De toekomst van werk zo duurzaam en efficiënt mogelijk inrichten
Tekst: Peter Bekkering
Hoe kunnen we de toekomst van werk zo duurzaam en efficiënt mogelijk inrichten? Die vraag verbond deelnemers aan het event Future of Work & Libéma Open dat Canon op 13 juni organiseerde, in de vernieuwde showroom in ’s-Hertogenbosch. Het event bestond uit een presentatie van Jacco Leurs, managing director bij Canon Benelux, over trends en ontwikkelingen en drie break-outsessies over duurzaamheid, communicatie en efficiënter werken door hyperautomation.
Circa 60 genodigden vanuit 40 verschillende organisaties waren te gast bij het event. De samenstelling was erg divers: er waren bezoekers vanuit onder meer onderwijs, zorg, accountancy, de financiële sector en de bouw. Ze hadden echter allemaal één ding gemeen: ze zijn bezig met de vraag hoe ze de toekomst van werk zo duurzaam en efficiënt mogelijk inrichten. Openingsspreker Stijn Moniquet, senior marketing manager Benelux bij Canon Benelux, riep daarom de aanwezigen op om tijdens het event elkaar te inspireren en succesverhalen te delen. Dat kon ’s ochtends tijdens het inhoudelijke programma en ’s middags tijdens een bezoek aan de Libéma Open tennis evenement in Rosmalen.
Kyosei als basis
Jacco Leurs startte zijn presentatie met een korte introductie van Canon, waarbij hij onder meer inzoomde op de slogan ‘Our business is imaging, wherever you can imagine it’. “Het houdt in dat Canon betrokken wil zijn in de levenscyclus van elk beeld, wanneer en waar ter wereld dat ook maar gemaakt wordt. Daarbij verstaan we onder beeld niet alleen foto’s, maar ook documenten, prints en andere uitingen. We willen bedrijven helpen om efficiënter en effectiever te werken en het welzijn van mensen te verbeteren. Dat alles gebeurt vanuit verschillende bedrijfsonderdelen.”
De basis van al deze activiteiten en van wie Canon wil zijn is de in 1988 geïntroduceerde bedrijfsfilosofie Kyosei, ‘Samen leven en werken voor het algemeen belang’. Als voorbeeld van hoe Kyosei zich vertaalt in de praktijk ging Leurs vervolgens in op het Young People Programme. Daarbij wil Canon jongeren een stem geven om zich te laten horen over zaken die hen aangaan en die zij belangrijk vinden. Een voorbeeld van het programma is ‘De Wereld van de Wijnberg’, Daarbij hielden 45 scholen en 1200 jongeren zich bezig met de vraag over hoe zij wilden dat de school van de toekomst eruitziet.”
Trends en ontwikkelingen in de toekomst van werk
Vervolgens benoemde Leurs zes trends die Canon signaleert bij het inrichten van de werkplek: cloud, security, duurzaamheid, automatisering, kunstmatige intelligentie (AI) en video content. Vier van deze thema’s stonden ook centraal tijdens de break-out sessies in de ochtend.
Cloud
“Corona, thuiswerken en hybride werken hebben geleid tot een enorme verschuiving naar de cloud. Een onderzoek onder IT-besluitvormers van Quocirca laat zien dat het overgrote deel verwacht dat bedrijven in 2025 al hun activiteiten bijna volledig in de cloud hebben. Het is een trend die doorzet. Bij Canon hebben we verschillende mogelijkheden om scannen en printen in een volledige cloudomgeving mogelijk te maken. Daarnaast bieden we een breed portfolio op het vlak van document- en informatiemanagement.”
Security
“Het belang van dataveiligheid is zeer actueel binnen alle organisaties. Daarbij kan het gebeuren dat je extern wordt aangevallen, maar ook dat je intern onveilig met data omgaat. Onveilige print- en cloudoplossingen kunnen leiden tot grote problemen, boetes, reputatieschade en tot het stilvallen van het primaire proces, zoals onlangs bij de National Health Service in Engeland. Canon speelt hierop in door enerzijds hardware en software zo te ontwerpen dat ze in een zo veilig mogelijke omgeving opereren. Anderzijds worden diensten aangeboden om voor de contractduur de infrastructuur veilig en compliant te houden.”
Duurzaamheid
“Een ander onderzoek van Quocirca toont aan dat 77 procent van de organisaties hun plannen ten aanzien van de implementatie van duurzaamheid willen versnellen. We zien dat dit wordt gedreven uit maatschappelijk belang maar ook vanuit overheidswege. Omdat de Europese Commissie in 2050 klimaatneutraal wil zijn, denken bedrijven na over wat het voor hen betekent, welke maatregelen zij zelf moeten nemen en wat leveranciers zoals Canon hierin kunnen betekenen.”
