WERKEN IN 2024: HET JAAR VAN DE WAARHEID?
In 2023 lijkt hybride werken zich als fenomeen definitief te hebben gesetteld. Toch zijn er nog steeds aanzienlijke verschillen in de manier waarop organisaties hiermee omgaan. Wat gaat 2024 in dit opzicht brengen? Gaan organisaties (weer) meer sturen op aanwezigheid van medewerkers op kantoor? Wordt het kantoor wordt vooral een ontmoetingsplek? Of eerder een beehive voor jong talent? En wat wordt de impact van AI in de werkomgeving?
Smart WorkPlace nodigde een aantal experts uit voor een online pressure cooker round table om op deze vragen te reflecteren. In het hoofdkantoor van AVEX, professionals in audiovisuele dienstverlening in de zakelijke markt, kwamen deze experts bijeen.
In een eerste, inleidende verkenning kwam naar voren dat er op dit moment een aantal duidelijke bewegingen gaande zijn als het gaat om de inrichting van de werkomgeving. Om te beginnen lijken de kantoorbezettingen zich meer en meer te stabiliseren. Het aantal evenementen dat op kantoor plaatsvindt neemt weer toe. En aanwezigheid op kantoor draait vooral om interactie met en rondom teams. Organisaties durven het inmiddels aan om kantooromgevingen ook fysiek aan te passen op deze nieuwe realiteit, bijvoorbeeld door meer ruimtes voor groepsinteractie in te richten en door digitaal vergaderen kwalitatief (nog) beter te faciliteren (onder meer door AI-ondersteuning).
Kijkend naar 2024 is vooral de vraag hoezeer organisaties toch niet meer top-down/sturend zullen proberen meer grip te krijgen op gebouwgebruik en kantoorbezetting. Hierover werd gediscussieerd aan de hand van een eerste stelling.
- Hybride werken heeft zich als fenomeen definitief gesetteld. Maar in 2024 gaan organisaties meer sturen op aanwezigheid van medewerkers op kantoor.
Uit de discussie kon worden opgemaakt dat deze stelling zeker niet voor alle aan tafel genode organisaties gold. Als er in 2024 al méér gestuurd gaat worden, dan eerder in de vorm van (het geven van) kaders of ‘spelregels’, waarbij het aan de teams zelf wordt overgelaten om de beste balans te vinden tussen werk dat (samen) op kantoor gedaan moet worden, en werk dat (deels) ook thuis verricht kan worden. Duidelijk werd dat organisaties die ook vóór corona al een relatief goed uitgekristalliseerde cultuur van hybride werken kenden, eigenlijk relatief weinig problemen ervaren. Hetzelfde geldt, mutatis mutandis, voor organisaties waarin thuiswerken door de aard van de kernactiviteiten sowieso maar beperkt mogelijk is, zoals ziekenhuizen en zorginstellingen.
De vraag is natuurlijk wel: als het aan de teams zelf wordt overgelaten de ‘juiste mix’ te vinden, wat zijn dan de cruciale elementen van die mix? Duidelijk werd dat hier onderscheid gemaakt moet worden tussen de primaire activiteiten die in teamverband plaatsvinden (denk aan overleggen, vergaderen, brainstormen) en de meer secundaire activiteiten (zoals - onbewust - leren, persoonlijke ontwikkeling en verbinding creëren). Die komen alleen tot hun recht door ‘werken in nabijheid’ en dat vraagt om daadwerkelijke fysieke ontmoeting op kantoor. Teamleiders/managers dienen zich hiervan goed bewust te zijn, want de aandacht lijkt vooralsnog vooral uit te gaan naar de primaire teamactiviteiten, terwijl de secundaire taken minstens zo belangrijk (en zelfs een menselijke basisbehoefte) zijn.
Ander gebruik van kantoren werpt ook een nieuw licht op (het meten van) productiviteit. Kantoren moeten in een nieuwe interactie tussen gebruiker en organisatie niet zozeer ‘meer’ of ‘langer’ werken, maar vooral ‘beter werken’ gaan faciliteren. Organisaties zullen in 2024 dan ook nog meer moeite gaan doen om (datagedreven) te begrijpen hoe kantoorgebouwen meer effectief kunnen worden ingezet en ingericht - en trouwens ook welk soort leiderschap daarbij past.
