Quickscan: Haalbaarheidsstudie met uitgebreid inzicht in verbetermogelijkheden

WELL-quickscan voor gemeente Utrecht

Het belang van een gezonde werkomgeving wordt steeds beter begrepen. Maar hoe objectiveer je de kwaliteit van een gezonde werkomgeving en moet je daarbij wel of niet voor WELL-certificering gaan? RoyalHaskoningDHV deed voor de gemeente Utrecht een WELL-quickscan. Beide partijen zijn het erover eens dat deze – los van de uiteindelijke keuze om te certificeren – zijn waarde al heeft bewezen. Paul van Rijn, huisvestingsadviseur bij de gemeente Utrecht: “Je doet je voetjes in het water alvorens je een duik gaat nemen.”

“We kunnen met de uitkomsten van de quickscan nu al inspelen op de processen die momenteel lopen vanuit onder meer HR en F&H” – Fleur Simons

Voordat Fleur Simons, projectleider bij het interne zelfsturend projectteam De Ruimdenkers bij de gemeente Utrecht, ingaat op de voorgeschiedenis van de quickscan, zoomt ze eerst uit naar het bredere plaatje: “De gemeente Utrecht heeft als ambitie ‘Gezond stedelijk leven voor iedereen’. Daaronder valt onder andere dat iedereen gezond kan leven en werken in de stad. Vervolgens ga je kijken naar wat een gezonde werkomgeving eigenlijk inhoudt en waar de gemeente Utrecht als organisatie voor staat. Daarbij hebben we gekozen voor een WELL-onderzoek, omdat WELL wetenschappelijk onderbouwde inzichten biedt. Met het onderzoek leggen we onszelf langs een objectieve meetlat en krijgen we verbeterpunten in beeld.” Een tweede aanleiding voor de quickscan was de prioritering in projecten. Simons: “Met de quickscan krijg je inzichtelijk welke projecten impact hebben op het gebied van gezondheid en productiviteit. Daar kun je dan als eerste naar kijken. De afdeling Facilitair & Huisvesting kreeg namelijk wel signalen, tips en klachten van eindgebruikers, die aanleiding konden zijn voor verbeteringen in de werkomgeving. Met behulp van WELL konden we inzicht krijgen in wat de eindgebruikers zeiden en er een prioritering in aanbrengen.” Jet Prevosth, consultant health & wellbeing bij RoyalHaskoningDHV, vult aan: “Ideaal zou zijn wanneer het de standaard is om vanuit gezondheidsoogpunt de werkomgeving grondig onder de loep te nemen. Gemeente Utrecht gaat daar op deze manier al diepgravend op in. Waarbij WELL in eerste instantie meer als tool is gebruikt dan als certificeringsmethode.” Paul van Rijn, huisvestingsadviseur bij de gemeente Utrecht: “Veel kantoorgebouwen voldoen aan de wet- en regelgeving wat betreft de werkomgeving. In die wet- en regelgeving is echter de ondergrens gedefinieerd.

Ik zou het interessant vinden om te weten wat het opschroeven van die ondergrens bijdraagt aan het welzijn, maar misschien ook wel aan de performance van medewerkers. Bovendien zijn werkzaamheden in de loop der jaren veranderd, maar de wet- en regelgeving nog niet. Die volgt. Vandaar dat zo’n quickscan heel nuttig is: ten eerste objectiveer je zaken en ten tweede krijg je een mooie discussie over wat je meer zou kunnen doen dan de norm en over wat het je oplevert.” Simons benadrukt dat de gemeente Utrecht al voor de coronacrisis met dit onderwerp aan de slag wilde. “Het staat al sinds 2019 op de agenda. Vervolgens zijn we in maart 2020 ermee begonnen en is de quickscan uiteindelijk in de zomer van 2020 gehouden.” Prevosth licht de quickscan verder toe: “De quickscan is ontwikkeld door RoyalHaskoningDHV en gebaseerd op WELL. We willen daarmee de klant inzicht bieden in de positie van de organisatie op de WELL-meetlat en daarmee mogelijke verbeteringen inzichtelijk maken. Daarnaast is het in feite een haalbaarheidsstudie. Voor de gemeente Utrecht hebben we ervoor gekozen het inzicht als uitgangspunt van de scan te nemen. We hebben niet álle WELL metingen verricht, maar voornamelijk wat relevant was, naar aanleiding van de ervaren klachten in de werkomgeving. Waarbij we voor het onderwerp akoestiek zelfs verder zijn gegaan dan WELL, met een kantoortuinakoestiek meting. Van Rijn geeft het nut van de quickscan kernachtig weer: “Je doet je voetjes in het water alvorens je een duik gaat nemen.” De quickscan geeft volgens Simons ook inzicht in hoeverre het zinvol is om voor de WELL-certificering te gaan. “Afhankelijk van waar je staat kan het namelijk grote kosten met zich meebrengen.”