Tijdens de break-out sessie ‘In vier stappen naar een duurzamere werkplek’ kwam naar voren dat de duurzaamheidsaanpak van Canon is opgebouwd rond drie kerngebieden: verminderen van de impact op het milieu, een positieve sociale impact en naleving van ethiek en regelgeving. Canon kan klanten in vier stappen helpen om hun impact op het milieu te verminderen: vermijden, verminderen, digitaliseren en compenseren. Een belangrijke rol daarbij spelen de remanufactured-apparaten uit de environmental series. Melissa Fewan illustreerde de aanpak vervolgens aan de hand van een case study van accountancy- en belastingadvieskantoor Baker Tilly.
Automatisering en AI
“We zien dat technologieontwikkelingen helpen om organisaties efficiënter te maken. Onderzoek van Gartner uit 2021 laat zien dat organisaties proberen in 2024 met hyperautomatisering hun kosten met 30 procent te verlagen. Dat doen ze door het vervangen van handmatige processen door geautomatiseerde processen, door te kijken naar de inefficiency in processen – geen onderlinge communicatie, informatie vaak niet gecentraliseerd aanwezig –door sneller te automatiseren door het toepassen van automatiseringstools, door te voldoen aan de behoeften van het hybride werken en door het toepassen van as-a-service toepassingen. Dat laatste is populair omdat ze lage opstartkosten hebben, snel zijn te implementeren en snel zijn te op te schalen. Daardoor zijn ze heel kosteneffectief.”
In de break-out sessie ‘Werk efficienter door hyper automation’ gingen Rob van der Drift en Ralph de Geest in op de mogelijkheden van hyperautomation. Daarbij lichtten ze onder meer toe hoe klanten met contract lifecycle management (CLM) meer waarde kunnen halen uit hun contracten. Daarbij haalden ze enkele cijfers aan uit een rapport van Deloitte en roepen ze organisaties op om te komen tot een CLM-oplossing die past bij hun organisatie.
Videocontent
“Omdat video veel impactvoller is dan het gebruik van woord en stilstaande beelden wordt er tegenwoordig steeds meer gebruikgemaakt van video. Momenteel is ruim 80 procent van het dataverkeer op internet video, zo laat onderzoek van Cisco zien. Dat wordt aan de ene kant gedreven door de opkomst van streamingdiensten, online platforms en social media. Aan de andere kant zien we dat bedrijven video steeds meer gebruiken om impact te maken, zowel intern als extern. Het voordeel van video voor organisaties is dat ze er snel mee kunnen inspelen op actualiteiten.”
Bij organisaties die een eigen videostudio hebben wordt deze vaak weinig gebruikt vanwege de complexiteit die de techniek met zich meebrengt. Daarom pleitte Cor de Vries tijdens de break-out sessie ‘In-huis video voor interne en externe klantcommunicatie’ voor een Studio as a Service. Canon biedt studiodienstverlening waarbij hardware, software, eerstelijnssupport en ondersteuning bij opnames in de vorm van conceptontwikkeling, script en contentcreatie zoals presentaties en video’s in de huisstijl van de klant, inbegrepen is. Canon ontzorgt de klant waardoor de klant zich kan focussen op de inhoud.
Voor de ondersteuning van content creatie en het meedenken in het script heeft Canon The Creative Hub, dat het beste van een in-huis studio en een extern bureau combineert. The Creative Hub beschikt over 17 in-huis studio’s, 1 centrale Creative Hub, 85 communicatieprofessionals en 1 netwerk. The Creative Hub vertaalt de brandstrategie van organisaties door creatieve ontwerpen, passend bij merk en identiteit. Een voorbeeld daarvan is ‘Bigger Fewer Better’ van Knorr.
Kansen
De zes trends betekenen niet alleen uitdagingen voor organisaties maar ook kansen. Om de uitdagingen het hoofd te bieden en de kansen te benutten, biedt Canon haar klanten een ecosysteem van hardware, software en diensten. Daarmee helpen ze klanten met het vastleggen, verwerken en communiceren van informatie en met stroomlijnen en optimaliseren van bedrijfsprocessen. Leurs: “Doordat we dat doen kunnen klanten zich richten op het realiseren van groei, het verlagen van de kosten, het beperken van de risico’s, het verduurzamen, het vergroten van de efficiency en het verbeteren van de communicatie met de klant. We doen dat onder het motto ‘Power to Move’, de kracht om mensen en organisaties in beweging te brengen en te transformeren.”
