Het hybride kantoor als verbindende factor
Wat zijn de kernpunten waar je je op richt als je een kantoor inricht of vernieuwt? Voor Melvin en Suzan Schalkx van BUREAU VANDERVORM, een bureau gespecialiseerd in advies en inrichting van kantoren, draait het om veel meer dan alleen meubilair en muren. Het draait om mensen, cultuur en de juiste ondersteuning voor hoe we vandaag de dag werken.
De basis: Faciliteren van ontmoetingen
“Mensen gaan naar kantoor om collega’s te ontmoeten", vertelt Melvin. “Dit is belangrijk voor de samenwerking, maar ook om kennis te delen. Een grote groep oudere werkenden stroomt de komende jaren uit. Hun kennis willen we behouden. Vooral de informele uitwisseling bij de koffiecorner is van essentieel belang. Een goed ingericht kantoor faciliteert die ontmoetingen.” Hij illustreert het met een voorbeeld: een klant die twee jaar na de realisatie terugblikt. “Waar ze eerst soms vraagtekens hadden bij het belang van nadenken over het design, waren ze daar nu helemaal van teruggekomen. Ze zei: ‘Ik ben blij dat we het gedaan hebben. Mensen komen nu graag naar kantoor.’” Ook bij het aantrekken van nieuwe talenten helpt een ontwerp dat de cultuur van je bedrijf uitstraalt.
“Een belangrijk aspect in het faciliteren van hybride werken is de integratie van technologie", vult Melvin aan. “Vaak is de technologie er wel, maar men weet niet hoe het fatsoenlijk te gebruiken. De verbinding hapert. Je wilt een omgeving waar een call doen écht plug & play is. Je wilt de irritatie wegnemen.” Het kantoor moet intuïtief zijn, zodat de focus op de inhoud kan liggen, niet op de techniek.
Van weerstand naar waarde
Toch is er vaak weerstand tegen verandering, merkt Suzan op. “Medewerkers vinden hun huidige werkplek vaak best wel oké. ‘Het is soms koud, maar het is toch prima’, horen we dan. Onder de oppervlakte speelt: ‘Ik wil niet veranderen.’” De kunst is om de juiste vragen te stellen en met voorbeelden te laten zien hoe een betere inrichting het werk kan ondersteunen. “Veranderen is niet eng. Met kleine ingrepen kan het net wat beter worden.”
De grootste veranderingen die ze zien? “De kantine is multifunctioneel geworden, een ‘werkcafé’,” legt Melvin uit. “Een plek voor lunch, maar ook voor overleg, een snelle meeting met een leverancier of een vrijdagmiddagborrel. De vierkante meters worden zo veel efficiënter benut.” Daarnaast is er in de werkomgeving een duidelijke segmentatie van ‘ruis naar rust’. “Je creëert focusplekken, ver weg van de energieke zones. En vergaderruimtes zijn geen rommelige hokjes meer, maar zijn goed gefaciliteerd met de juiste tools.”
Cultuur en identiteit
Het ultieme doel is niet het veranderen van de werkomgeving an sich, benadrukt Suzan. “Het doel is mensen faciliteren in het werk dat ze doen. En dat werk is veranderd, door hybride werken, door technologie en op termijn zal AI onze manier van werken ook veranderen. Je doet thuis andere dingen dan op kantoor, waar je komt met een duidelijk doel.” De inrichting moet deze nieuwe manier van werken ondersteunen.
Cruciaal hierbij is de cultuur en identiteit van de organisatie. “Ik ben ervan overtuigd dat het goed is voor mensen dat ze voelen waar ze werken,” zegt Suzan. “Dat je je thuis voelt en je ermee identificeert.” Dit uit zich niet alleen in een logo, maar in kleurgebruik, materialen en de algehele sfeer. Ze geeft een voorbeeld van een technisch productiebedrijf. “80 procent van de kantoormedewerkers had een technische achtergrond. De cultuur was: ‘Doe maar gewoon’ en tegelijkertijd waren ze heel trots. Hippe koffie hoeft daar niet. Sterker nog, de vaste koffiemomenten om 10.00, 12.00 en 14.30 uur in het bedrijfsrestaurant, wanneer zowel de productiehal als het kantoor leegliepen, zaten zo ingebakken in de cultuur dat we dat vooral zo gelaten hebben. We hebben er alleen voor gezorgd dat de aanloop van medewerkers en het bedrijfsrestaurant minder in het zicht van binnenkomende gasten waren. Dat is maatwerk.”
Een frisse blik
Hoe kun je zelf, als je dagelijks in hetzelfde kantoor werkt, eens kritisch kijken? Suzan en Melvin hebben enkele tips.
Suzan: “Let eens op hoe je wordt ontvangen. Straalt de entree uit wat jullie organisatie is? Word je optimaal gefaciliteerd? Hoe vaak ben je geïrriteerd omdat iets niet werkt, vooral de techniek? Kun je geconcentreerd werken? Denk niet te snel ‘ja’, maar vraag het jezelf echt af: word ik optimaal ondersteund om productief te zijn?”
Melvin vult aan: “Kijk ook eens naar het gebruik. Zijn er plekken die altijd leegstaan of juist altijd bezet? Bij een klant zagen we dat ‘open space’ werkplekken niet werden gebruikt. Mensen zaten de hele dag in focusruimtes of vergaderzalen, waardoor thuiswerken aantrekkelijker bleef. Soms is de oplossing simpel: meer afgesloten focusruimtes creëren met goede akoestiek.”
Duurzaamheid en Rust
Melvin noemt nog een aspect: duurzaamheid. “Richt je kantoor in met spullen die de tijd doorstaan. Het gaat niet per se om meer geld uitgeven, maar om de juiste keuzes. Meubels van hoge kwaliteit zijn circulair, houden hun waarde en stralen kwaliteit uit naar je medewerkers.”
Suzan sluit af met een praktische tip: “Kijk eens kritisch naar de hoeveelheid losse spullen en kabels. Een rommelige omgeving veroorzaakt ruis. Een rustige omgeving is een rustige geest. Het is zo oud als de weg naar Rome, maar het werkt nog steeds.”
De kern: faciliteer het werk
Uiteindelijk is het kantoor een strategisch instrument. Het gaat erom de juiste condities te creëren voor de mensen en het werk van nu. Of het nu gaat om een stille focusplek, een levendig werkcafé of techniek die wél werkt. Het doel is simpel: dat medewerkers met plezier naar kantoor komen, zich verbonden voelen met de organisatie en daar optimaal kunnen presteren. Kijk dus eens met een frisse blik rond. Wordt jouw werk wel optimaal gefaciliteerd?