Aandachtspunten quickscan Vervolgens gaat Simons in op de specifieke aandachtspunten voor de gemeente Utrecht bij de quickscan. “Allereerst de akoestiek. Op dat punt hebben we twee aanvullende metingen gedaan. Zowel een ‘gewone’ geluidsmeting als een kantoortuinakoestiekmeting. Bij dat laatste gaat het onder meer om de nagalmtijd van spraak en de invloed daarvan op het afleiden en dus de productiviteit van collega’s. En om de invloed van ‘barricades’. Zo hebben we op kantoor hoge banken en panelen staan om geluid te dempen. Uit de quickscan kwam naar voren dat ze eigenlijk tot het plafond zouden moeten reiken om het gewenste effect te hebben. De quickscan levert daarnaast informatie op over de vloerindeling – waar plaats je bijvoorbeeld de schotten – en de algemene indeling van de kantoortuin. Nu zoeken afdelingen elkaar nog op: HR zit bij HR, F&H bij F&H etc. Uit de quickscan kwam als aanbeveling dat je je kantoortuin ook meer kunt inrichten op activiteiten, zoals geconcentreerd werken of vergaderen.” Prevosth: “Die kantoortuinakoestiekmeting is een mooi voorbeeld van een element dat niet in WELL zit, maar wat we toch gericht hebben aangevuld in de quickscan, omdat de gemeente Utrecht op dat punt met een concreet probleem zat. De gemeente Utrecht wil ook nog graag een extra meting doen op het gebied van luchtkwaliteit. Simons: “Die hebben we echter nog niet uitgevoerd omdat de bezettingsgraad vanwege corona nog niet representatief is.”

De quickscan stond niet op zichzelf, vertelt Van Rijn. “Tegelijkertijd met de quickscan is er een werkstijlonderzoek gedaan. Vanwege corona was er namelijk een sense of urgency ontstaan om grip te krijgen op in hoeverre zaken straks post-corona mogelijk anders gaan in vergelijking met de periode pre-corona. De werkstijlanalyse vormde daar een mooie basis voor. Een van de uitkomsten daarvan is dat de huidige kantooromgeving in de praktijk zeker zijn beperkingen heeft.”

Aanpak en opzet quickscan Nadat besloten was om een quickscan uit te voeren, ging de gemeente Utrecht eerst in gesprek over de specifieke aandachtspunten en de eventuele additionele vragen. Vervolgens kreeg de gemeente een uitgebreide vragenlijst, gebaseerd op de tien thema’s van WELL (Lucht, Water, Voeding, Licht, Beweging, Thermisch comfort, Akoestiek, Materialen, Mentale gezondheid en Gemeenschap). Simons: “Een deel zijn echte vragen, een deel zijn vragen om documentatie aan te leveren. Voorbeelden daarvan zijn HR-beleidsstukken en bouwtekeningen.” Het ging daarbij niet om een enquête, benadrukt Simons, maar om een informatieverzoek. “Ik zette gericht vragen uit bij collega’s die voor een bepaald onderdeel verantwoordelijk waren.”

Nadat RoyalHaskoningDHV deze uitkomsten had geanalyseerd, volgde een locatiebezoek. Simons: “Dat was belangrijk, ook omdat we het hier hebben over een pand van 66.000 vierkante meter bvo met 21 verdiepingen en 3 kelders, dat in 2014 door de gemeente Utrecht in gebruik is genomen. Bovendien is er in dat gebouw ook een publieke ruimte en moesten we de keuze maken om dat wel of niet mee te nemen. Uiteindelijk hebben we dat wel gedaan.” Dat alles leidde uiteindelijk tot een analyse en de vraag of er nog additionele technische metingen moesten worden gedaan. Nadat ook die waren verricht volgde de eindrapportage en een presentatie.