Maatschappelijke en technologische ontwikkelingen – Interview met Jacco Leurs
Tijdens het event ging Leurs in een interview met Smart WorkPlace nader in op de trends. Alle trends worden volgens hem door twee zaken gedreven, die hand in hand gaan: maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. “Maatschappelijke ontwikkelingen sturen bedrijven om technologie te ontwikkelen die inspeelt op deze actualiteiten. En andersom geldt dat technologie een maatschappelijke ontwikkeling kan starten of versnellen. Technologische tools zoals AI die ontwikkeld worden hebben impact op de organisatie van arbeid. Zo verwacht McKinsey dat 30 procent van de taken voor 6 van de 10 mensen geautomatiseerd gaat worden. Dat is positief omdat we daardoor meer vrijheid krijgen om ons op value added taken te gaan richten.”
Hergebruik
Waar volgens Leurs nog kansen liggen en waar de branche nog wel meer aandacht aan kan geven, is duurzaamheid en meer specifiek hergebruik. “Bij Canon hebben we een hele line-up aan refurbished en remanufactured producten, die bijdragen aan de duurzaamheidsdoelstellingen van onze klanten. Deze onderwerpen mogen best wat meer aandacht krijgen voor een versnelling. Nu verdwijnen er nog te veel producten –– richting de vuilnisbelt. Om dat te veranderen moeten we bewustzijn creëren, om ervoor te zorgen dat op alle vlakken minder geconsumeerd wordt.”
Leurs ziet bij duurzaamheid ook nog een andere ontwikkeling: “In tenders neemt het aantal vragen daarover toe, evenals de weging van die vragen en de bewijslast. Je moet tegenwoordig echt met data komen. De CSRD met nadruk op inzicht, rapportage en verbetering dwingt grote bedrijven ook om actief met duurzaamheid aan de slag te gaan.”
Bij een andere trend, security, is er ook nog wel werk aan de winkel bij organisaties, aldus Leurs. “Intuïtief begrijpen organisaties en zeker de IT-mensen en security officers het wel. Wat ze zich vaak niet realiseren is dat office-apparatuur ook netwerkapparaten zijn, waar data op een veilige manier in rondgaan. Daarom moet de hardware veilig zijn en de software – de data – versleuteld en encrypted. Bij grote instellingen – defensie, de financiële wereld – is dat besef van het belang er wel, bij de private sector en zeker het midden- en kleinbedrijf is dat bewustzijn een stuk kleiner.”
Toekomst
Wanneer Leurs kijkt naar de verdere toekomstige ontwikkelingen in de werkomgeving voorziet hij dat kantoorruimtes ten gevolge van het hybride werken worden ingedikt, terwijl de benodigde infrastructuur wel beschikbaar moet blijven. Door automatisering en AI worden processen versneld en soms zelfs geëlimineerd. Medewerkers gaan daardoor steeds minder repetitive work doen en zich meer bezig houden met hetgeen dat niet geautomatiseerd kan worden: het sociale en creatieve deel van de werkzaamheden.
Kijkend naar Canon ziet Leurs een transitie van office en print naar digitalisering. Daarbij is er echter ook een constante factor, de informatiebehoefte. “Wij hebben vijf competence centers op het gebied van informatiemanagement, waarbij we klanten helpen om informatie vast te leggen, te verwerken en te communiceren naar de klanten toe. Daarnaast hebben we onlangs hierover een interessant rapport uitgebracht, Informatiemanagement in de praktijk.”
Trots
Wat mensen bij Canon trots maakt is volgens Leurs “hoe wij werken en wie wij willen zijn”. “Een project zoals De Wereld van de Wijnberg geeft mensen energie en je ziet een enorme betrokkenheid bij de medewerkers. Een ander mooi voorbeeld is World Unseen. “We realiseerden ons dat blinden en slechtzienden beeld niet kunnen ervaren zoals wij dat doen. We zijn vervolgens gaan samenwerken met bepaalde organisaties en hebben dit samengebracht met onze mogelijkheden om te pr printen in reliëf. Vervolgens hebben we dat gecombineerd met audio- en brailletekst tot een expositie die in Londen te zien was. Ook de fototentoonstelling ‘Wij zijn Europa’ van onze Belgische Canon-ambassadrice Lieve Blancquaert gaan we op die manier toegankelijk maken. Een prachtig voorbeeld vind ik in deze context ook de echo voor een slechtziende moeder van echografiespecialist Bill Smith. Al met al sluit dat natuurlijk prachtig aan bij onze slogan en onze bedrijfsfilosofie.”
