De boerderij op de grachten met 50 parkeerplaatsen

SOLVED doet alles wat nodig is om een kantoor te realiseren dat aansluit op ieders wensen. Zowel in vastgoed als in werkplekadvies. Wanneer je dan zelf gaat verhuizen neem je die werkwijze goed onder de loep.

Erik Tijsma: “We zaten in Oud-Zuid in een mooi monumentaal pand dicht bij het Vondelpark met veel restaurantjes in de buurt. Daar is SOLVED begonnen en dus een plek met wat emotie.” Maar door veranderende omstandigheden werd besloten te verhuizen. “We zijn steeds mobieler geworden, veel managers gaan regelmatig bij de klant langs. Ook was het pand niet zo goed bereikbaar, parkeren was bijvoorbeeld kostbaar en ook met het OV was het niet uitnodigend om naar kantoor te reizen.” De reis die SOLVED vaak met haar klanten maakt om een juiste werkplek te vinden legde ze nu zelf af. “We zijn het proces precies doorgelopen zoals een klant dat zou doen, dat geeft een mooie mogelijkheid het proces eens onder de loep te nemen.”

De thuiswerkfactor

‘De Thuiswerkfactor’ is een vragenlijst die SOLVED inzet om een eerste meting te doen om te achterhalen waar de behoeftes liggen onder medewerkers. Hierna gaat men met stakeholders in gesprek om te bekijken welke voorzieningen de werkplek moet bieden. “Wat voldoet nu, en aan welke knoppen moeten we nog aan draaien?” De valkuil ligt bij het niet goed vaststellen van de behoeften. “Wat je ziet, is dat werkgevers toch nattevingerwerk gaan doen. Als je kijkt naar hoe je kantoor op dit moment functioneert, krijg je misschien een compleet verkeerd beeld. Mensen zijn er bijvoorbeeld alleen om te vergaderen. Dat kan waar zijn, maar dit kan ook een verschijnsel zijn die juist aan de tekortkomingen van je kantoor ligt. Mensen willen misschien wel naar kantoor komen om te werken, maar daar is het dan niet meer op in gericht.”

Het is dan belangrijk om een verantwoordelijke werkgroep samen te stellen. “We merkten dat bij onze eigen verhuizing iedereen natuurlijk input wil leveren, maar er moeten ook knopen worden doorgehakt. Het opzetten van een duidelijk projectteam was daarom een belangrijk punt.”

Hybride werk als beginpunt

Het hybride werken is momenteel het beginpunt geworden bij het opstellen van je werkplekstrategie. Dit herkent Erik: “Dat is inderdaad waar iedereen nu begint, het is niet meer belangrijk om het mooiste kantoor te hebben, want de locatie is nu net zo belangrijk. Misschien zeggen je medewerkers ‘hé, ik kom niet meer 5 dagen per week naar kantoor, maar misschien maar 2.’ En dan wil je misschien wel veel liever aan de gracht zitten, omdat het beter past bij je cultuur of imago.” Een inspirerende plek nodigt natuurlijk uit om naar kantoor te komen. “Maar de bereikbaarheid blijft een belangrijk aspect, dus we denken zo veel mogelijk mee bij de verwachtingen wanneer het boodschappenlijstje wordt gemaakt. Het gevaar is dat je op pad wordt gestuurd naar de ‘boerderij op de grachten’ met vijftig parkeerplaatsen.”

“Of je nu bij bedrijf A, B of C werkt. Je thuiswerkplek is hetzelfde, dan ga je ook anders denken over voor welk bedrijf je werkt,” vervolgt Tijsma. Zorgen dat mensen meer verbinding krijgen, ondanks dat ze minder op kantoor zijn is echt de uitdaging van het hybride werken. “De noodzaak is er voor te zorgen dat wanneer mensen naar kantoor komen het dus een fantastische plek is die voldoet aan alle verwachtingen en randzaken die nodig zijn voor een goede werkdag.” Dit was ook te merken bij de verhuizing van SOLVED. “Voor ons was een het een belangrijk punt om met z’n allen op een verdieping te zitten en dat wanneer je binnenkomt meteen ziet wie er is en je de mogelijkheid hebt om even een praatje te maken. De verhuizing betekent ook dat we nu dicht bij station Amsterdam RAI en de A10 zitten en dus een stuk beter bereikbaar zijn.”

De toekomst en het groeiplan

Wat betreft de toekomst is Tijsma realistisch: “Als werkgever moet je je realiseren dat je niet alle factoren in handen hebt. Wat je wel kan beïnvloeden is hoe die werkplek in elkaar steekt. Kan ik bieden wat je nodig hebt om succesvol op kantoor te werken? Is de sfeer goed? Zijn er voldoende collega’s aanwezig? Het gaat dus niet zozeer om ‘hoe’ je die mensen naar kantoor krijgt, maar de vraag zou moeten zijn “waarom kom je nu niet naar kantoor.” Begin dus ook met het luisteren naar je medewerkers. Dit plan voort blijven zetten is daarnaast ook belangrijk. Er verandert veel, je moet kunnen schalen en blijven meten. Het opzetten van een groeiplan is een belangrijk punt. Hoe het er over 5 of 10 jaar uit komt te zien weet niemand, alleen in de afgelopen 5 jaar hebben we al gemerkt hoe veranderlijk de werkplek kan zijn. Maar dat er een kantoor zal zijn om naar toe te gaan blijft zeker de komende jaren een feit, des te belangrijker dus om te zorgen dat die voldoet. Hoe veel werk ook online gaat, bedrijven willen een identiteit en mensen willen elkaar ontmoeten. De kantooromgeving speelt daarin gewoon een belangrijke rol, het is zonde om daar niet het meeste uit te halen.”