Met data grip krijgen op huisvestingsbehoefte

Onder invloed van COVID is bij veel organisaties de huisvestingsbehoefte aan verandering onderhevig. Dat roept ook vragen op over de toekomst van het vastgoed. Om grip te krijgen op de situatie post-corona is er een grote behoefte aan sturing. Volgens Manouk de Weert en Judith van Rijswick van Brink kunnen data daarbij een belangrijke rol spelen in simulaties, scenario’s en optimalisatiemodellen. Ze maken echter wel een kanttekening: “Uiteindelijk gaat het ook om de balans tussen vastgoed, organisatie en mensen en tussen de ‘harde’ cijfers en de ‘softe’ beleving.”

Manouk de Weert ziet in de COVID-periode een duidelijke versnelling van een aantal trends, met name het in toenemende mate thuiswerken en het hybride werken met naast kantoor of thuis een andere plek. “Je ziet dat het pas echt van de grond kwam, toen er echt een urgentie was. Interessant vind ik dat pre-corona nog veel van onze opdrachtgevers bij projecten relatief voorzichtig waren. Ze vonden het moeilijk dat ze hun medewerkers niet konden zien als ze niet op kantoor waren en om de autonomie bij de medewerkers te leggen. Inmiddels is de omslag echter ingezet en kun je spreken van een permanente verandering. We zien nu ook dat opdrachtgevers keuzes gaan maken omdat ze merken dat het impact heeft op de fysieke werkomgeving.” Manouk ziet dat dit resulteert in een veranderende huisvestingsbehoefte bij organisaties, maar kan nog niet inschatten wat en hoe groot het effect hiervan zal zijn op de kantorenmarkt. “Dat hangt namelijk ook af van hoe je het kantoor gaat gebruiken, wat je strategische pijlers zijn en hoe het kantoor daarin ondersteunt. Welke activiteiten voeren mensen thuis uit en welke doen ze liever op kantoor en hoe stuur je daarin. Als mensen vervolgens nog steeds veelal op dezelfde dagen (maandag, dinsdag en donderdag) naar kantoor komen, dan houd je dezelfde piek.”

“Je ziet dat de strategische doelen van kantoor en vastgoed meer richting kennis delen en het behoud van de bedrijfscultuur gaan” - Manouk de Weert

Campus en clubhuis Manouk noemt een tweede trend tijdens corona die ook pre-corona al was ingezet: vastgoed inzetten ter versterking van strategische doelen. “Zo zie je een toenemend aantal campussen met als doel het versnellen van innovatie. In zulke campussen gaat onderwijs samen met startups en rijksoverheden.” Judith van Rijswick vult aan: “De behoefte aan samen innoveren in een broedplaats is in de campusvorm heel fysiek gemaakt.” Manouk ziet diezelfde behoefte aan samenwerking niet alleen op gebiedsniveau met de campus, maar ook op gebouwniveau met de opkomst van het clubhuis. “Vanuit die gedachte richten organisaties hun kantoor veel meer in als ontmoetingsplek.” Volgens Manouk wordt het kantoor c.q. het vastgoed dus nog steeds ingezet voor een strategisch doel, alleen is dat nu anders dan voorheen: “Voorheen was het vaak ter versterking van het imago – de ‘klapschaats’ van de ING – of om te laten zien hoe duurzaam een organisatie was – The Edge bijvoorbeeld. Nu zie je dat die strategische doelen van kantoor en vastgoed meer richting kennis delen en het behoud van de bedrijfscultuur gaan. Wat wij daarom vaak doen, is dat we, voordat we een Programma van Eisen opstellen, bij een opdrachtgever eerst goed uitvragen welk strategisch doel hij met name met zijn kantoor c.q. vastgoed wil bereiken.”

Grip en wendbaarheid Judith haalt een derde trend aan: de toenemende behoefte aan grip en wendbaarheid in onzekere tijden. “We zien dat de wereld snel verandert en ook dat veranderingen elkaar snel opvolgen. Bovendien worden ze complexer. In zo’n wereld krijgen mensen aan de ene kant behoefte aan grip, want ze willen weten waar ze aan toe zijn. Aan de andere kant realiseren ze zich dat ze in een snel veranderende wereld wendbaar moeten zijn. Die behoefte aan grip vertaalt zich in een toenemende behoefte aan data. En de behoefte aan wendbaarheid vertaalt zich in vragen rond vastgoed. Want wendbaar vastgoed is op het eerste gezicht een contradictio in terminis.”

