Richard Helmus over WorkPlace Management

Richard Helmus, Manager Facility & Real Estate bij coöperatieve zorgverzekeraar VGZ, won in 2022 de Award van de ISS Workplace Manager of the Year. De vakjury roemde onder meer zijn holistische visie die hij actief deelt in en buiten de sector, en zijn aanzienlijke bijdrage aan de ontwikkeling van het vakgebied. Een portret van een bevlogen vakman in tien steekwoorden.

Bijna een jaar later deelt Richard Helmus graag zijn visie en ervaringen om het belang van de WorkPlace Manager te onderstrepen.

Werkplek

Omdat we een koersvaste regieorganisatie met een duidelijk sourcingsbeleid hebben, kunnen we ons volledig focussen op datgene waarmee we het meest het verschil kunnen maken voor VGZ: de werkomgeving. Als ik met vakgenoten spreek in het land zie ik, met alle respect, dat zij vaak nog te veel bezig zijn met de operatie en dat is zonde. Je moet de handen vrij krijgen voor de werkomgeving. Ik zeg altijd: bij VGZ hebben we geen werkplekken, maar plekken die werken en we willen geen werkomgeving, maar een omgeving die werkt. Mijn intrinsieke motivatie is om mezelf overbodig te maken, omdat we een werkomgeving hebben gecreëerd waarvan iedere medewerker zegt: ‘deze werkomgeving stelt mij en mijn team in staat het maximale uit onszelf te halen en zo een aantoonbare bijdrage te leveren met impact voor de strategie van VGZ’. Dat vraagt overigens veel interactie met de organisatie – reden waarom we een aantal jaar geleden besloten hebben om de klassieke afdelingen HR en Facility Management samen te voegen tot een nieuw bedrijfsonderdeel, met als core business Human Experience en Sustainable Workforce. Inmiddels zijn we doorontwikkeld naar People & Sustainability en zo nog daadkrachtiger invulling te geven aan onze people first filosofie: werken bij VGZ moet direct bijdragen aan het welzijn van iedere individuele collega, en indirect aan onze ruim vier miljoen leden.

‘Bij VGZ hebben we geen werkplekken, maar plekken die werken’

Agile

Bij VGZ zijn we heel ver gevorderd met een agile manier van werken, in kleine teams van acht à negen collega’s. We noemen dit de VGZ Way of Working. Binnen de teams hebben we verschillende rollen waarbij het teambelang altijd voorop staat. We zijn zelf organiserend met veel autonomie. Dit geeft vertrouwen en daadkracht. Waar het ‘oude’ VGZ In grote mate een data entry organisatie was, is het nu een kennisorganisatie geworden, met gedreven professionals die met een grote diversiteit aan activiteiten op kantoor goed gefaciliteerd moeten worden. Samen met mijn team moeten we ervoor zorgen dat de werkomgeving maximaal aansluit bij die dynamiek.

Gezondheid

Het thema Gezondheid is één van de vijf thema’s die de vakjury heeft meegewogen in haar oordeel. Gezondheid is een aspect waar ik erg op focus, ook omdat het rechtstreeks raakt aan het mission statement van VGZ: Als coöperatie werken we samen aan een gezonder Nederland en een toekomstbestendige zorg voor iedereen. Niet voor niets is ons hoofdkantoor, in Arnhem boven het moderne centraal station, het gezondste gebouw van Nederland met een WELL Building Standard Platinum score. Die score berust niet alleen op de gebouwkenmerken en de techniek - luchtkwaliteit, licht en thermisch en akoestisch comfort – maar ook op de way of working, zoals een diversiteit aan werkplekken, overlegplekken, ontspanningsmogelijkheden en verschillende werkzones, mindfulness trainingen voor de medewerkers en gezonde voeding in het restaurant. Gezondheid is onze core business als zorgverzekeraar, en daarom zijn we ook intrinsiek gemotiveerd ‘to practice what we preach’.

Thuiswerken

Hybride werken heeft impact op vrijwel alles – het leiderschap, de samenwerking binnen de teams, de onboarding, maar zeker ook op het workplace management. Waar mensen vroeger naar kantoor kwamen om rustig te kunnen werken, komen ze nu naar kantoor voor dynamiek en interactie met collega’s, voor een omgeving die juist prikkelend en inspirerend moet zijn – letterlijk een ‘clubhuis’. We proberen zo goed mogelijk beeld te krijgen waar op dit moment de behoeftes liggen, onder meer via ENPS (Employee NPS – red.) surveys elk kwartaal. Het laatste dat je wilt is dat je als organisatie met spookkantoren komt te zitten, omdat mensen er steeds minder vaak komen. Daarom zijn we vanuit workplace management nu volledig gefocust op ‘quality time@the office’.

Toekomst

Onze sterke focus op workplace management heeft ons geen windeieren gelegd. Ons kantoor in Arnhem werd in 2017 al als Beste werkplek verkozen, en geldt inmiddels ook als Gezondste werkplek. Als het aan mij ligt is de ambitie voor 2023 om ook de Slimste werkplek van Nederland te worden. Dat laatste door nog veel meer gebruik te gaan maken van data. We denken al volop na over de inrichting van een datawarehouse, om te voorkomen dat we te maken gaan krijgen met DRIP (Data Rich, Information Poor – red.) en alleen met datastromen werken waarmee we echt het verschil kunnen gaan maken. Uiteindelijk moet dat leiden tot een kantoor dat naadloos aansluit op twee van onze kernwaarden: het meest menselijke en vindingrijkste kantoor van Nederland.