Minder vierkante meters, meer visie bij VGZ
Wat doe je als je te veel kantoorruimte hebt, maar toch strategisch aanwezig wilt blijven in de regio? Die vraag lag op tafel bij VGZ toen het huurcontract voor hun locatie in Eindhoven afliep. Het antwoord werd geen sluiting, maar een verhuizing en een stevige verandering – met hulp van YNNO.
“Het huidige pand was gewoon te groot,” zegt Simone Hulsteijn, interim afdelingsmanager Facilitair & Organisatie bij VGZ. “Bijna 15.000 m², met structurele leegstand. We zouden de locatie eerst sluiten. Maar toen kwam het besef: we wíllen Eindhoven eigenlijk niet loslaten. Niet voor onze medewerkers en niet voor onze strategie.”
Toch moest het fors anders. “Als je premies betaalbaar wilt houden voor onze leden, moet je ook kritisch zijn op je kosten en daarmee ook je meters. Uiteindelijk zijn we verhuisd van kantoor en gingen we van 15.000 naar 5.000 m². Dat vraagt om een radicaal andere manier van werken.” De rol van YNNO: scherpe kaders en warme begeleiding.
De kantorenkwestie: blijven of sluiten?
VGZ had al een visie op papier voor de nieuwe werkwijze. “Onze opdracht aan YNNO was helder: pak de regie op het hele programma,” aldus Hulsteijn. “Zowel op de harde kant – ICT, inrichting, meters – als op de zachte kant van gedrag, communicatie en verandering.” Audri Hensels, programmamanager bij YNNO, vult aan: “We werkten vanuit een stevige basis: people first, duurzaamheid en minimale kosten. Alles wat we deden, toetsten we aan die drie pijlers.”
Het nieuwe werkconcept borduurde voort op eerdere ervaringen in Arnhem, maar kreeg in Eindhoven een teambased inrichting. “Niet meer denken in diverse typen werkplekken per individu, maar per team,” zegt Hensels. “En dan slim plannen: wie komt wanneer naar kantoor? Niet iedereen op dinsdag en donderdag, maar spreiding over de hele week.” De menselijke maat in de hoofdrol
De verandering was niet alleen fysiek ingrijpend, maar vooral ook mentaal. Hulsteijn: “We kwamen uit een situatie waarin afdelingen hun eigen ‘vlek’ hadden. Nu delen collega’s werkplekken. Dat is echt een enorme transitie. Daarom hebben we veel aandacht besteed aan de menskant.”
Met een transitiekalender leidde het programmateam medewerkers door de fasen van loslaten, zoeken en opnieuw beginnen. “Elke fase kreeg een eigen interventie. Van het heuglijke nieuws dat we in Eindhoven bleven tot teamafspraken over de nieuwe manier van werken,” zegt Hulsteijn. Een pittige puzzel met passie gelegd.
Uitdagingen
De grootste uitdaging? “De tijd,” zegt Hensels stellig. “We hadden 13 maanden. Dat is razendsnel. Natuurlijk kom je dan onderweg puntjes tegen waarvan je achteraf denkt: hadden we daar maar meer tijd voor gehad. Maar we wisten: dit is de tijd, dit is het budget en daarbinnen gáán we het doen.”
Dat lukte, dankzij een gedeeld doel en een hechte samenwerking. “Er was echt chemie,” aldus Hensels. “VGZ durfde te kiezen. Ze bleven geloven in hun verhaal. Dat gaf houvast.”
Ook Hulsteijn kijkt met voldoening terug: “Iedereen droeg verantwoordelijkheid voor zijn of haar deel. YNNO hielp ons steeds prioriteren als er onverwachte dingen opdoken. En het voelde alsof ze collega’s waren, geen externen.” Wat voor haar het verschil maakte? “Hun vakinhoudelijke kennis was écht van meerwaarde. Ze brachten een vracht aan ervaring mee, waar wij als organisatie ontzettend veel van hebben geleerd. En wat ik ook waardeerde: er werd altijd geluisterd. Naar elk perspectief. Zo bleef het doel van het project voor iedereen helder en haalbaar.” Op naar afronding en eigenaarschap.
Op naar afronding en eigenaarschap
Nu de verbouwing klaar is, begint het pas echt. “De echte verandering merken we nu,” zegt Hulsteijn. “Medewerkers hebben hun vaste ritmes moeten aanpassen. Dat vraagt veel. Maar het is mooi om te zien dat ze nu zelf het roer pakken.” De focus ligt nu op gedragsverandering: hoe maak je teambased werken écht eigen? “We begeleiden nog op de werkvloer, vooral in communicatie,” zegt Hensels. “Maar het eigenaarschap ligt bij de teams. En dat is precies de bedoeling.”
Of zoals Hulsteijn het verwoordt: “Bevlogenheid en inclusie zijn belangrijke waarden voor ons. Die komen nu tot leven, doordat medewerkers zelf verantwoordelijkheid nemen. Daar mogen we ontzettend trots op zijn!”