“De behoefte aan grip vertaalt zich in een toenemende behoefte aan data” - Judith van Rijswick

Mens, organisatie en vastgoed Brink wil klanten bewuste keuzes te laten maken voor een toekomstbestendige huisvesting die de strategie van de organisatie ondersteunt. Daarbij is de missie om mens, organisatie en vastgoed in evenwicht te brengen. Manouk: “Het unieke van onze aanpak is dat we daarbij data-analyse met huisvestingsadvies combineren. En dat komt van pas omdat we te maken hebben met klanten in alle weersomstandigheden: vraagstukken waarbij de formatie van een organisatie explosief groeit of juist waarbij de organisatie fors krimpt. En nu natuurlijk met het thuiswerken. Allemaal grote vraagstukken, waar organisaties mee worstelen. De toekomst voorspellen kunnen we natuurlijk niet, maar we kunnen wel met data scenario’s bouwen, die het brede palet aan mogelijkheden inzichtelijk maken. Daarbij gaan we bij vastgoedvraagstukken altijd eerst terug naar de organisatiekant – wat is de visie, het doel en het toekomstscenario – en naar de mens – hoe werkt de medewerker en wat zijn zijn activiteiten, nu en straks.” Judith vult aan: “Eigenlijk zijn we steeds bezig met het in balans brengen van de harde cijfers van vastgoed – strategische parameters zoals flexfactoren en mobiliteitspatronen – en de ‘zachte’ beleving van mensen, voor wie dat vastgoed uiteindelijk is bedoeld. Data zijn daarbij ook nuttig om zaken te objectiveren.” Daarbij wordt bij grote huisvestingsvraagstukken ook gewerkt met simulatiemodellen en scenario studies om te toetsen wat er gebeurt wanneer een bepaalde flexfactor wordt gehanteerd, wanneer een bepaald percentage van de medewerkers thuiswerkt en wanneer er sprake is van een bepaalde spreiding van kantoorgebruik gedurende de week. Judith: “Dat doen we omdat organisaties het liever niet in de praktijk uitproberen voordat ze weten dat het daadwerkelijk past. Door die simulaties, waarbij we ‘mensen’ aanmaken met een bepaald gedrag, kunnen we al vooraf zien wat wel en niet werkt in wat we bedacht hadden. Om het gedrag goed te kunnen laden, vragen we vooraf aan medewerkers hoe vaak ze op kantoor zijn, hoe ze daar werken en hoe hun samenwerking met anderen eruitziet. De simulatie wordt ook gekalibreerd door middel van historische data over daadwerkelijk gedrag. Op deze manier krijgen we meer inzicht in de effecten van veranderingen.”

Drie ontwikkelingen Met zijn adviezen speelt Brink in op drie ontwikkelingen. Ten eerste wil Brink organisaties in staat stellen om onderbouwde beslissingen te nemen ten aanzien van de optimalisatie van het vastgoed op korte en lange termijn, die aansluiten op de strategische koers van de organisatie. Manouk: “Daarbij gaat het om de vraag aan welke knoppen kun je draaien en welk effect zou dat hebben? Inclusief ‘randvoorwaarden’ waar je mee te maken hebt, zoals bestaande huurcontracten.” Als tweede het instrumentarium dat gestructureerd inzicht biedt in verschillende varianten om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van gebouwen binnen een bestaand vastgoedportfolio, vooral bedoeld voor organisaties met veel vastgoed. We maken een duidelijke afweging van kwantitatieve (financiële impact, m²) en kwalitatieve (indeling en employee experience) aspecten. Manouk: “Daarbij hebben we het over de eerdergenoemde scenario’s met ‘wat-als’-varianten.” Judith vult aan: “In elk scenario wil je eigenlijk een 360 graden view hebben: wat kost het me aan vierkante meters, maar ook: wat doet het met mijn medewerkers en bijvoorbeeld welke impact heeft het op innovatie. Want die zaken kunnen nog wel eens met elkaar in conflict komen.” Brink pakt bij die scenario’s vaak de twee extreme varianten – bijvoorbeeld 100 procent terug naar kantoor en 100 procent thuiswerken – en vervolgens verschillende scenario’s ertussenin. Zo krijg je inzicht in wat de bandbreedte is van wat er kan gebeuren en in de effecten van de meest realistische scenario’s.

Bij de laatste ontwikkeling gaat het om optimale ruimtetoewijzing van afdelingen – bijvoorbeeld in het geheel van een campusontwikkeling of van een meerjaren masterplan – en van verhuisbewegingen. Judith: “In feite heb je het dan over een schuifpuzzel waarbij het erom gaat wie uiteindelijk waar terechtkomt. Wij kijken daarbij aan de hand van optimalisatiemodellen naar hoe je mensen het beste kunt plaatsen zodat je zo effectief mogelijk om gaat met de ruimte en toch afdelingen bij elkaar houdt die veel samenwerken indien dat gewenst is. Bij een campus kan het bijvoorbeeld nogal schelen of je in dat laatste geval naar een nabijgelegen gebouw moet of naar een gebouw honderden meters verder. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk dat de benodigde faciliteiten – bijvoorbeeld een laboratorium – binnen bereik zijn. In die optimalisatiemodellen kunnen we ook uiteenlopende uitgangspunten hanteren zoals bijvoorbeeld ruimte-efficiency of samenwerking.”

Juist nu er zoveel onzekerheden bij organisaties zijn over de manier van werken post-corona heeft Manouk een dringend advies aan organisaties: “Doe verdiepend onderzoek onder medewerkers, ga met elkaar in gesprek en communiceer als organisatie duidelijk op wat voor manier vastgoed als middel de strategische doelen van de organisatie ondersteunt.”