HET KANTOOR IS NOOIT AF

Een kantoor ontstaat niet vanzelf. Maar er zijn wel verschillende paden die het ontstaan van het kantoor drijven. Het mooiste vind ik kantoren die ontstaan aan de hand van het werkproces. Bij deze kantoren worden werkplekken gevormd aan de hand van wat er nodig is voor de organisatie. Hier wordt niet vanuit bestaande ruimtetypes en ontwerpen gedacht, maar vanuit behoeftes.

Het kantoorontwerp is zoals dat heet zelfsturend. 'Rare' tafels en ruimtetypes kunnen dan ontstaan die super logisch zijn binnen deze organisatie en binnen deze context verre van raar zijn. Zo worden er hoge grote hoekbureaus met een hellend oppervlak ontworpen voor een stoffeerder die in geen ander kantoor een logische plek heeft of bureaus met vier lange schermen voor echte IT-helden. Het kantoor ontwerp ontstaat dan zo ten behoeve van het werkproces. Dit is een iteratief proces dat samen met de werknemers evolueert en een vorm krijgt.

Aan de andere kant staat een kantoor dat is ontworpen door architecten en besturen. Dit gebeurt vanuit een visie die vaak breder is dan het werkproces. Als het bestuur bijvoorbeeld transparantie uit wil stralen, ontwerpt de architect ruimtes met veel ramen en open werkplekken. Dit kan nog weleens los staan van de daadwerkelijke werkprocessen, waarbij esthetiek voor de bezoekende klant bijvoorbeeld boven functie wordt verkozen. Een top-down invloed kan echter ook veel bijdragen aan de functie van het werkproces. Ontwerpen met een blik op de toekomst, en structuur brengen in chaos zijn functies die voor het management zijn weggelegd. Helemaal in grote organisaties kan het een enorme chaos worden als niemand de leiding heeft of weet wat er precies gebeurt. Om inzicht te krijgen kan een manager een wandelingetje over de werkvloer maken en met mensen in gesprek te gaan. Maar dit wordt lastig in een organisatie met vijf etages, meer dan 100 mensen en een drukke agenda. Hier komt data om de hoek kijken.

Datagedreven kantoor ontwerp

Werkplekdata laat zien wat er echt gebeurt. Met sensordata kun je benutting en bezetting bekijken zodat je kunt zien, op alle etages tegelijkertijd en de gehele tijd, hoe het wordt gebruikt. Bezetting en benutting geven je hierbij informatie over behoeftes en verandering. Middels observatiedata kun je inzien wat mensen precies doen en welke ruimtes ze daarvoor gebruiken. Met app-data kun je werkplekbehoeftes onderzoeken en ervaring bevragen. Door verschillende datastromen kun je datagedreven besluiten nemen die zowel vanuit het werkproces komen als het management. Top-down en bottom-up mixt in een gezamenlijk proces.

Omarmen van je unieke positie

Measuremen’s Annual Workplace Report met data van honderden organisaties laat vuistregels zien zijn die kunnen ondersteunen bij kantoorontwerp, zoals 75% individuele werkplekken en 25% samenwerkingsplekken, 2 stoelen voor elke medewerker, en de algemene behoefte naar kleine gesloten ruimtes voor online overleg. Maar geeft ook duidelijk weer dat er veel variatie zit tussen organisaties. Elke organisatie is anders. Andere producten, andere werkprocessen, andere kantoren, andere werkplekken. Een benchmarkvergelijking kan inzichtelijk zijn voor vergelijking. Maar het omarmen van het feit dat je als organisatie uniek bent, met je eigen set aan data, verbetert ook de aanpak voor de unieke behoeftes en problemen waar jouw werknemers mee zitten en hoe jij jouw kantoor beheert. Welke datastroom je kiest moet bij jouw werknemers passen en bij het bestuur. En geeft jouw vorm aan het kantoor.

Het kantoor is nooit af

Alhoewel data veel inzicht geeft op het gebruik en de behoeftes, geeft het ook duidelijk aan hoe veranderlijk een organisatie en zijn werkplekproces zijn. Sensors staan altijd aan en visualiseren de veranderingen in bezetting en benutting. Transformatieve processen binnen een organisatie of in de samenleving kunnen het werkplekgebruik en de behoeftes drastisch veranderen, denk maar aan de impact van hybride werken. Het kantoor moet hierin meebewegen om zijn functie te behouden en het werkproces te blijven ondersteunen. Een kantoor ontwerpen is een continu proces van analyseren, reflecteren en aanpassen. Het kantoor is nooit af.