Hybride werken bij de overheid

Binnen zonder kloppen, geen handdoekjes leggen en minder kamelenbulten.

Beeld: RVB/Marianne Schijf

Stond de overheid nog wel eens te boek als suffe en saaie werkgever, afgelopen jaren heeft het Rijk het ‘been flink bijgetrokken’, zegt programmamanager hybride werken bij de overheid Marien den Boer. ‘Onze Rijkshubs zijn hip en modern met mos aan de muur. Qua inrichting niet te onderscheiden van Rabobank of Microsoft.’ Het Rijk heeft als doel gesteld dat in 2027 het vanzelfsprekend is dat rijksambtenaren zo mogelijk hybride werken. Om aantrekkelijk werkgever te zijn én om te werken aan de maatschappelijke opgaven.

Als we Marien den Boer bellen, is natuurlijk de eerste vraag: zit hij op kantoor of niet? Een lach: ‘Ik zit nu heerlijk thuis.’ Net als overheidsmedewerkers kan hij zo, tussen het werken door, bij wijze van spreken de was of boodschappen doen. Den Boer moedigt collega rijksambtenaren vooral aan dit ‘hybride’ voorbeeld te volgen. ‘Voor mij is geen week hetzelfde. Soms een dag in Den Haag en twee dagen thuis en de rest onderweg.’ Wat ze bij het Rijk belangrijk vinden, is dat er binnen de overheid wordt gedacht vanuit een teamgevoel. Den Boer: ‘Natuurlijk heb je persoonlijke voorkeuren, maar de basis is, dat je met teamleden samen overlegt wat wenselijk is. Wie werkt wanneer en waar? Als team heb je een taak te vervullen, voer daar gesprekken over.’ Hybride werken is daarbij wel een middel, zegt Den Boer. ‘Zowel voor het werkgeverschap als de maatschappelijke vraagstukken waar we voor staan.’

Marien den Boer, Programmamanager Rijksprogramma Hybride Werken bij Ministerie van Binnenlandse Zaken

Ambitieus

Wie de overheidswebsite over hybride werken leest, krijgt acuut zin om bij de overheid te gaan werken. We lezen:

Om overal en altijd te kunnen werken, zijn in 2027 de digitale en fysieke voorzieningen sterk verbeterd. Medewerkers beschikken over een basisset van apparaten en apps waarmee zij informatie veilig kunnen gebruiken en delen. Ben je op kantoor, dan heb je daar de mogelijkheden om hybride te kunnen vergaderen, er zijn concentratiewerkplekken en je op de Rijksontmoetingspleinen is er gelegenheid om elkaar te ontmoeten. Voor alle faciliteiten geldt dat hulp en ondersteuning eenvoudig beschikbaar is. Ook zijn er voldoende mogelijkheden om (digitale) vaardigheden te ontwikkelen. Werk je thuis, dan is je thuiswerkplek gezond en veilig. Ook daarin word je ondersteund.

Leest als een droom. Wie wil dat niet? Den Boer: ‘We hebben als Rijk het been qua werkomgeving en hybride mogelijkheden flink bijgetrokken de laatste jaren. We moeten ook wel, willen we binnen de schaarste op de arbeidsmarkt een aantrekkelijk werkgever zijn.’ Dus is er in de CAO’s afgesproken dat er geld is voor kantoorinrichting thuis. Alleen de bureaustoel is verplichte winkelnering, voor de rest is er een budget van 1500 euro per vijf jaar om je eigen huis als werkplek in te richten. Maar er zijn inmiddels ook zeven, en dat worden er uiteindelijk vijftien, zogenaamde Rijkshubs. Dat zijn ruimtes die van geen ‘departement’ zijn en waar iedereen met een rijkspas vrij heen kan gaan om te werken. Woon je in Den Haag maar moet je voor pakweg een overleg naar het Noorden, kun je afspreken in Assen. Leiden, Middelburg, Den Bosch… er komen in heel Nederland Rijkshubs.

Hybride beleid vergt goed leiderschap

Toch, in hoeverre is de theorie mooi en de praktijk weerbarstig? Je hoort (vooral ook in de corporate omgeving) steeds meer geluiden dat leidinggevenden toch liever weer mensen -zichtbaar aanwezig- op kantoor hebben. Ter controle. Het CNV deed pas onderzoek en daaruit bleek dat zestig procent van de werknemers zich toch niet vrij voelt om te werken waar ze willen. Is er -zeker na corona- sprake van een tegenbeweging? Den Boer: ‘Ik hoor die geluiden wel. Ook hier. Ik zie het spanningsveld bij leidinggevende ook. Die willen mensen op kantoor, maar de medewerkers zelf werken liever hybride. 75 procent van onze medewerkers wil maximaal 50 procent van de werktijd naar kantoor. En 90 procent voelt zich vaardig in hybride werken. Er is pas onderzoek gedaan en na salaris vinden medewerkers tegenwoordig hybride kunnen werken de tweede belangrijke arbeidsvoorwaarde. Wil je aantrekkelijk werkgever zijn, zullen we als overheid wel mee moeten. En als ik aan leidinggevenden vraag waarom ze willen dat mensen weer naar kantoor moeten komen, blijft het vaak ook lang stil. De echte reden is er niet. Leren omgaan met hybride werken is inmiddels ook breed opgenomen in de leiderschapsprogramma’s van de overheid. Goed hybride beleid vraagt goed leiderschap.’ En… is er wel genoeg ruimte in de Rijkshubs op piektijden? Den Boer: ‘We hebben het hier dan over “kamelenbulten”. Vaak de dinsdag en donderdag zijn piektijden op kantoor. Toch als we inventariseren, is er zelfs op die piektijden altijd plek in een van de hubs.’

