Ontmoetingsruimtes, stilteplekken en focusrooms

In het ‘nieuwe normaal’ worden kantoortuinen steeds meer stilteruimtes. Mensen die op kantoor zijn en willen bellen of overleggen gaan zich steeds meer terugtrekken in stilteruimtes, focusrooms en ontmoetingsplekken. Dat is de voornaamste trend, die Marc de Vries, creative director bij Smart WorkPlace partner Profile Project, momenteel signaleert.

“Een half jaar geleden zeiden we allemaal: het kantoor wordt een clubhuis. En we gaan alleen naar kantoor om te vergaderen en om samen te zijn. Inmiddels zitten we daar allemaal iets anders in. Ik zie een globale verdeling ontstaan tussen twee dagen thuiswerken – indien mogelijk natuurlijk – twee dagen op kantoor en een dag naar een hub of hotspot. Ik zie ook dat de trend van OV mijden op zijn retour lijkt te zijn en dat kantoren op verkeersknooppunten weer in opkomst zijn. En ik zie dat mensen niet alleen graag naar kantoor willen komen, maar ook dat ze graag op kantoor willen werken. Daarbij geven ze echter ook aan dat ze niet meer in kantoortuinen willen werken.”

Niet alleen missen medewerkers het kantoor en hun collega’s, het is ook omgekeerd aldus De Vries: “Wij missen hen ook, omdat je iemand toch niet echt ziet als hij niet op kantoor is. Ik merk bovendien dat het ten koste gaat van de creativiteit – er zijn niet voor niets in 2020 minder patenten aangevraagd – en van de productiviteit: het tempo gaat bij thuiswerken omlaag, ook omdat medewerkers weinig meekrijgen van de dynamiek en soms hectiek op kantoor.”

De Vries gelooft er niet in dat ‘het nieuwe normaal’ gaat leiden tot veel minder vierkante meters. “Mensen gaan misschien wel 40% minder op kantoor werken, maar dat betekent niet 40% minder vierkante meter. Bovendien kun je in een cellenkantoor minder mensen kwijt dan in een kantoortuin.” De Vries maakt wel een uitzondering voor bepaalde segmenten. “Bedrijven zoals consultancy en accountancy waar medewerkers veel bij de klant zitten gaan zeker meters teruggeven.”

Voorbeeld van een ontmoetingsruimte/werkcafé, een plek voor ontspanning, lunch en informeel overleg.

Planning In het ‘nieuwe normaal’ wordt planning wel een belangrijk aandachtspunt, verwacht De Vries. “Omdat we minder werkplekken gaan creëren, wordt het belangrijk om dat met plannings- en reserveringssoftware door de week te plannen. We weten dat traditioneel de woensdag en vrijdag lager scoorden qua kantoorbezetting, in het ‘nieuwe normaal’ zullen we de kantoorbezetting beter moeten gaan spreiden. En we zullen op gedrag moeten sturen. Bovendien zullen medewerkers goed onderling moeten communiceren als ze elkaar op kantoor willen ontmoeten.” Ten aanzien van een ander belangrijk onderdeel van het ‘nieuwe normaal’, het structureel thuiswerken, valt het De Vries op dat lang niet alle bedrijven medewerkers thuis goed faciliteren. “Het werkt nu nog te vaak via het ‘piep’-systeem: als iemand gaat piepen, krijgt hij zijn spulletjes thuis. Ik vind het eigenlijk bizar dat veel werkgevers voor een thuiswerkplek niet dezelfde verantwoordelijkheid voelen als voor een kantoorwerkplek.” Zelf ziet Profile Project het thuiswerkmeubilair niet zozeer als verdienmodel, maar vooral als een belangrijk servicegoed voor zijn opdrachtgevers: “Op die manier zorgen we er namelijk voor dat de opdrachtgever zijn medewerkers goed kan laten functioneren.” Aarzeling De Vries ziet dat veel bedrijven ondanks bovengenoemde ontwikkelingen nog aarzelen om te starten met een nieuwe kantoorinrichting. “Bedrijven wachten af hoe het gaat lopen wanneer iedereen terug op kantoor ”is. Wel zijn er al een aantal bedrijven die bezig zijn met het realiseren van meer ontmoetingsplekken. Ook ruimtes, die geschikt zijn voor Zoom-meetings, en losstaande eenheden zoals phone boots zijn duidelijk in opkomst. Voor ons als Profile Project betekent dat dat we momenteel vooral volledig audiovisueel geoutilleerde focusrooms leveren en ontmoetingsplekken voor overleg.”

Voorbeeld van een focusroom om te werken, te zoomen en te bellen. Ook in groter formaat te krijgen als overlegruimte.

De komende periode moet vooral gaan uitwijzen wie waar wanneer op kantoor zit en hoe lang. “Omdat daarnaast de kantoorbezetting naar verwachting zich meer zal verspreiden over vijf dagen, zul je meer moeten gaan werken met in hoogte verstelbaar meubilair en met memory displays. Ook omdat straks niemand meer echt een vaste plek zal hebben. In die zin moeten in ‘het nieuwe normaal’ niet alleen de mens en de bezetting flexibel zijn, maar ook het meubilair. Bovendien worden straks minder werkplekken gerealiseerd, dus er zal ook meer aan werkplek delen moeten worden gedaan.” VR Een van de middelen die Profile Project steeds meer inzet is virtual reality. “We ontwierpen al met behulp van VR, maar we gaan nu ook steeds meer kijken of we het in kunnen zetten bij vergaderen.” De Vries is er ambivalent over, evenals het vele online overleggen. “Aan de ene kant biedt het voordelen, zoals het grensoverschrijdend werken. Zo zat ik onlangs via Zoom met een partij uit China in gesprek. Dat had ik me een half jaar geleden niet kunnen voorstellen.”

Aan de andere kant houdt hij wel zijn bedenkingen: “Dan denk ik bijvoorbeeld aan de millennials. Ik had van hen verwacht dat ze zaken als vergaderen via VR geweldig zouden vinden, maar nu blijkt steeds meer dat ze vooral op kantoor willen zijn. Om te leren, informatie van ervaren collega’s, en om bevestiging te krijgen.” Daarnaast ervaart ook De Vries dat het online overleggen meer energie kost. “Ik vind het dan ook belangrijk vanwege deze twee bezwaren dat HR goed oplet op enerzijds het welzijn van medewerkers en anderzijds het goed aangesloten houden van medewerkers bij het bedrijf.”