Gespreksleider Wim Kooyman bracht daarop de tweede stelling ter tafel.
2. Het kantoor wordt een ontmoetingsplek en dient vooral om jonge talenten te werven voor de organisatie.
Duidelijk werd dat organisaties inderdaad een shift aan het maken zijn van (minder) individuele werkplekken naar (meer) ontmoetingsplekken. Sommige organisaties richten deze plekken zo in dat een natuurlijke interactie ontstaat tussen oudere en jongere werknemers, of tussen werknemers van heel verschillende afdelingen, bijvoorbeeld in centraal gelegen ‘business clubs’. Actief werken in deze ontmoetingsruimtes wordt soms zelfs ontmoedigd (geen netwerkaansluiting): ‘socializen’ is het hier het credo.
Dat laatste maakt overigens duidelijk dat ontmoeten iets anders is dan samenwerken. Samenwerking is een complex begrip en kan op allerlei manieren gefaciliteerd worden - ook online of hybride. Organisaties dienen om succesvol te zijn dan ook meer te sturen op de kwaliteit van samenwerking op kantoor, dan op het creëren van een soort van ‘clubhuis’. Medewerkers zelf lijken post corona ook meer op zoek naar functioneel contact, dan naar toevallige ontmoetingen.
Op dit moment zijn het vooral de jongere werknemers die graag naar kantoor komen - juist vanwege het aspect ‘onbewust leren’. Voor jonge werknemers geldt bovendien dat ze de kans geboden moet worden om zich te verbinden met de cultuur van de organisatie - en ook dat lukt niet of nauwelijks op afstand. “Als je je niet kunt verbinden aan de cultuur, dan worden andere dingen belangrijk, zoals het salaris en het aanbod in het bedrijfsrestaurant. En dan is een vergelijking met het gras bij de buren snel gemaakt”, aldus een van de aanwezigen. “Mensen moeten het gevoel hebben dat ze echt bij jou moeten zijn, dan houd je ze gemakkelijker vast.” Tot slot poneerde Kooyman een derde stelling die - zo onderkende hij zelf als eerste - waarschijnlijk voldoende stof tot discussie zou geven voor een separate ronde tafel op zich. 3. De invloed van AI op de bedrijfsvoering neemt enorm toe. Daadwerkelijk worden bepaalde arbeidsprocessen overgenomen waardoor ook de behoefte aan werkomgeving verandert.
Ten aanzien van deze stelling was de algemene teneur dat (1) enerzijds AI een enorme impact zal gaan hebben en zal leiden tot een totaal andere inrichting van het kantoor zoals we dat nu kennen; (2) anderzijds het nog te vroeg is nu al te spreken over het ‘overnemen van bepaalde arbeidsprocessen’ en dat dit hier ook in 2024 nog geen sprake van zal zijn. Tegelijkertijd werd geconstateerd dat het al of niet inzetten van AI (vgl. ChatGPT) in de werksfeer veeleer een beslissing is van individuele werknemers dan van de organisatie, en dat AI iets is dat sowieso al via allerlei tools en platforms druppelsgewijs organisaties binnen sijpelt - denk bijvoorbeeld aan de GenAI-tools die binnenkort worden geïntegreerd in de suite van Microsoft 365-tools (Copilot). Feit is dat er op dit moment getracht wordt de inzet van AI te remmen/reguleren door middel van wet- en regelgeving. Voor sommige organisaties is dit reden AI-toepassingen ‘on hold’ te zetten of slechts experimenteel te onderzoeken. Maar tegelijkertijd lijken veel organisaties te beseffen dat AI ‘niet te stoppen’ is en dat dit thema de komende jaren een vaste plek zal gaan innemen op de agenda van de werkplekmanager.
Aan de Round Table namen deel: Edwin Berg (Rabobank), Wesley van Dalen (Amphia Ziekenhuis), Lyjo Franse (Measuremen), Amir Khezri (Aon), Wim Kooyman (Smart WorkPlace), Nick Lettink (YNNO), Jeroen Roverts (IWG), Jacqueline Schlangen (CfPB), Erwin Schmitz (AVEX).