Het hybride kantoor, van belcellen naar belevingswaarde

Een grote corporate waar de gemiddelde werkplekbezetting is gedaald van ruim 55% naar nog geen 40%. In absolute aantallen komt dat neer op gemiddeld ruim 500 extra onbenutte werkplekken. Een enorm besparingspotentieel dus. Maar is reduceren van kantoormeters een juiste strategie? Of moeten organisaties vooral energie steken in medewerkers terug naar kantoor krijgen?

De gelukkige thuiswerker

Thuiswerken is inmiddels ingeburgerd. Volgens het NEA-COVID-19 cohort onderzoek van TNO (oktober 2023) staat veruit het overgrote deel van werkgevers thuiswerken toe. En waar de media januari 2022 nog de noodklok luidde over mentale en fysieke klachten die medewerkers zouden ervaren van het thuiswerken, lijken we bijna twee jaar verder vooral voordelen te zien van (gedeeltelijk) thuiswerken. Volgens het TNO-onderzoek werken medewerkers thuis ‘omdat het kan’, het minder reistijd kost, het leidt tot een betere werk-privé balans en andere praktische redenen. Leuk voor de medewerker, maar wat levert dit de werkgever op?

Gelukkige medewerkers. Dat is een belangrijk argument om thuiswerken ruimhartig te faciliteren. Want een gelukkige medewerkers is een blijvende medewerker. En in een tijd van chronisch personeelstekort is dat een werkgever veel waard. Zeker met de opkomst van Gen-Z medewerkers, die thuiswerken tot kunst verheven hebben volgens generatie-experts.

Veel werkgevers zijn zodoende naar de juiste balans tussen werken op kantoor en werken op afstand. Want behalve het individuele belang van de medewerker is er het belang van de organisatie. En de organisatie is vaak niet gebaat bij medewerkers die veel op afstand werken. Tweederde van de werkgevers verwacht dan ook dat we binnen 3 jaar terugkeren naar de “pre-pandemische manier van werken”. Dat blijkt uit de KMPG 2023 CEO Outlook (september 2023), een onderzoek onder ruim 1.300 CEO’s wereldwijd. Sterker, 87% van de ondervraagde CEO’s verwacht werknemers die moeite doen om naar kantoor te komen te zullen belonen met gunstige opdrachten, loonsverhogingen of promoties. Een aantal organisaties verplichten medewerkers weer om (grotendeels) op kantoor te werken, zoals Amazon, Google, en Meta. Veel andere organisaties proberen het via de weg van verleiding; het bieden van een kantoor dat zo aantrekkelijk is, dat medewerkers er graag willen werken.

In veel kantoren is de basis niet op orde

Dat veel organisaties nog een lange weg hebben te bewandelen om tot een aantrekkelijk kantoor te komen, is evident. In dat opzicht kunnen de lage bezettingsgraadcijfers beschouwd worden als een stil protest van medewerkers, die hun onvrede uiten over de kwaliteit van het kantoor. Een gelegitimeerd protest, want in veel gevallen zijn de meest basale zaken zoals akoestiek en klimaat nog niet eens op orde. Niet voor niets dat 90% van de bedrijfsartsen, aangesloten bij Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde (NVAB), ‘de kantoortuin’ aanwijzen als (mede-)schuldige van ziekteverzuim door stress en burn-out klachten (De Monitor, 2020). Zo’n 60% van de artsen ziet ‘de kantoortuin’ dan ook het liefst verdwijnen.

Het ondermaatse akoestische comfortniveau in veel kantoren is te begrijpen. Akoestiek is complexe materie. Want wanneer is geluid wel hinderlijk en wanneer niet? En welke maatregelen moet je nemen om het akoestisch comfortniveau op het juiste niveau te krijgen? Er bestaat niet één medicijn voor een gezonde akoestiek. En zonder een goede diagnose en integraal behandelplan blijft het voor veel organisaties pleisters plakken in kantoor om de akoestiek op orde te brengen. Daar komt bij het creëren van een gezond akoestisch comfortniveau best kostbaar en complex kan zijn. De vraag die dan oprijst: is zo’n investering het allemaal wel waard? Kan het geld beter gestoken worden in het mooier en leuker maken van het kantoor?