Uitkomsten quickscan Uit de quickscan kwam als conclusie naar voren dat de gemeente over het algemeen al heel goed scoort, maar er ook bij elk thema nog duidelijke verbeterpunten zijn. Simons: “Als je kijkt naar de tien thema’s van WELL is het belangrijkste thema waar we op moeten verbeteren ‘Licht’. Dan heb je het over de lichtarmaturen en de lampen. Zo maken we bijvoorbeeld bijna geen gebruik van LED-verlichting.” Prevosth vult aan: “Bovendien bevat de verlichting kwik en daarop wordt het door WELL afgekeurd. Bij WELL is de afwezigheid van kwik een belangrijke vereiste voor certificering, daarom adviseren wij de gemeente Utrecht de aanwezige verlichting te vervangen.” Simons: “De overweging om armaturen en lampen te vervangen speelde – zo leerde navraag – overigens al voor de quickscan, maar de uitkomsten hebben er wel toe geleid dat het onderwerp daardoor een hogere prioriteit heeft gekregen.”

Hoewel Licht er duidelijk uitsprong, toonde de quickscan ook aan dat op andere thema’s nog winst was te behalen. Simons: “Dat kunnen soms ook kleine zaken zijn. En dat varieert van zaken als bij de catering aangeven welke allergenen er in producten zitten tot aan het beleid rond zwangerschapsverlof en bewegen.” Prevosth: “Het thema ‘Beweging’ is een mooi voorbeeld. De quickscan laat namelijk enerzijds zien dat de gemeente Utrecht op dit punt hoog scoort en dat er al veel aan wordt gedaan. Daarbij is de ligging – midden in het centrum, naast Utrecht CS – een groot voordeel omdat er veel voorzieningen op loopafstand zijn. Maar de gemeente organiseert zelf ook al veel, zoals bootcamps en bokslessen. Anderzijds komt de quickscan ook met een aantal aanbevelingen waar zeker nog iets mee gedaan kan worden. Zo is het trappenhuis in de kern naast de liften visueel nog echt een noodtrappenhuis. Door die uitstraling stimuleert het medewerkers niet om trap te gaan lopen. Een aantrekkelijkere inrichting kan daarom zeker een boost geven.”

“Je doet je voetjes in het water alvorens je een duik gaat nemen.”Paul van Rijn

“Ideaal zou zijn wanneer het de standaard is om vanuit gezondheidsoogpunt de werkomgeving grondig onder de loep te nemen”Jet Prevosth

Quickscan en corona De quickscan vond plaats in de zomer van 2020, midden in de coronacrisis. Een coronacrisis die zal leiden tot een nieuwe werkelijkheid wat betreft de werkomgeving en de manier van werken met onder meer een hoger percentage thuiswerken. Het roept de vraag op naar de waarde van de quickscan. Volgens Simons zijn de uitkomsten altijd waardevol. “We kunnen ze namelijk altijd gebruiken bij het inrichten van het kantoor na corona. En het geeft nuttige handvaten op de punten waar we ons het beste op kunnen richten. Zowel op het gebied van WELL als op het gebied van de wensen van de medewerkers.” Maar ook tijdens corona heeft de quickscan al waarde. Simons: “We kunnen met de uitkomsten nu al inspelen op de processen die momenteel lopen vanuit onder meer HR en F&H.

