DE ROL VAN DATA IN EEN CIRCULAIRE TRANSITIE

Tekst: Ruben van der Aa en Marvin van Kempen, Beeld: Alvero

De vraag naar oplossingen voor snel veranderende werkomgevingen is explosief. Veel bedrijven zijn onderweg met duurzaamheidsbeleid, richten zich op gebruik in plaats van bezit en willen adaptief zijn om nieuwe concepten met gezwinde spoed toe te passen. Ook heroverwegen veel organisaties de bezetting en benutting van de vastgoedportefeuille. Dat ziet ook Reinier Nederhoed van Alvero Kantoormeubelverhuur: “Een dynamische markt, zonder twijfel. Als we naar circulaire en gezonde werkomgevingen gaan, is het noodzakelijk om eerst inzicht te hebben van wat je in huis hebt. Daar geeft datagedreven facility management invulling aan, maar we komen uit een situatie waarin dit nog geen gemeengoed is. Vroeger handelden we vanuit vooral uit onderbuikgevoel, maar tegenwoordig zitten we in een andere werkelijkheid. Vol financiële prikkels en verduurzamingsambities. Daarom moet de ratio de boventoon voeren, niet de emotie.”

Snel veranderende wereld

Het begint allemaal bij een goed fundament: weet wat je in huis hebt op het vlak van tafels, stoelen en kasten. Dat klinkt eenvoudig, maar bedrijven maakten voorheen slechts grove inschattingen van wat er aan interieur beschikbaar was. Basale informatie kwam terecht in een bestand dat verre van adaptief was. Diezelfde uitdagingen zag Alvero ook in haar eigen omgeving. Nederhoed: “We zagen bijvoorbeeld grove inschattingen van het beschikbare interieur in Excel-sheets en stelden ons de vraag hoe we dit proces konden verbeteren. We wisten namelijk dat dit niet aansluit op een snel veranderende wereld, waarin de werkomgeving vooral adaptief moet zijn. Op trends, op ontwikkelingen zoals het hybride werken.”

En dus ging Alvero aan de slag met het ontginnen van dit verbeterpotentieel. “Dat deden we met de ontwikkeling van ons eigen systeem: Alvero Meubel Management (AMM). Het gaf ons eerst intern de mogelijkheid om constant up-to-date te zijn. We wilden de waarde tonen van een actief document dat je helpt inspelen op duurzaamheidsontwikkelingen. Waarmee je sneller inspeelt op nieuwe ontwikkelingen en een circulaire bedrijfsvoering nastreeft. En dat je laat anticiperen op efficiëntieverhoging en versnelling.”

Duurzamer acteren

Volgens Nederhoed zag Alvero dezelfde uitdagingen én kansen bij klanten. “We zagen de potentie van het systeem om niet alleen als een intern systeem te fungeren, maar onze partners en klanten te helpen om hun ambities in te vullen. Die ambities staan aan de wieg van deze beweging naar datagedreven facility management. ”Veel bedrijven uiten de wens om duurzamer te acteren, om de uitstoot van schadelijke broeikasgassen te minimaliseren en grondstoffen langer in de keten te houden. Een rood cirkeltje staat voor velen rondom het jaartal 2030, waarin we de helft minder primaire grondstoffen gebruiken en de uitstoot van CO2 met meer dan de helft verminderen. “Dat lijkt ver weg, maar dit is voor veel organisaties een enorme klus waarvoor het startschot al jaren geleden klonk. Veel bedrijven zijn al gemotiveerd aan de slag met beleid en uitvoering. En met de aanstormende wetgeving rondom de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) die vanaf 1 januari 2024 geld is er ook op korte termijn veel urgentie te proeven, om duurzaamheid en milieu-impact in je organisatie inzichtelijk te maken.”

Nulmeting is noodzaak

Voor veel bedrijven is er dan ook een diversiteit aan ambities die spelen: financieel gedreven, gericht op verduurzaming, het gezond maken van de werkplek en het uitwerken van toekomstbestendige werkplekconcepten. “Tijdens een intakegesprek ontdekken we welke ambities er zijn en hoe ver een organisatie al is. We starten met een nulmeting om duidelijk te maken welke objecten er in huis zijn en hoe die passen in bijvoorbeeld circulariteitsdoelstellingen. Ieder onderdeel krijgt een tag met RFID-technologie, een unieke identiteit met dataverrijking en wordt ondergebracht in een meubel management systeem dat de data herbergt.” Quick wins zijn er volgens Nederhoed genoeg. Hij noemt er een aantal: “Denk bijvoorbeeld aan meubilair dat verstopt staat in een magazijn, waar niemand van weet. Ook krijg je meer gedetailleerde informatie over de producten. De leeftijd, de samenstelling, de producent. Je weet van wieg tot het huidige moment wat er met een object is gebeurd. Waar het object is gebruikt en waar het zich bevindt, maar ook welk onderhoud er heeft plaatsgevonden.”