Productiviteit

En de productiviteit? Staat die onder druk? Gaan de was, de kinderen en de boodschappen doen tijdens ‘kantoortijden’ ten koste van de output? Den Boer: ‘We hebben daar nog beperkt zicht op. Maar als je een goed teamdoel hebt, zou het geen vraag moeten zijn of je thuis werkt, in een Rijkshub of elke dag op een vaste plek aan het raam in hetzelfde kantoor.’ Overigens waakt Den Boer ervoor om thuiswerken heilig te verklaren. ‘We moeten elkaar blijven ontmoeten. Als je te lang alleen werkt, kom je in isolatie en ook dat is niet goed voor productiviteit en inzichten. Maar de plekken waar we dan samenkomen, die moeten op een geweldige manier zijn ingericht. En geloof me, die plekken bij het Rijk verschillen inmiddels in de Rijkshubs niet meer van die bij Microsoft of de Rabobank. En kom je voor het eerst in de Rijkshub in Leiden, word je eerst rondgeleid door Marco en Jack. Dat blijkt keer op keer echt een succesnummer.’

Borrelen doe je fysiek

Gevraagd naar hoe een gemiddeld rijkskantoor er over tien jaar uitziet, zegt Den Boer nog: ‘Digitaal zal dan nog belangrijker zijn, zeker voor de nieuwe generatie. En AI zal een veel grotere rol spelen.’ Er is nog veel werk aan de winkel. Dat gaat gebeuren met een nieuwe minister. Van de huidige (De Jonge) nam hij recentelijk afscheid. En? Online afscheid genomen of toch fysiek? Weer die lach. Den Boer: ‘Sommige dingen moet je echt fysiek doen. Samen een borrel drinken bijvoorbeeld.’

Chris Steensma, Adviseur Duurzame Bedrijfsvoering bij RVO

Duurzaam

Hybride werken heeft voor het Rijk ook een duurzaamheidscomponent. Minder op kantoor, zorgt bijvoorbeeld voor minder vervoersbewegingen. ‘En’, zo vertelt adviseur duurzame bedrijfsvoering RVO, Chris Steensma: ‘We willen efficiency qua kantoorbezetting. Vrijdag kun je in veel gevallen een kanon afschieten. Maar als je directies op vrijdag laat vergaderen, komen er vanzelf meer medewerkers om af te stemmen. En als er weinig bezetting is, doen we bijvoorbeeld de helft van een kantoor dicht, zodat je ook geen schoonmaak en beveiliging hoeft in te zetten. Dat scheelt enorm in de energiekosten qua stroom en verwarming. Ook dat is duurzaamheid.’ Middels apps (Workplace Management Systeem) probeert het Rijk te stimuleren dat mensen de juiste werkplekken weten te vinden en reserveren. Chris: ‘Of denk aan onze “binnen zonder kloppen” aanpak. Dat je zonder het te vragen ook kunt werken bij een ‘ander’ departement dan het jouwe.’ Bijvoorbeeld op de gemeenschappelijke Rijkshubs. Chris snapt dat Marien den Boer zegt dat er altijd wel ergens plek is, ‘maar de vraag is of dat de juiste plek is voor jou? Of heb je twee schermen nodig, een stilteruimte of andere faciliteiten? En ook wij hebben last van “handdoekje leggen”. Dan leggen mensen hun laptop en kladblok neer op een bureau, zonder dat ze er echt zijn. Als je dat niet doet, scheelt dat weer een werkplek. We pakken dat onder meer aan door met sensoren bewegingen te monitoren.’ Maar Steensma merkt toch dat zelfs de jonge generatie weer liever naar kantoor komt omdat ze willen ‘ontmoeten’. Steensma: ‘Er is dus werk aan de winkel. Mensen vallen toch vaak terug in oud, hardnekkig, gedrag. Een pilot heb je zo georganiseerd en werkt vaak ook wel, maar een systeem veranderen vergt veel meer. Dat is best een dilemma. We meten met de CO2 prestatieladder onze CO2 Footprint ontwikkeling ook voor hybride werken. Meten is weten. ’

Duurzaamheid in CAO

Om toch de 2027 ambitie levend te houden, neemt het Rijk inmiddels ook duurzaamheid op in CAO’s. Dan wordt bijvoorbeeld gekeken of een deel van het loon ingezet kan worden voor het aanschaffen van een warmtepomp thuis of andere energiebesparende maatregelen. Of wordt er gekeken of gebruikgemaakt kan worden van inkoop van groene stroom. Want als je thuis net zo veel energie verbruikt als op kantoor, heeft duurzaamheid weinig effect. Maar duurzaamheid kan wel een katalysator zijn voor meer duurzaam gedrag, zowel op kantoor als thuis. Chris: ‘Overall proberen we het aantal m2 meters kantoorruimte te verminderen, zonder dat de gebruikers het als belastend ervaren en proberen we mensen meer thuis te laten werken.’ Om aantrekkelijker werkgever én duurzaam te zijn.