In gesprek met de Designers van WPX 2024 #2
We gaan in gesprek met verschillende Designers van de WPX 2024. We horen van Saskia Beekmans, Rob de Haas en Willem Sterkenburg over hun visie en ze lichten een tipje van de sluier op over wat zij presenteren.
Rob de Haas: “Make the world a better meeting place!”
Het is voor De Haas niet de eerste keer dat hij het onderwerp effectief vergaderen beetpakt: wereldwijd trainde en inspireerde deze expert al meer dan 25.000 mensen op het gebied van onder andere zakelijke creativiteit en effectief vergaderen. Hij schreef boeken: ‘Praktijkgids online vergaderen. Anders verbinden, beter presteren’ (2020) en ‘Ongewoon goed vergaderen. Slimmer. Korter. Inspirerender.’ (2015). En staat nu op de WorkPlace Xperience als designer.
De Haas over het onderwerp dat hij koos en het belang hiervan: “Meeting Design is design thinking, gericht op meetings. Ik wil het belang van meeting design naar voren brengen, samen met designer Saskia Beekmans. Deze discipline is nog een relatief onbekend gebied, dus een uitleg is geen overbodige luxe. Het draait om het voorbereiden en ontwerpen van verschillende typen meetings.” Meeting design is nu nog geen gemeengoed in vergaderend Nederland. Integendeel, illustreert De Haas: “In geen enkele opleiding en leiderschapsprogramma is hier aandacht voor. Terwijl de Nederlander ongeveer 35 procent van zijn werktijd vergadert, en managers wel drie of vier van de vijf werkdagen. We denken daarom nog steeds tegen beter weten in: ‘Als we aan tafel gaan, komt het wel goed'.”
Waste of time!
Internationaal onderzoek onder management wijst echter uit dat 54 procent van alle meetings als pure tijdverspilling wordt ervaren. Verandering hierin komt echter niet alleen van top-down, maar ook bottom-up: “Het moet niet alleen uit management komen, maar zeker ook vanuit teams en teamleiders. Mensen vinden een verandering meestal moeilijk en daarom richten we ons snel op bricks and bytes, want die lossen het probleem wel op. Maar de grootste kans op een succesvolle herinrichting schuilt in de koppeling met de analyse en het ontwerp van de meest voorkomende overleggen, gekoppeld aan de zogeheten meeting rules.”
De Haas geeft een aantal voorbeelden over die meeting rules: “Kort alle bestaande meetings per direct met 20 procent in. Voer online meetings met maximaal vijf mensen en houd de woensdag aan als werkdag zonder vergaderingen. En ben je niet voorbereid, dan is er geen deelname mogelijk aan de meeting. Werkend Nederland snakt naar meer eigen tijd om zaken uit te werken. Hiervoor zul je minder, korter en effectiever moeten vergaderen. Dan moet je het roer echt omgooien, anders blijft het pappen en nathouden. Wil je tijdwinst, hogere productiviteit en betere samenwerking? Dan moeten we de traditionele vergadergewoontes serieus ter discussie stellen.”
Mensen écht raken
Al 15 jaar opent De Haas de ogen van professionals over deze kanteling en op de WPX 2024 wil hij deelnemers meenemen daarin: “Ik laat deelnemers ervaren hoe het traditioneel gaat in meetings én hoe het anders kan. Eerst ontdekken ze hoe ze het eigenlijk altijd doen. Vervolgens breek ik in. Het belangrijkste is dat mensen die bewustwording voelen, omdat deze ‘aha-ervaring’ de belangrijkste stap is in iedere verandering.
Mijn ambitie is dus om mensen wakker te schudden.” Om dat te doen zoekt De Haas de samenwerking met Beekmans op. “Wij zetten met het concept ‘Office NXT’ de mens voorop: ‘Human first’. Denk eerst na in je organisatie over typische overleggen, hoe die eruit zien, meeting design en welke sfeer er het beste bij past, interior design.”
Saskia Beekmans: De impact van akoestiek
Beekmans is als interieurarchitect een echte specialist in het vertalen van visie in een ruimte. Op de WorkPlace Xperience geeft zij haar input op een onderbelicht onderwerp: ‘Akoestisch Design’.
