STEL DE EINDGEBRUIKER CENTRAAL
Het hebben van een employee experience strategie is steeds belangrijker in een periode, waarin er schaarste is op de arbeidsmarkt en waarin medewerkers, die hybride werken minder naar kantoor komen. NTT organiseerde er samen met Smart WorkPlace een Round Table over, waarbij ook de inrichting van de werkplek en de rol van technologie nadrukkelijk aan de orde kwamen. De deelnemers waren het erover eens dat werkplek en technologie belangrijke enablers zijn, maar dat een goede employee experience begint met het centraal stellen van de medewerker.
De Round Table trapt af met een levendige discussie over de voordelen en nadelen van Copilot, de AI assistent van Microsoft (zie kader). Daarna is er een presentatie door Arne van Delft van het jaarlijkse rapport dat NTT publiceert over trends op de werkplek (zie kader). Van Delft, die zich bij NTT bezighoudt met employee experience, smart building en data-analyse bij de klant, sluit zijn presentatie af met de opmerking dat de eindgebruiker centraal hoort te staan en dat de technologie daarbij faciliteert. “De technologie en de werkplek moeten de gebruiker faciliteren. Daarbij hebben zowel de business als HR, facility, vastgoed, IT en workspace een stukje van de puzzel in handen om dat in orde te maken.” Daarmee ben je echter nog niet, aldus Van Delft: “Uiteindelijk is voor de employee experience de identiteit van je bedrijf namelijk net zo belangrijk.”
De werkomgeving voelen en doorleven
De presentatie is aanleiding voor moderator Wim Kooyman om aan de deelnemers te vragen hoe het staat met de employee experience strategie bij hun organisatie. Marcel Boltjes van ASML trapt af. “We zijn vanuit HR, IT, communicatie en brand integraal bezig met de employee experience strategie. Dat laatste is ook belangrijk. Onderdeel van die brand is cultuur: hoe kun je in onze werkomgeving voelen en doorleven dat je bij ASML bent? Verder onderzoeken we momenteel wat een goede standaard is die we kunnen gaan hanteren bij het hybride werken. Daarbij kijken we naar verschillende aspecten, zoals akoestiek en naar de opstelling van audiovisuele middelen en het meubilair in ruimtes. Hoe zorgen we er bijvoorbeeld voor dat alle deelnemers in een hybride overleg goed in beeld en hoorbaar zijn. Verder is diversiteit en inclusiviteit een belangrijk thema. Dus kijken we hoe we onze ambities op dat punt kunnen vertalen in de employee experience van de workplace.”
Boltjes legt uit hoe de employee experience strategie past in de purpose van ASML, ‘Unlocking the potential of people and society by pushing technology to new limits’. “Bij ASML is dat echt een waterval: we hebben een purpose, missie en visie en die vertaalt zich vervolgens door naar de workplace experience. De workplace experience is voor ons een integrale benadering van ‘design’, ‘hospitality’, ‘technologie’ en ‘people & culture’. In samenwerking met brand kunnen we het ASML gevoel meer zichtbaar maken.”
Het belang van de eindgebruiker
Paul van Rijn van RVO gaat in op de ontwikkeling van de employee experience bij de rijksoverheid. “De rijksoverheid telt ongeveer 120.000 ambtenaren en dat is een pluriforme groep. Een aantal jaren geleden is voor huisvesting de Fysieke Werkomgeving Rijk bedacht om meer te standaardiseren. De gemiddelde rijkshuisvesting krijgt anno 2023 van de eindgebruiker een zesje, een teleurstellende score als je bedenkt dat het een grote kostenpost is. We hebben geanalyseerd hoe dat kwam en ontdekten dat de eindgebruikers in tegenstelling tot de beleidsmakers, facility managers en vastgoedmanagers geen plek hadden in de keten. Inmiddels hebben we de FWR geüpdatet naar aanleiding van het hybride werken en het feit dat circa een kwart van de medewerkers niet meer naar kantoor terug wilde. Daarbij is het gelukt om samen met twintig experts de eindgebruiker centraal te stellen. Natuurlijk is het straks een uitdaging om in de praktijk te zien hoe de andere partijen daarmee omgaan.”
Van Rijn heeft daar wel een beeld bij: “Je biedt vanuit de FWR als onderlaag een functionele basis aan, smart en gericht op optimaal efficiënt gebruik van vierkante meters. Om ervoor te zorgen dat de werkomgeving eigen wordt voor de eindgebruikers, geef je ze vervolgens bij het design de ruimte bij onder meer de keuze van materialen, beelden en kleuren. Daarin zit namelijk de eerste connectie met het welbevinden van de eindgebruiker.” Boltjes haakt daarop in: “Bij ASML hebben we het vooral over de activiteiten van medewerkers gedurende de werkdag. Daarbij vragen we aan de medewerker welke activiteiten de medewerker heeft gedurende de dag. We kijken vervolgens hoe we deze activiteiten binnen de werkomgeving kunnen vertalen.” Van Rijn: “Bij de rijkshuisvesting is activiteitsgerelateerd huisvesten de standaard. Dat komt echter niet overal even goed van de grond. Vandaar dat het vraaggestuurd werken, zoals mind’, zoals Simon Sinek ooit zei. Dat vergt flexibiliteit van de ketenpartners en geduld bij eindgebruikers. Het is echter wel een uitdaging die, wanneer succesvol, een boost geeft aan de employee experience bij de rijksoverheid.”