Hybrid work: hoe je pand je helpt bij het bereiken van je doelen
Hybrid work verandert de rol van je kantoorpanden. Dat is geen nieuws voor je. Maar over hoe je die nieuwe rol precies vormgeeft, en welke rol technologie daarin speelt, zijn nog veel vragen. Een gesprek met Sander ten Hoedt van Cisco over hoe zijn bedrijf die vragen beantwoordde bij het opnieuw inrichten van PENN1, hun kantoor op Manhattan.
Bij dit project werden alle belangrijke gebouwsystemen samengebracht in één digitale omgeving, met grote voordelen op het gebied van beheer en stroomverbruik. Ook de menselijke kant van werk kreeg veel aandacht. In de visie van Cisco heeft een pand namelijk niet alleen een functie in performance, productiviteit en efficiëntie van het bedrijf, maar moet het ook bijdragen aan inclusie en aantrekkelijkheid van het bedrijf als werkgever.
Aantrekkelijkheid en verbinding
De eerste uitdaging, vertelt Sander, is om te zorgen dat mensen überhaupt naar kantoor komen: “Jong talent en oude garde hebben ander gedrag wat dat betreft. Dat is een serieus probleem, omdat je zo mentorschap mist: de oudere werknemer die kennis, ervaring en inspiratie overdraagt op de jongere. Maar het is ook begrijpelijk: als je kinderen hebt, werk je liever thuis. Als Cisco zijn we dus altijd op zoek naar ‘de psychologie van het pand’: wat houdt mensen tegen om naar kantoor te komen?
“Inmiddels zijn we erachter dat het vooral om controle draait. Thuis weet je waar je aan toe bent. Ga je naar kantoor, dan vraag je je af hoe het zit met zaken als bereikbaarheid. Maar ook: is er een ruimte waar ik met mijn team kan overleggen, ook als een deel remote zit (98% van de meetings bij Cisco heeft minimaal één remote deelnemer). Daarom heeft PENN1 92 collaboration endpoints. Bijn alle vergaderruimtes zijn ad-hoc beschikbaar en dus niet boekbaar. Ze liggen centraal en zijn voorzien van lampjes die aangeven of ze vrij zijn. Je ziet dus altijd binnen een paar stappen waar je terechtkunt.
Sustainability: energie besparen met technologie
De doelen op het gebied van duurzaamheid bereikte Cisco bij PENN1 door zo veel mogelijk met gelijkstroom te werken. Want dat is wat zonnepanelen leveren én het is wat de meeste componenten en devices nodig hebben. Distributie gebeurt door Power over Ethernet (PoE), waardoor de inefficiënte AC-DC transformatoren verdwijnen. En het bespaart materiaal, want er is per component maar één kabel nodig. “Onze panden veroorzaken 40% van onze CO2-uitstoot. Dat moet omlaag,” aldus Sander. “Bij PENN1 bracht het gebruik van onze beste technologie het stroomverbruik met 39% terug.”
Efficiency: rightsizing real estate
“Cisco heeft 120-130 panden. Dat kost ons bijna een miljard (930 miljoen) per jaar,” vertelt Sander. “Terwijl de bezetting maar 23% is.” Rightsizing van real estate is dus ook voor Cisco dringend. Voor PENN1 keek het bedrijf naar de hele Tri-state Area – New York, New Jersey en Connecticut – en ging van 9 panden naar één. Terwijl de bruikbaarheid en de performance juist beter werden.
Inclusiviteit: technologie faciliteert de cultuur
Ook op het gebied van inclusie en diversiteit is Cisco ambitieus. Maar dat zijn geen zaken die je aan technologie kunt overlaten, stelt Sander: “Je wilt als bedrijf een cultuur te bouwen waarin iedereen zich gezien en betrokken voelt. Maar je wilt ook een afspiegeling van de maatschappij zijn en profiteren van kruisbestuiving tussen mensen met verschillende perspectieven. Dat betekent: psychologische barrières weghalen bij alle aspecten van samenwerken. Met technologie kun je dit faciliteren, maar zonder sterk leiderschap lukt dat niet. “Cisco is daar leidend in en dat is nodig, er nog maar weinig bedrijven zijn die hier bewust een koers in varen. Je moet leiderschap tonen en een cultuur scheppen die werkt voor de volgende generatie. Salaris alleen is al lang niet meer de onderscheidende factor op de arbeidsmarkt. Zorg dat mensen van elkaar kunnen leren. Zorg voor betrokkenheid en zorg dat mensen graag naar kantoor komen. Zorg voor ontwikkelkansen. Dan blijf je aantrekkelijk als werkgever en je levert een positieve bijdrage aan maatschappij en mensenlevens.”
Performance en productiviteit: nieuwe metrics
Uiteindelijk is een pand bedoeld om werk gedaan te krijgen. Maar de focus verschilt daarin per pand. Sander vertelt dat PENN1 vooral een belangrijke salesfunctie heeft: “Verkopers nemen daar klanten mee naar toe, laten technologie zien. Dan wil je dus ook meten of het pand bijdraagt aan sales. Bijhouden hoeveel werkplekken gebruikt worden en hoeveel mensen er in een vergaderruimte zitten volstaat niet, omdat het je niet vertelt hoe effectief die ruimtes zijn. Bij PENN1 zijn sales-metrics belangrijk, maar in Atlanta, waar ons kantoor op de universiteitscampus zit en een belangrijke recruitmentfunctie heeft, kijken we naar het aantal aanmeldingen, het type aanmeldingen en de kwaliteit van de engineers die binnenkomen. We hebben ook Operations Centers, waar de spaces echt voor focuswerk zijn. Die hebben weer andere metrics nodig. Om op de juiste data te kunnen sturen moet je dus samenwerken met Sales en HR en hun data koppelen aan die van je gebouw. Pas dan kun je je ROI gaan berekenen.”