Impact
Beekmans’ doel op de WPX is dan ook duidelijk: “Ik wil zorgen dat wanneer mensen naar huis gaan ze begrijpen hoe veel impact de akoestiek eigenlijk wel niet heeft op een ruimte.” Akoestiek op de werkplek is van vitaal belang voor het welzijn en de productiviteit van werknemers. Een goede akoestiek zorgt voor een aangename werkomgeving, waarin werknemers zich beter kunnen concentreren en minder snel afgeleid worden. Daarnaast draagt een goede akoestiek bij aan een positieve werksfeer en vermindert het stress en vermoeidheid, wat uiteindelijk de prestaties en het welzijn van werknemers ten goede komt. “Het feit dat je nog vaak ziet dat er achteraf pas nagedacht wordt over akoestiek is een gemiste kans, het is bij belangrijke onderwerpen zoals akoestiek juist van belang dat je dit vanaf het begin af aan mee neemt in je proces. Anders wordt het geen investering maar een kostenpost.” Onderzoek van het Stress Research Institute in Stockholm toont aan dat het verbeteren van de geluidsomgeving in een open kantooromgeving zorgt voor 30% minder afleiding en stress. Iedere onderbreking zorgt voor 10 tot 15 minuten concentratieverlies.
Spelen met geluid
Maar akoestiek betekent volgens Beekmans niet alleen “dat het stil moet zijn”. “Je kan echt spelen met akoestiek, ruimtes worden er aangenamer van, maar ook het tegenovergestelde natuurlijk. Dus zelfs als je plek hebt waar je liever niet hebt dat mensen rond blijven hangen, kan je dat effect bereiken met goed ontwerp van de akoestiek.”
Willem Sterkenburg: De rol van duurzaamheid
Als designer legt Willem Sterkenburg op WPX 2024 de nadruk op integraal afval- en grondstoffenmanagement. Dat is volgens hem “Een kleine stap terug in de keten, maar een grote sprong vooruit in duurzaamheid”.
Waarom is dit thema belangrijk voor workplaces?
“Het Nationaal Programma Circulaire Economie 2023 – 2030, daarmee krijgt ieder bedrijf in Nederland mee te maken. In 2050 willen we een volledig circulaire economie en in 2030 vieren we als het goed is al onze eerste mijlpaal. Dan realiseren we niet alleen 55 procent vermindering van uitstoot van broeikasgassen, maar gebruiken we ook de helft minder primaire grondstoffen.”
Het programma verlangt van bedrijven dat zij de manier waarop ze nu acteren heroverwegen. Bijvoorbeeld op de gebieden van vermindering van grondstofgebruik, levensduurverlening en hoogwaardige verwerking. Naast gedragsverandering en het creëren van nieuwe businessmodellen is voor deze nieuwe realiteit kennisdeling van groot belang. Sterkenburg: “We moeten op een meer duurzame manier omgaan met onze schaarse grondstoffen en het bedrijfsleven heeft hierin een belangrijke verantwoordelijkheid.”
Welke visie wil je naar voren brengen?
“Ik geef aan dat de tijd van praten voorgoed voorbij. Ieder bedrijf onderkent inmiddels het belang en de noodzaak. Omdat de vraag ‘Maar hoe dan?’ nu actueel is, ga ik hierop in.” Sterkenburg geeft inzicht in de mogelijkheden die er zijn voor bedrijven om gestalte te geven aan circulariteit in het algemeen en integraal afval- en grondstoffenmanagement in het bijzonder. “Ik maak het heel praktisch, door te laten zien welke stappen je als bedrijf kunt zetten. Zo kom je erachter wat er bijvoorbeeld voor nodig is om naar zero waste te gaan.”
Welke uitdaging stel jij op de WPX?
“Ik wil een kanteling aan de kaak stellen. Afvalinzameling is al honderd jaar een taak van schoonmakers. Hoe krijgen we het nu ingebed dat dit systeem niet meer werkt? Het gaat niet meer om vuilnis, het gaat over grondstoffen die we niet meer moeten weggooien. De uitdaging die ik tijdens de WPX wil stellen gaat daarom over mindsetverandering. Hoe zorgen we ervoor dat we over dit onderwerp anders gaan denken en afval niet meer als vuilnis zien maar als hernieuwbare grondstoffen?” Daarom wil Sterkenburg ervoor zorgen dat afvalinzameling voortaan grondstoffenmanagement wordt. “En dat moet je op een integrale manier aanpakken, vanaf je inkoop tot en met de verwerking. Daar wil ik kennis over delen tijdens WPX 2024, met gelijkgezinden. Professionals die zich willen inzetten voor een circulaire economie zijn bij mij bij het goede adres.”