Efficiënter beslissen

Deze informatie is voor veel bedrijven kersvers. Omdat deze gegevens vaak niet voorradig zijn, zorgt dat voor inefficiëntie, bijvoorbeeld op momenten waarop de werkomgeving verandert vanwege conceptvernieuwing, op momenten dat er sprake is van het afstoten van vastgoed of op natuurlijke vervangingsmomenten. Vervolgens is het paniekvoetbal spelen om de informatie tijdig in beeld te krijgen: “Met een systeem maak je verrijkte data visueel inzichtelijk. Daarmee wordt het op momenten dat het erom spant vele malen eenvoudiger om snel en efficiënt beslissingen te nemen, want je weet bijvoorbeeld hoeveel stoelen er zijn met een specifieke samenstelling, onder andere op het gebied van materialen en kleur.” Er zijn volgens hem verschillende momenten waarop de verrijkte data uitkomst biedt: “Omdat we op een andere manier de vierkante meters in onze gebouwen invullen. Bedrijven heroriënteren zich op hun vastgoed en willen bijvoorbeeld een aantal panden afstoten of met een vernieuwd huisvesting- en werkplekconcept komen. Dan wil je weten wat er in je gebouwen staat, zoals of het voldoet aan kleurstellingen, of refurbishing noodzakelijk is.” Nederhoed onderstreept wel het belang van betrokkenheid en discipline bij de professionals die een meubel management systeem gebruiken. Net als bijvoorbeeld bij een Customer Relation Managementsysteem (CRM) is de kracht in grote mate afhankelijk van de invoer van medewerkers en het bijhouden van de data: “Het is van belang om secuur de data in het systeem te zetten. Je bestaande organisatie moet de discipline hebben om bijvoorbeeld mutaties te voorzien van een nieuwe RFID-tag en het systeem te verrijken met deze data.”

Dataverrijking toegankelijk maken

Daarom zijn ambassadeurs in de organisatie essentieel, die de toegevoegde waarde van de data begrijpen. Zij begrijpen dat met het systeem processen efficiënter worden en het een bedrijf in staat stelt om meer circulaire en financiële keuzes te maken. “Er moet draagvlak zijn binnen Facility Management. Je besteedt tijd, geld en energie in het voortraject om inzicht te krijgen. Dan wil je ook je Return on Investment, niet alleen in milieu-impact, maar ook in geld. Om dat te doen is het urgent om draagvlak te creëren in je organisatie. Zorg dat je enthousiastelingen anderen aansteken en het nut en de voordelen inzien.” Een neveneffect van het werken met deze RFID-tags en het AMM, is dat de dataverrijking toegankelijk wordt voor iedereen. Nederhoed: “Iedere tag is namelijk ook voorzien van een QR-code, waardoor de drempel voor informatievoorziening verlaagt. Op je telefoon krijg je de data te zien. Dat is in je interne organisatie een hele mooie stap voor transparantie over de producten. Extern betekent het dat leveranciers bijvoorbeeld zich niet meer afvragen op welke verdieping de objecten staan en wie de contactpersoon is. Dan verlies je geen tijd bij een reparatie of vervanging.”

Des te belangrijker om de data up-to-date te houden. Toch wil Nederhoed niet de indruk wekken dat je elk uur van de dag kwijt bent aan het bijwerken van informatievoorziening. “Integendeel, het kan zo zijn door een drukke periode updates bent vergeten. Dan is het van belang om bijvoorbeeld één keer per jaar door het pand heen te lopen en een nieuwe nulmeting maakt. Op basis van de verschillen kun je dan actie ondernemen.” Het Alvero Meubel Management heeft zich ondertussen bewezen op verschillende plekken. Zoals bij Rijkswaterstaat (RWS), vertelt Nederhoed: “Inmiddels heeft RWS op meer dan 200 locaties zo'n 64.000 meubelstukken van een RFID-tag voorzien. Het onderhoudsprogramma binnen AMM zorgt ervoor dat bureaustoelen zo lang mogelijk gebruikt worden, door deze schoon te maken of te repareren. Met inzicht maak je onderbouwde keuzes, die circulariteit stimuleren. Door de levenscyclus te verlengen gebruik je minder virgin materials en verlaag je de uitstoot van schadelijke broeikasgassen. Onderaan de streep zie je dat terug. Ook aan de financiële kant.”

Samen onderweg

Die kennis en praktijkervaring neemt Alvero mee naar de WorkPlace Xperience, op 16 en 17 april in de Van Nelle-fabriek in Rotterdam. De partij keert terug na een eerdere succesvolle editie: “De WorkPlace Xperience is voor ons een high-end event, waar we gelijkgestemden ontmoeten. Het niveau van de bezoekers én de gesprekken is hoog. Dat moment gebruiken we graag om niet alleen alle facetten van onze oplossing te presenteren, maar vooral met elkaar van gedachten te wisselen over het thema datagedreven facility management. Een onderwerp dat niet fel uitgelicht op het event naar voren komt, maar dat wij de aandacht geven die het verdient.” Hij hoopt vooral op veel interactie: “We horen graag overwegingen om wel of niet aan de slag te gaan met datagedreven facility management. En denken graag mee over oplossingen die bedrijfsvoering toekomstbestendig maken, om van emotie naar ratio te gaan. Dat hebben we nodig voor versnelling. Dit is een ontwikkeling die nooit meer stilstaat. Wij gaan graag samen op die reis.” Kijkend naar de toekomst ziet Nederhoed nog een belangrijke kans in de vorm van een marktplaats voor overtollig meubilair: “Deze zorgt ervoor dat bedrijven de meest circulaire en duurzame oplossing naar zich toetrekken. De objecten die niet meer worden gebruikt staan niet ergens achter in een magazijn of krijgen de stempel ‘einde levenscyclus’. In plaats daarvan krijgt ieder object een nieuw leven, met alle winst die daarbij hoort.”

Circulaire werkomgeving

Sinds de oprichting in 1986 is Alvero aan de slag met het begrip circulariteit. Dat begrip kun je op verschillende manieren uitleggen en er zijn dan ook meerdere facetten. Allereerst het verlengen van de levensduur: ervoor zorgen dat een product duurzaam is en lang meekan in de keten, de herbruikbaarheid van de oplossing. Daarnaast wordt het meubilair steeds vaker als een dienst ingezet, in plaats van dat er sprake is van eigenaarschap. Niet iedereen richt zich meer op het bezitten van zaken. Daarnaast wordt het meubilair op het moment dat het nodig is ingezet bij andere bedrijven.