Hybride werken is van levensbelang
Bram Aarntzen, Solution Director bij Planon, schreef in het recent verschenen SWP Magazine over hybride werken als het Duizendingendoekje. Een werkplekstrategie die misschien wel 1000 voordelen heeft. In dit interview diepen we niet alleen wat voordelen, maar ook wat uitdagingen, verder uit.
De ‘Unhappy slide’
Het belang van hybride werken onderschrijft Bram graag door middel van de ‘unhappy slide’. “In één slide van een PowerPoint-presentatie worden alle wereldwijde en regionale crises samengevat. Dit is wat misschien wat veel, maar het is wel de werkelijkheid waarin we leven.” Vanuit die optiek is het dan ook belangrijk om te kijken naar hybride werken als ‘levensbehoefte’ van een bedrijf geeft Bram aan. “Hybride werken is levensbelangrijk in mijn optiek. Die geest is een beetje versneld uit de fles gegaan door Covid. Hybride werken bestond natuurlijk wel, dat stamt al terug naar activity based werken en het ‘nieuwe werken 1.0’. Heel veel organisaties hebben zich echter pas tijdens Covid de voordelen van hybride werken ondervonden.”
Maar wat het levensbelangrijk maakt is de weerbaarheid die het bedrijven geeft. “Bedrijfscontinuïteit heb je het dan over. Deze visie op werken en weerbaarheid heb ik ooit gezien bij de GHOR ofwel Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio. Zij hebben de leidraad COBRA (COnti- nuïteit Bij RAmpen) ontwikkeld om ook tijdens rampen en crises hulp te kunnen blijven verlenen. Deze leidraad heb ik heel vaak nog bij de hand gehad, omdat deze ook heel relevant is voor de rest van het bedrijfsleven. Zij redeneren in die methodiek namelijk niet vanuit oorzaken, maar vanuit gevolgen.
Dat is denk ik cruciaal.” Er zijn veel crises en rampen te bedenken, zoals al Bram al aantoont met zijn ‘unhappy slide’, door juist te denken vanuit de gevolgen kan je overzicht creëren. Maar compleet veilig is een bedrijf natuurlijk nooit. “Zonder internet kan je ook thuis niet werken bijvoorbeeld.” Geeft Bram aan. “Zo is toch duidelijk dat we nog lang niet altijd die continuïteit kunnen bieden. Al is het maar voor een halve dag, het is goed om je bewust te zijn waar het succes van je organisatie van afhankelijk is.”
Cultuur en leiderschap
Het hybride werken gaat natuurlijk niet altijd alleen over rozen. Van ‘quiet quitting’ tot leiderschapsstijlen, er liggen altijd uitdagingen op de loer. Een belangrijk punt hierbij zal altijd ‘cultuur’ zijn volgens Bram. “Bij Planon hadden wij het geluk dat we natuurlijk al erg ingericht waren op hybride werken. Niet alleen door software maar ook omdat we al jaren internationaal bezig zijn. Als je medewerkers hebt die ergens anders op de wereld aan het werk zijn ben je automatisch asynchroon en hybride, zowel in plaats als in tijd.” De acceptatie-fase van deze verandering was dus al in grote mate voorbij voordat de lockdowns begonnen.
Deze acceptatie zal bij bedrijven die pas sinds Covid bezig zijn met hybride werken zeker stroever gaan, erkent ook Bram. “Vooral de ‘softe’ aspecten van deze verandering, het sociale, culturele aspect is iets wat echt een kwestie van tijd is in veel gevallen.” Maar het zit hem niet alleen in wachten geeft hij aan. “Juist door data, en door deze data te delen met je medewerkers, kan je mensen meenemen in dit proces. Het geeft mensen begrip en inzicht in ‘the inner workings’ van het hybride werken.” Een goede samenwerking tussen HR en FM is hierin dan ook cruciaal.
Data
Het belang van data ontgaat een bedrijf als Planon natuurlijk niet. Door eigen technologie in te zetten in het kantoor in Nijmegen, maar ook in de overige kantoren in de rest van de wereld trachten ze altijd een leider te zijn als het aankomt op slim en duurzaam gebouwbeheer. “Het is voor ons natuurlijk heel normaal om met deze data om te gaan en deze technologie te beheren. Maar we doen dit door de hele wereld en dit biedt ons verschillende inzichten in culturen en werkwijzen.” Toch is er ook bij Planon veel geïnvesteerd in slimme technologieën, want een eigen proeftuin hebben is een unieke kans. “Het is ook voor ons FM-team natuurlijk altijd een nieuwe uitdaging. Zie bijvoorbeeld ook de recent aangescherpte wet- en regelgeving rondom ESG. Dit zijn leuke cases die je een nieuwe uitdaging geven. Data helpt ons hierbij enorm om verbeterpunten te vinden.”
Met de hulp van data creëer je een feedbackloop geeft ook Bram aan. “De data beïnvloed je beleid, je beleid heeft invloed op je cultuur en je cultuur heeft weer invloed op je data.” Verandering is het enige constante heeft iedereen de afgelopen jaren gemerkt. “Zo geven we het ook aan bij onze klanten, het is geen project maar een proces. Maak een goed actieplan en blijf deze voortdurend bijwerken.” Met een goede werkplekstrategie is je bedrijf dan ook gezonder, duurzamer en weerbaarder.