Van Rijn: “Als je kijkt naar de nabije toekomst, waarin we als gemeente het ‘werken 3.0’ gaan vormgeven, dan ligt het belang van de quickscan allereerst in de objectivering van informatie. Je krijgt als organisatie een objectieve maatstaf, die veel onnodige discussie voorkomt. Inhoudelijk ben ik blij met de quickscan omdat het de discussie rond werken en gezondheid goed samenbrengt.” Prevosth vult aan: “De quickscan is wel degelijk nog urgent, want een gezond gebouw is belangrijker dan ooit. Bovendien gaat met straks meer thuiswerkers de hoeveelheid vierkante meters kantoorruimte misschien wel omlaag, tegelijkertijd gaat de kwaliteit ervan omhoog.” Van Rijn nuanceert de reductie van vierkante meters en neemt daarbij ook de resultaten van het werkstijlonderzoek mee, waarbij de gemeente Utrecht verschillende werkstijlen identificeerde: “Omdat medewerkers straks post-corona meer thuis gaan werken – naar verwachting ongeveer 60-40 – zal de bezettingsgraad van het bestaand aantal vierkante meters gaan dalen. Of het aantal vierkante meters zal afnemen, vraag ik me af, ook omdat de afgelopen decennia het intensieve gebruik van die vierkante meters vaak een bron van ongenoegen was. Ik verwacht dat dit jaar eerste inzichten zal opleveren over de nieuwe post-corona balans en op de daarmee samenhangende ruimtebehoefte.”

Wel of niet WELL-certificeren? De gemeente Utrecht denkt momenteel serieus na over de vraag of de WELL-certificering wel of niet moet worden uitgevoerd, vertelt Simons. “Daarbij is het enerzijds positief om zo’n certificering te behalen, maar kost het anderzijds ook veel geld. Ik vind dat je dat geld onder andere beter kunt inzetten voor de verbetering van het faciliteren van bijvoorbeeld de thuiswerkomgeving.” Prevosth wijst op de voordelen van het gaan voor een WELL-certificering: “Het is een commitment, ook omdat je het elke drie jaar moet vernieuwen. Het dwingt je om met alle thema’s van WELL direct aan de slag te gaan en dat daarna ook te monitoren. Daarnaast is het behalen ook een erkenning, die je als organisatie kunt laten zien aan de buitenwereld. En er is nog een voordeel: het heeft een positieve invloed op de waarde van je vastgoed. Het zegt namelijk ook iets over de status van het onderhoud aan je pand.” Van Rijn: “Dat laatste is interessant. De gemeente Utrecht is eigenaar van het pand. Het kan zijn dat we in de toekomst bij minder gebruik een deel gaan verhuren. In die zin kan het pand door een WELL-certificering meer waard zijn geworden. Geld dat we vervolgens kunnen investeren in bijvoorbeeld het punt van Simons, de verbetering van het faciliteren van de thuiswerkomgeving.” Prevosth merkt op, dat bij het wel of niet kiezen voor WELL-certificering de belangen van de eindgebruiker altijd uitgangspunt moeten zijn. “Ik ben daarom niet per definitie voorstander van het halen van een certificaat, er moet altijd een goede argumentatie voor zijn.” Simons: “Los van de uiteindelijke keuze zijn we nu wel al aan het inventariseren wat er nodig is om zo’n certificeringsproces in te gaan. Waarbij we ook gaan kijken of alles wel mogelijk is. Uit de certificering kan bijvoorbeeld naar voren komen dat het casco misschien wel moet worden aangepast. Het is dan nuttig om te weten of dat wel kan.”

Ook RoyalHaskoningDHV heeft geleerd van de quickscan voor de gemeente Utrecht. Prevosth: “Een van de opvallendste dingen die ik heb geleerd is dat hoe omvattend WELL ook is, het nog steeds niet alles omvat. Je zult dus altijd je kennis en ervaring moeten gebruiken en goed moeten luisteren naar klachten van eindgebruikers.”

WELL Health-Safety Rating

WELL heeft ingespeeld op corona met de ontwikkeling van een WELL Health-Safety Rating. Prevosth: “Dat is een aanvullende module, gericht op de veilige post-corona werkomgeving, die je zowel los als samen met een complete WELL-certificering kunt behalen. Daarbij is de module niet alleen gericht op bestrijding van virale infecties, maar ook op crisismanagement en voorbereiding op andere noodsituaties.” De WELL Health-Safety Rating heeft zes thema’s: schoonmaak en hygiëne, noodprocedures, gezondheid, lucht- en waterkwaliteit, stakeholdermanagement en innovatie. De thema's bevatten in totaal 22 items. Hierbinnen kunnen organisaties kiezen wat het beste bij hen past. Om het certificaat te behalen, moet aan een minimum van 15 items worden voldaan. De certificering dient elk jaar vernieuwd te worden.