Integraal samenwerken begint met een goed verhaal
Van links naar rechts:
Staand: Bart van Roekel, Pieter van der Laan, Wim Kooyman, Thomas de Bruin, Djara Walgien. Zittend: Jan Nieuweboer, Prashant Gupta, Gea de Groot, Annemarijke Graat, Ruud Overste, Marien den Boer.
Een nieuwe manier van werken vraagt om een herziening van de klassieke organigrammen. HR, IT, Facilitair, Diversiteit, ICT, Communicatie … Het moeten geen op zich staande zuilen in een organisatie meer zijn, maar een geïntegreerd model. Daar zijn de deelnemers aan de Round Table Integrale aansturing cruciaal voor mens en organisatie in de werkomgeving het over eens. Toch zeggen ze ook: “Elke organisatie geeft een andere invulling aan integrale sturing.” En ook: “Huidige systemen houden veel ontwikkelingen tegen.”Maar hoe stoom je je klaar voor die toekomst, in een snel veranderende wereld? We spreken Rutger Schaap van Sony, Nimway en Melvyn Verzaal van VodafoneZiggo, over de oplossingsrichtingen die zij presenteren op de WorkPlace Xperience 2024.
“Voel je je van HR of van de hele werkomgeving?” De vraag die Marien den Boer aan het einde van de Round Table opwerpt, vat de sessie goed samen. Iedereen is het er wel over eens dat je als organisatie als ‘geheel’ moet acteren, maar de praktijk blijkt weerbarstig. Niet toevallig heeft YNNO (expert in nieuwe manieren van werken en host van de Round Table) integraal samenwerken als thema gekozen voor deze bijeenkomst. Het ontwikkelen en beheren van de juiste werkomgeving wordt steeds complexer, waardoor integraliteit tussen vastgoed, facilitair, ICT, HR en communicatie essentieel is. Hoe kan deze werkomgeving het beste worden georganiseerd en wie moet hier het voortouw nemen? En welke impact dit heeft voor medewerkers? Bart van Roekel over de keuze van het onderwerp: “In de praktijk zie je dat veel organisaties zoekende zijn. Voornamelijk wanneer een organisatie investeert in een nieuwe fysieke kantooromgeving, maar geen potje heeft gereserveerd voor digitale middelen of het begeleiden van de medewerkers. Vaak is dat integraal niet op elkaar afgestemd. Huidige systemen houden veel ontwikkelingen tegen.”
Wie gaat er over?
Ja, je moet onderling verbinden, vindt de tafel. Maar Djara Walgien geeft bijvoorbeeld aan dat hij bij Achmea al zes grote kantoren in het land op één lijn moet zien te krijgen. Thomas de Bruin heeft zelfs veertien kantoren bij Eneco en huurcontracten die voor zestien jaar zijn vastgelegd. Krijg onder meer HR, vastgoed, ICT dan maar eens op één lijn. Prashant Gupta, die ervaart dat de nieuwe Zwitserse fusiepartner van DSM (Firmenich) een stuk hiërarchischer is dan het Nederlandse DSM, legt een vraag op tafel. “In coronatijd hebben we het thuiswerken ervaren. Maar als je nu nieuw gaat bouwen, moet je dan afdwingen dat mensen twee dagen per week thuis mogen werken en de rest op kantoor moeten zijn? Hoe ziet die inrichting er dan uit? Wie gaat er over? HR? ICT? Facilitair? En wie gaat die verplichte bezetting allemaal administratief bijhouden dan?” De deelnemers aan de Round Table knikken instemmend. Een worsteling voor iedereen. Annemarijke Graat en Gea de Groot van de Radboud Universiteit geven aan dat zij er bewust voor kozen geen verplichte werkdagen in hun beleid op te nemen, omdat dit niet past bij de cultuur van de Radboud Universiteit. Wel worden medewekers gestimuleerd naar de campus te komen en in hun teams afspraken te maken over hun fysieke aanwezigheid. Annemarijke Graat: “Ik ben van origine van HR, maar heb inmiddels ervaren dat je de grote vraagstukken zoals een nieuwe manier van werken, niet vanuit één koker moet benaderen. Wij zijn nu bij Radboud bezig om voor ons programma een team samen te stellen waar alle disciplines in vertegenwoordigd zijn. Zeker nu we als hoger onderwijs met een bezuinigingsopdracht zijn geconfronteerd en zuinig moeten zijn met vierkante meters. Maar ook wij zijn georganiseerd in kolommen en daar lopen we nu tegenaan. : elke kolom krijgt een opdracht om te bezuinigen.”
