Case Study: Hoe HERE Technologies grip kreeg op processen met Planon's IWMS

HERE Technologies

HERE Technologies is wereldwijd toonaangevend op het gebied van locatiegegevens en kaartontwikkeling. Met meer dan 40 jaar ervaring en ruim 220 miljoen voertuigen die zijn uitgerust met locatieoplossingen, speelt het bedrijf een essentiële rol in uiteenlopende sectoren zoals autonoom rijden, logistiek en mobiliteitsdiensten.

De Uitdaging

In 2020 besloot HERE Technologies om haar versnipperde landschap van vastgoed- en facility managementsystemen te vervangen door één geïntegreerd platform. Na jaren gebruik te hebben gemaakt van diverse systemen van externe providers, ontstond de noodzaak om deze te consolideren binnen een krachtig en flexibel systeem: een Integrated Workplace Management System (IWMS).

Doelstellingen van het nieuwe systeem waren:

  • Verbeterde strategische besluitvorming
  • Meer operationele controle
  • Hogere efficiëntie en productiviteit
  • Verbeterde naleving en continuïteit
  • Optimalisering van kosten en werkplezier

Belangrijk was dat het systeem meerdere domeinen kon ondersteunen: Real Estate Management, Asset & Maintenance, Space & Workplace Services en Energy & Sustainability Management.

De Keuze voor Planon

Na een zorgvuldig Request for Proposal-traject koos HERE voor het IWMS van Planon. Planon's oplossing bood een schaalbaar, configureerbaar systeem die goed aansluit bij de behoefte van HERE om al haar – geleasete – vastgoedportfolio efficiënt te beheren.

Fasering en Implementatie

De implementatie werd wereldwijd uitgerold in fasen. In de eerste zes maanden lag de focus op het opzetten van een Minimum Viable Product (MVP) met de modules:

  • Portfolio Management
  • Lease Management
  • Space & Workplace Services Management

Deze fase werd gecoördineerd door Martijn Munters, Manager HERE Workplace – Data, Tools & Technologies. Doel was om een solide basis te leggen voor verdere digitalisering van de werkplekomgeving.

Naarmate medewerkers na COVID-19 weer naar kantoor terugkeerden, verschoof de focus naar gebruikersadoptie en een optimale gebruikerservaring. Nieuwe functionaliteiten zoals werkplek- en vergaderkamerreservering en een ticketsysteem voor facilitaire verzoeken werden geïntroduceerd om de interactie tussen medewerkers en hun werkomgeving te verbeteren.

De implementatie werd begeleid door Planon-consultants, die gebruikmaakten van de Planon Accelerator-methodologie – een raamwerk gebaseerd op best practices. Door intensieve samenwerking tussen beide teams werd een snelle, effectieve adoptie gerealiseerd.

Resultaten en Voordelen

De eerste tastbare winst zat in het herwonnen overzicht en de grip op operationele processen. HERE Technologies beschikt nu over een centraal platform dat realtime-inzicht biedt in vastgoedbeheer en facilitaire processen, betere datagedreven besluitvorming mogelijk maakt, de onderlinge samenwerking en erkenning binnen teams versterkt, en daarmee een directe bijdrage levert aan bredere strategische doelstellingen. Daarnaast heeft de opgebouwde expertise binnen het IWMS-team geleid tot een bredere inzet van het systeem binnen de organisatie, ook voor andere projecten.

Toekomstgerichte Innovaties

HERE Technologies blijft investeren in de doorontwikkeling van zijn digitale werkplek. In kantoren in Mexico, Singapore en Amsterdam zijn inmiddels IoT-sensoren geïmplementeerd die inzichten geven in:

  • Werkplekbezetting
  • Luchtkwaliteit
  • Omgevingsomstandigheden

Deze technologie draagt bij aan een gezonde, productieve werkomgeving én levert waardevolle data voor ESG-rapportages (Environmental, Social, Governance).

Daarnaast zijn room booking displays en zelfbedieningskiosken geïntroduceerd, die zorgen voor gebruiksgemak en verhoogde controle voor zowel medewerkers als het facilitymanagementteam.

Conclusie

De samenwerking tussen HERE Technologies en Planon illustreert hoe een geïntegreerd IWMS-systeem bijdraagt aan efficiënter vastgoedbeheer, een betere werkomgeving en strategische wendbaarheid. Dankzij slimme technologie, een gedegen implementatie-aanpak en betrokken teams heeft HERE een stevige basis gelegd voor een toekomstgerichte digitale werkplekinfrastructuur.