Hybride werken Van visie naar praktijk

Hoe ga je bij hybride werken als organisatie van visie naar praktijk? Daarover schreef Kim Vermeulen van Smart WorkPlace partner HEVO onderstaande blog. Twee jaar na het begin van de coronapandemie hebben veel organisaties invulling weten te geven aan het hybride werken binnen hun eigen organisatie. Sommige organisaties wachten nog met de overgang naar hybride werken totdat de overheid alle COVID-maatregelen heeft losgelaten. Veel van deze organisaties werken tot die tijd nog volledig digitaal vanuit huis. Andere organisaties zijn al gestart met een geleidelijke overgang naar hybride werken binnen de beperkende maatregelen vanuit de overheid.

De overgang naar een andere manier van werken is spannend. Immers, hoe vertaal je als organisatie deze visie naar de praktijk? Hoe zorg je dat de medewerkers het concept gaan omarmen? En hoe voorkom je dat medewerkers weer in oude gewoontes terugvallen?

1. Leg het eigenaarschap bij de medewerkers zelf Medewerkers worden vanzelf de dragers van een bepaalde verandering als ze er ook voor de volle 100% achter staan en de meerwaarde van de verandering inzien. Het verkrijgen van dit draagvlak binnen de organisatie is essentieel om een bepaalde verandering organisatie breed teweeg te brengen. Het is om die reden belangrijk om medewerkers te betrekken in de ontwikkeling van de visie op hybride werken door ze hierin een actieve rol te geven. Hoe groter de organisatie, des te uitdagender het wordt om alle medewerkers hier een rol in te geven. Het uitzetten van een organisatie brede enquête kan ondersteunen in het ophalen van alle wensen en ideeën die rond dit thema spelen binnen de organisatie. Bij het formuleren en uitwerken van een visie op hybride werken is aandacht nodig voor enerzijds de aansluiting op de organisatiedoelstellingen (het gezamenlijke belang en het teambelang) en anderzijds de aansluiting op de persoonlijke voorkeur van medewerkers en de ruimte die hiervoor moet worden gemaakt binnen gestelde kaders.
2. Keep it simple; ga uit van een aantal organisatie brede basisrichtlijnen Stel een paar praktische richtlijnen op die passen bij de gewenste manier van hybride samenwerken. Ga daarbij bewust uit van richtlijnen en niet van werkafspraken. Richtlijnen geven medewerkers de vrijheid om hierin een eigen weg te vinden passend bij de eigen voorkeuren en passend bij de rol/functie binnen de organisatie. Gelijktijdig moeten de richtlijnen voorkomen dat collega’s hinder ervaren van elkaar en dat organisatiedoelstellingen niet worden geborgd. Een voorbeeld hiervan is de uitwerking van het thema tijdonafhankelijk werken. Tijdonafhankelijk werken geeft medewerkers de vrijheid om de eigen werkdag in te vullen. Medewerkers moeten echter ook op passende momenten met elkaar in verbinding blijven staan en voor elkaar bereikbaar blijven. Dit is des te essentiëler als er sprake is van klantencontact. Het management dient als voorbeeld richting de gehele organisatie in het goed naleven van de opgestelde basisrichtlijnen.
3. Ben duidelijk over het proces en voorkom een overload aan informatie Breng het thema hybride werken al vanaf visieontwikkeling stapsgewijs en regelmatig onder de aandacht binnen de gehele organisatie. Breng je medewerkers op de hoogte van het proces, voorkom eenrichtingsverkeer en geef aan wanneer er momenten worden ingepland om het gesprek met medewerkers aan te gaan of inspraak wordt verwacht. Bij de implementatie van een andere manier van werken komt het project niet ten einde maar gaat het pas echt van start. Juist ook na de implementatie moet het gesprek met elkaar worden gevoerd zodat de verandering blijft leven, ervaringen met elkaar gedeeld worden en je elkaar op weg kunt helpen. Structurele evaluatiemomenten spelen hierin een belangrijke rol.
4. Neem de tijd Een nieuwe manier van werken kost tijd. Geef je medewerkers de tijd om te wennen aan de verandering. Ondanks een goede voorbereiding zal de verandering vragen met zich meebrengen en zal niet alles is één keer goed lopen. Het hybride werken is voor veel organisaties en medewerkers immers onbekend. Als organisatie ga je dit al lerend doen; dit vraagt om een wendbare en flexibele instelling van de organisatie maar ook van de afzonderlijke medewerkers. Stuur bij waar nodig en doe dat op het juiste moment.

Een werkomgeving die mede ontwikkeld is door medewerkers draagt bij aan een goede werknemerservaring en zorgt voor de juiste flow voor de werknemers.