Belang middelmanager
Jan Nieuweboer ziet bij de Rabobank echter dat hybride werken wel degelijk kan. Bij deze van oudsher gedecentraliseerde bankorganisatie is er veel vrijheid om de lokale organisatie in te richten. Wel kennis vanuit het hoofdkantoor op basis van data, maar eigen inzichten zijn toegestaan. Nieuweboer: “We doen bij de Rabobank veel onderzoek. En daaruit blijkt eigenlijk dat – anders dan vaak gedacht – het niet zo veel uitmaakt of je thuis of op kantoor werkt. Voor de betrokkenheid maakt het geen verschil. Teams die fysiek goed met elkaar samenwerken, kunnen dat digitaal ook goed. Uit onderzoek blijkt ook dat teams (hybride of niet) die afspraken maken, beter scoren op bevlogenheid, gezondheid, enzovoorts. Dat wil niet zeggen dat je niet voor verbinding moet zorgen. Ja, mensen moet soms ook elkaar ontmoeten op kantoor.” Maar volgens Nieuweboer is er iets heel anders belangrijk: middelmanagement (en leiderschap). “Goede middelmanagers zijn de beste veranderaars. Mensen die goed zijn in netwerken, kunnen het beste verbinden. De middelmanager (die nu vaak wordt weggesneden in een organisatie, redactie) is een belangrijke persoon.” We hebben onze focus vaak op het draaien van productie, maar maak tijd om je netwerk te onderhouden, luidt de boodschap aan tafel. Djara Walgien valt Nieuweboer bij: “Wie is de eigenaar van hybride werken en verbindingen leggen? Ik kan het niet in mijn eentje. Een nieuwe manier van werken kun je alleen samen ontwikkelen.”
Goed verhaal
Marien den Boer is van mening dat integraal werken begint met het hebben van een goed verhaal. Bij de overheid ontwikkelden ze een visie, waar hybride werken aan bijdraagt. Namelijk: grenzeloos samenwerken voor de samenleving en aantrekkelijk werkgeverschap. De sociale, fysieke en digitale werkomgeving maken dit mogelijk. Ze ondersteunen dat onder meer met Rijkshubs (lokale werkplekken) waar je naar toe kunt om te werken. Den Boer constateert onder meer dat er ook bij de overheid piekdagen zijn (dinsdag en donderdag), maar dat er zelfs dan nog lege plekken zijn. Het onderstreept volgens hem dat je het allemaal niet alleen kunt, maar samen moet doen. Facilitair, HR, Vastgoed, ICT… Alles heeft met alles te maken. Den Boer: “Soms roepen mensen dat het druk is op kantoor, maar dan is er een verdieping hoger voldoende plek. Druk is vaak ook perceptie. En is het druk of is het levendig?” Annemarijke Graat: “Bij een concert is het ook druk, maar dat voelt toch anders.” Onderzoek toont aan dat door aanpassingen in de leefomgeving de beleving verandert. Overall zegt Marien den Boer: “Schets een perspectief voor je medewerkers. Tijdens corona hebben we binnen vier maanden bij de overheid voor 2.500 collega’s een verhaal gemaakt. Hoe ziet werken bij de overheid er na corona uit? We hebben gevraagd: wat vind je prettig, wat moeten we behouden en wat niet.” Jan Nieuweboer koppelt daar het begrip congruentie aan vast. “Eens met dat verhaal. En dat verhaal moet ook vooral congruent zijn. Je moet het consequent doorvertalen in de gehele organisatie.” Walgien voegt er nog aan toe: “Een leuke werkomgeving werkt inspirerend. Een leeg kantoor biedt minder dan een inspirerend kantoor. Houd rekening met je inrichting en aanwezigheid.” Marien den Boer: “De fysieke inrichting moet onderdeel zijn van je verhaal.” Thomas de Bruin mist op veertien locaties nog wel eens de communicatie hoe ze nu dingen samen doen: “Dat is nog te veel iets van hoe we het twaalf jaar geleden hebben afgesproken.”
