrijf grijpt deze kans aan om een werkomgeving te creëren die optimaal aansluit bij het hybride werken en die meer recht doet aan haar identiteit. Logisch dus dat Guido Dijkhuizen als Head of Brand & Culture van Devoteam nauw bij het complete proces betrokken is.

Al ver voordat de Covid-pandemie thuiswerken in een stroomversnelling bracht, waren de consultants van Devoteam gewend aan hybride werken. Veel van hen werken namelijk voor en bij klanten op kantoor. Ze zijn bijvoorbeeld actief om organisaties te ondersteunen bij hun digitale transformatie, de migratie naar cloud en meer. Daarnaast was thuiswerken al redelijk goed ingeburgerd. Medewerkers hebben een relatief grote autonomie om hun werktijden en locaties in te delen. Dus op het moment dat medewerkers niet meer naar een kantooromgeving konden voor hun werkzaamheden, kon het bedrijf de overstap naar hybride werken relatief eenvoudig maken.

Eén centrale kantooromgeving

Tegelijkertijd werd duidelijk dat je als bedrijf je eigen kantoor moet omvormen zodat het in een behoefte voorziet op het moment dat mensen wel op het hoofdkantoor komen. Devoteam besloot toe te werken naar één centrale omgeving in de regio Amsterdam. Het kantoor in Den Haag is onlangs gesloten. Om de collega’s uit deze regio toch een werkplek om de hoek te bieden, maakt het gebruik van de faciliteiten van Spaces gebouw de Rode Olifant. Daar zijn tien werkplekken beschikbaar, met de mogelijkheid snel op te schalen naar 20. Parallel hieraan vond de zoektocht plaats naar een nieuw hoofdkantoor in de regio Amsterdam.

Guido Dijkhuizen

Geen groene vinkjes

Guido Dijkhuizen van Devoteam geeft aan dat dit een lastig traject was. “Je wil in een aantrekkelijke buurt komen, met verschillende voorzieningen waar onze medewerkers gebruik van kunnen maken. Denk aan horeca of sport. Het moet centraal gelegen zijn en makkelijk bereikbaar met het ov. En hoewel we het autogebruik niet aanmoedigen, moet je toch ook beschikken over voldoende parkeerruimte. Daar komt bij dat we het belangrijk vinden dat we in de buurt zitten van onze technologiepartners, zoals Microsoft of Google. Dan kom je tot de conclusie dat je niet allemaal groene vinkjes kunt zetten, of je moet heel diepe zakken hebben. Dus ga je kijken waar je concessies gaat of kunt doen. Uiteindelijk zijn we heel blij met een mooie locatie in Amsterdam Nieuw-West.” Dit is een gebied waar de gemeente Amsterdam plannen heeft met betrekking tot de ontwikkeling van een ‘hightech area’.

Rekensom is veranderd

Bij het zoeken van geschikte kantoorruimte is het noodzakelijk rekening te houden met de oppervlakten die je nodig gaat hebben. Met de opkomst van thuiswerken, is de rekensom veranderd. Devoteam is ervan uitgegaan dat je in 90 procent van de gevallen kunt volstaan met het bieden van een flexibele werkplek voor zo’n 20 tot 25 procent van het personeelsbestand. Daar is het nieuwe pand op berekend. Daar komt bij dat in het concept van het hybride werken, zoals het IT-bedrijf dat gaat uitrollen, in een interne flexibele schil is voorzien. Vergaderruimtes binnen het bedrijvenpand en de kantine kunnen als werkplek gebruikt worden wanneer het plotseling extreem druk is op kantoor. Gezien het feit dat er een forse groei van het bedrijf is voorzien, neemt het aantal vierkante meters dus niet noodzakelijkerwijs af.

Op kantoor voor creativiteit

De voorbereidingen van deze verhuizing zijn in volle gang. Hierbij wordt veel aandacht besteed aan de eigenschappen van het hybride werken. Dijkhuizen: “We zien vooral dat teams echt ‘teamdagen’ organiseren op kantoor. Als organisatie herkennen we deze trend en we proberen dit ook te faciliteren. De tijd dat het kantoor meer een urenfabriek was, is echt voorbij.” In de visie op het hybride werken, is er rekening gehouden met een drietal verschillende werkomgevingen:

Residents: dit is een ruimte die gericht is op rust, kalmte en concentratie. De werkplekken hier zijn voorzien van een tweede of soms zelfs derde scherm.
Collaboration: denk aan ruimten om te brainstormen en met je team af te spreken. Er staan whiteboards met kleine zitjes waar je actief met elkaar kunt samenwerken.
Agiles: in dit deel van het kantoor is het een komen en gaan van collega’s. Er zijn talloze werkplekken gerealiseerd rondom koffie en gameroom in een open ruimte.
Voor het ontwerp en design van dit nieuwe kantoor is de hulp van Tétris ingeschakeld.

Daarnaast zijn er enkele ruimtes voorzien die passen bij een inclusieve organisatie als Devoteam. Denk hierbij aan een plek waar men kan kolven, bidden of mediteren. Dijkhuizen benadrukt dat bij het ontwikkelen van de visie op werken in het nieuwe kantoor goed is geluisterd naar medewerkers, met name de community Young Devoteam (mensen onder de 35 jaar). Dit heeft voor veel waardevolle inzichten gezorgd.

Aantrekkelijk kantoor is onmisbaar

Door verschillende typen werkplekken te realiseren, zijn er ook meerdere doelen om op kantoor te komen. Dat is belangrijk om binding te houden met medewerkers en hen duidelijk te maken wat de cultuur van de onderneming is. Het gevaar van hybride werken is dat een bepaalde groep medewerkers helemaal niet meer op kantoor komen en die verliezen de connectie met collega’s en het bedrijf. “Ons bedrijfsmodel is erop gebaseerd dat onze consultants veel bij en voor klanten werken. We moeten dus continu ons best doen om onze kracht en onze waarden uit te dragen. Een aantrekkelijk kantoor is daarbij onmisbaar.”