Eindelijk was het zo ver: het startschot voor de eerste dag van de basiscursus WorkPlace Management van de WorkPlace Academy klonk. Op een treffende locatie: het Koning Willem I College (KW1C) te ’s-Hertogenbosch. “Wat hebben we toch een prachtig vakgebied.”

Met laatstgenoemde quote trapt Floris van Puijenbroek, directeur facilitair bedrijf van het KW1C, enthousiast af. Hij heet deelnemers welkom en liet details weten over ‘zijn’ KW1C, dat in de top 5 ROC’s van Nederland staat. "Wij hebben als taak om ons onderwijs af te stemmen op de behoeftes in deze arbeidsmarktregio, Noordoost-Brabant. We hebben een vastgoedportefeuille van 130.000 vierkante meter, verdeeld over twintig locaties met praktijkonderwijs. De kentering dat we naar minder vierkante meters en andere gebruikstijden gaan, is duidelijk zichtbaar."

Na de coronaperiode is het niet alleen voor bedrijven een opgave om medewerkers terug naar hun kantoor te brengen. Van Puijenbroek illustreert dat dit ook geldt voor onderwijs: “We willen ervoor zorgen dat de studenten hun weg naar de locatie vinden, om verbindingen met docenten en met elkaar te maken en van elkaars kennis te profiteren. Om dit mogelijk te maken voeren we gesprekken over onder andere het aanbieden van onderwijs, over de hele dag verspreid. Hiervoor is de samenwerking tussen onder andere HR en de afdeling facilitair cruciaal. We willen een sticky campus, waar je wel wilt blijven plakken.”

De praktijkblik illustreert goed wat belangrijke punten zijn voor organisaties en hoe hun huisvesting daaraan bij kan dragen. Zo is in het geval van het KW1C flexibiliteit van vastgoed essentieel om mee te bewegen met de aantallen studenten. Docent Jan Gerard Hoendervanger van de Basiscursus WorkPlace Management: “De opgave om de juiste hoeveelheid vierkante meters te bieden en deze ook aan te laten sluiten op de wensen van gebruikers, speelt voor veel organisaties. Maar om te begrijpen hoe we beslissingen nemen die invloed hebben hierop, moeten we eerst weten waar we vandaan komen.”

Ondersteunen

Om die reden laat Hoendervanger zien waar Workplace Management vandaan komt en waarom het vakgebied ertoe doet. Hij schetst de definitie: “Workplace Management omvat alle activiteiten gericht op het integraal ondersteunen van mensen in hun werk, binnen een organisatie. Door middel van een daarop afgestemde fysieke, digitale en sociale werkomgeving.” Hij staat nadrukkelijk stil bij het woord ‘ondersteunen’: “We moeten ons afvragen waaraan we ondersteunend zijn. Wij moeten gevoed worden, zodat we weten en voelen wat we kunnen ondersteunen. We zien een opmars van dienstverlenende sectoren, die een enorme groei doormaken in landen zoals Nederland. De dominantie van kenniswerk is sinds de jaren 80 gegroeid en omvat nu de meerderheid van onze beroepsbevolking.”

Terug naar dat éne woord. Ondersteunen. “We houden ons pas een aantal decennia bezig met het ondersteunen van werk. En de opmars van kenniswerk maakt dat we andere modellen nodig hebben dan bijvoorbeeld industrie of andere sectoren. Hierbij zijn we nog zoekende naar hoe we die ondersteuning precies geven. Want wat maakt nu de productiviteit of het welzijn van een kenniswerker? En hoe manage je dat?” Door naar de evolutie van kantoorwerk- en concepten te kijken, legt Hoendervanger meer en meer puzzelstukjes in elkaar.

Zo maken we het onderscheid tussen dens, clubs, hives en cells. Waar een den bijvoorbeeld teamwork centraal staat, gaat het in een club om transacties van kennis. Kom je in een hive dan zijn individuele processen belangrijk en in de cell trek je je terug voor geconcentreerde studie of productie. Hoendervanger: “Steeds meer mensen erkennen dat combinaties mogelijk zijn van bijvoorbeeld een den en een cell.” De rode draad van de ontwikkeling van werkplekconcepten is volgens Hoendervanger dan ook: het verenigen van verschillende typen werk door één omgeving.

Een uitdaging schuilt in het inventariseren van behoeften om tot oplossingen voor een passende werkomgeving te komen. Dat het niet altijd gesneden koek is wat medewerkers nu precies willen en of dit ook aansluit bij wat ze nodig hebben, blijkt wel uit diverse vragen van deelnemers. Als Hoendervanger een cruciaal punt moeten noemen dan is dat volgens hem: de dialoog. Alleen door behoeften in kaart te brengen wordt duidelijk hoe medewerkers gebaat zijn bij werkplekconcepten en -oplossingen.

De evolutie van het kantoor

Die behoeften zijn de afgelopen decennia veranderd en werkomgevingen pasten zich aan. De evolutie van het kantoor wordt door Hoendervanger in sneltreinvaart belicht. “Van een plek met standaard en vaste werkplekken tot een open structuur met allerlei fysieke omgevingen. Denk bijvoorbeeld aan het kantoor van Interpolis, dat die openheid illustreerde. Hier zagen we een grote verandering ontstaan, namelijk dat er geen vaste werkplek meer voor medewerkers was. Dat werd dankzij innovaties in ICT destijds mogelijk gemaakt, want vroeger was je gebonden aan een vaste lijn.”

Een volgende fase van het kantoor heeft nog meer eigenheid. Het straalt identiteit en merkkracht uit. “Bijvoorbeeld het kantoor van Google. Hier is overduidelijk, vanaf het moment dat je ook maar één voet in het kantoor zet, waar je bent aanbeland.” De evolutie van het kantoor heeft veel gebracht, zo maakt Hoendervanger het staatje op. “Waaronder verbeteringen op het gebied van ergonomie, efficiency, beleving, flexibiliteit en autonomie. Er zijn niet alleen positieve veranderingen in het kantoor geweest, ook erbuiten. Want door de ICT-revolutie konden we compacter en op afstand werken. Er zijn New Ways of Working ontstaan.”

Er valt, onder meer dankzij ICT, meer te kiezen. Onder meer op het vlak van locatie, coworking spaces en mobiliteit. “We kunnen meer,” vat Hoendervanger samen, terwijl hij toevoegt “en we mogen ook meer. Want door moderne managementfilosofieën en een krappe arbeidsmarkt vindt er een versnelling plaats in mogelijkheden. Tegelijkertijd willen we ook meer, vanwege maatschappelijke context en toegenomen zelfinzicht.”

Docent Ruurd Baane “Het beïnvloeden van gedrag van Human Capital is een veelkoppig vraagstuk.”