Zucht van verlichting
Rijkswaterstaat kent weer een eigen dynamiek. Het is landelijk verspreid en facilitair zaten ze in een ruim jasje. Er worden gebouwen afgestoten. Ruud Overste: “We hebben eigen gebouwen en rijksgebouwen. En eigenlijk willen we dat elke euro naar bruggen, wegen en viaducten gaat. Onze vraag is heel vaak: hoe komen we bij elkaar? HR staat bij ons best wel op afstand.” Bij de Rabobank zijn ze inmiddels na vier jaar een stap verder. Jan Nieuweboer komt tot de conclusie dat als je veranderingen niet integraal aanpakt, te veel energie weglekt. “Inmiddels zijn we zo ver dat we hybride werken terug kunnen leggen in de lijn.” Hij hoort geregeld een zucht van verlichting op de kantoren: “Wat je eigenlijk doet, is autonomie teruggeven daar waar het hoort: bij de professional. We beschouwen ze als volwassen mensen.” En anders dan in zuilen, pakken mensen integraal werken als een soort automatisme op. Nieuweboer: “Door de coöperatieve structuur is de Rabobank eigenlijk al heel geïntegreerd georganiseerd.” Prashant Gupta wil van Jan Nieuweboer nog weten of hij niet bang is dat door hybride werken mensen bij de Rabobank toch vervreemd raken als ze zo weinig naar kantoor komen – “dat ze een soort cashmachine worden”. Nieuweboer: “Zoals ik zei, uit onze onderzoeken blijkt dat je in een digitale omgeving net zo goed én verbindend kunt werken als in een fysieke omgeving. Taak van middelmanagers om op elkaar te letten. Integraal samenwerken is bij ons ook onderdeel van het leiderschapsprogramma.” Bij Binnenlandse Zaken zijn ze inmiddels zo ver dat als er voorstellen naar de allerhoogste beslissers gaan, ze integraal bekeken zijn door zowel HR, Facilitair én ICT. Er ligt dan een gezamenlijke visie. Den Boer voegt daar aan toe: “Bouw aan relaties. Er leven vaak beelden over elkaar (divisies) die helemaal niet kloppen.” Mooi en aardig, toch constateert Prashant Gupta dat in de triptiek people, planet, profit, de laatste vaak nog altijd bovenaan staat. Terwijl people en/of planet vaak als belangrijkste worden beleden. Ook aan dat ‘people’-verhaal moet dus nog gesleuteld worden, kan één van de conclusies van de Round Table zijn. Ruud Overste: “We moeten wel samen als een raket aan de gang omdat middelen schaars zijn. We moeten weerstanden overbruggen.”
Welk geld, welk potje?
Gevraagd na afloop aan Pieter van der Laan wat hem aan de Round Table is opgevallen, zegt hij: “Er is een enorme verscheidenheid in thematiek en de fase waarin bedrijven zich bevinden. De ene organisatie is echt veel verder dan de ander. Het gesprek kende diverse invalshoeken. Veel heeft integraal met elkaar te maken. En wat me verder opviel – en ook bij onze projecten vaak opvalt – is dat er nog veel vanuit ‘potjes’ wordt gedacht. Wie beheert welk geld? Maar de werknemer is helemaal niet geïnteresseerd in potjes. Die wil gewoon dat-ie lekker en goed kan werken. Nogmaals: de huidige systemen houden nieuwe manieren van werken nog tegen.”