Toch is het merkwaardig te zien hoe laks in huisvestingsprojecten wordt omgegaan met akoestiek. Van opdrachtgevers en adviseurs tot architecten en aannemers. Een ongebalanceerde werkplekmix, onvoldoende specifieke eisen voor akoestiek, een ontwerp gedreven door architectonische ambities en niet door menselijke behoeften en menselijk gedrag (en dat gedrag is behoorlijk voorspelbaar en stuurbaar!) en tot slot onzorgvuldigheden in de bouw met ‘geluidlekken’ in het inbouwpakket tot gevolg. Daar komt bij dat de NEN 1824-2010, inmiddels een verouderde NEN-norm, nog steeds beschouwd wordt als de heilige graal voor ergonomie in de werkomgeving. En zo ontstaan werkomgevingen waarin de afstand tussen werkplekken volgens de norm voldoet, maar de gebruiker zich opgehokt voelt.

De verloren strijd van het kantoor?

Sinds de Corona pandemie zijn werkgevers op grote schaal aan de slag gegaan met het ‘Corona proof’ maken van de werkomgeving; van het bijplaatsen van belcellen tot nieuwe AV middelen. Tijdens het Smart Workplace congres op 2 november 2023 is een peiling gehouden onder deelnemers. Ook daaruit bleek het ‘Corona proof’ maken van de werkomgeving de hoogste prioriteit te hebben bij werkgevers, gevolgd door het verhogen van de ruimte-efficiency. Alle inspanningen ten spijt, in veel gevallen is het niet meer dan een inhaalslag ten opzichte van de thuiswerkplek. En daarbij heeft de thuiswerkplek nog steeds een ruime voorsprong. Dit concludeert ook het internationale onderzoekbureau Leesman in hun publicatie ‘The Workplace Reset’ (september 2023). Waar de thuiswerkplek gemiddeld 75,8 punten scoort op de Leesman Index, blijft het kantoor steken op 65 punten.

En het zal een lastige strijd worden voor het kantoor om de thuiswerkplek te kunnen verslaan. Ook om dat te begrijpen, helpt data van Leesman. In 2017 identificeerde Leesman 13 zogenoemde ‘super drivers’; de facetten van een werkomgeving die de grootste impact hebben op de gebruikerstevredenheid. Een snelle inventarisatie onder de deelnemers van het Smart Workplace congres leert dat medewerkers op de thuiswerkplek meer tevreden zijn over de algemene uitstraling, de algemene netheid, het geluidniveau, de mogelijkheid om geconcentreerd bureauwerk te kunnen doen, mogelijkheden voor ontspannen en pauzeren, de netheid van de toiletten, het bureau en de koffie en thee. Daarmee vallen dus al 8 van de 13 ‘super drivers’ overtuigend uit in het voordeel van de thuiswerkplek. En ook bij activiteiten als ‘vergaderen’, ‘creatief denken’ en ‘leren van anderen’ is er geen overtuigende winst voor het kantoor.

Van een Excelmatig naar ‘human centric’ ontwikkelen

Veel werkomgevingen zijn te Excelmatig ontwikkeld. Met vooral aandacht voor aantallen, ratio’s en normeringen. Alsof Bouwbesluit en arbo richtlijnen een garantie zijn voor een prettige werkomgeving. Ook tijdens de Workplace Design Show afgelopen september in Amsterdam was deze teneur hoorbaar. De werkomgeving moet weer leuker worden. Leuker dan de thuiswerkplek. Met leuke, fancy meubels, meer planten en het fotolijstje weer terug op het bureau, zo klonk het tijdens de beurs.

Het verhogen van de sfeer is een eerste stap naar een aantrekkelijk kantoor. Maar om medewerkers echt te verleiden, is meer nodig. Mede ingegeven door maatschappelijke trends (lees: toenemende maatschappelijke druk), is een groeiende aandacht te zien bij organisaties voor thema’s als wellbeing, duurzaamheid, inclusie, diversiteit & gelijkheid, belonging en purpose. Het zijn thema’s die gaan over de visie, missie en strategie van organisaties en deels op het bordje van HRM liggen, maar waar de werkomgeving als asset een belangrijke bijdrage aan kan leveren. Organisaties hechten dan ook steeds meer waarde aan certificeringen als WELL, BREEAM en ESG. Het klinkt voor veel organisaties als ver-van-mijn-bed-show. Toch is dat niet het geval. De thema’s zijn relevant voor elke organisatie. En ze zijn goed door te voeren in elke kantooromgeving. Het gaat vooral om in de conceptontwikkeling, het programmeren en het ontwerpen van kantoren de juiste aandacht te schenken aan de fysieke en mentale gezondheid van medewerkers, (neuro)diversiteit binnen de organisatie en corporate identity & branding. Dus van het Excelmatig ontwikkelen van kantoren naar het ‘human centric’ ontwikkelen van kantoren. En daar zijn geen certificeringen voor nodig, alleen de overtuiging en de wil van werkgevers hierin een stap voorwaarts te zetten.