Een nieuwe werkomgeving die leefkracht versterkt

MENZIS ZET IN OP GEZONDHEID & GEDRAG

De missie van Menzis is om de leefkracht van ieder mens te versterken. Leefkracht betekent voor Menzis mensen helpen om gezonder te leven en de kwaliteit van hun leven te verbeteren. Daaraan werkt Menzis voor haar klanten, en ook – net zo belangrijk – voor haar medewerkers. Bart In ’t Velt, adviseur huisvesting en welzijn, en Agnes ten Cate, projectmanager begeleidingstraject, delen graag hoe zij dit binnen Menzis hebben gerealiseerd. Zo willen zij ook andere organisaties hiermee verder helpen.

TEKST Ellen van Hattem

BEELD Michael Kooren

Van links naar rechts: Bart In ’t Velt, Agnes ten Cate

Leefkracht, samenwerking en flexibiliteit

In 2017 startte Menzis met het aanpassen van haar kantoorlocaties in Wageningen, Enschede en Groningen. “De aanleiding voor het realiseren van een nieuwe werkomgeving was meerledig”, vertelt In ’t Velt. “De gebouwen waren, ook wat betreft technische installaties, aan een upgrade toe. Door de digitalisering van veel werkzaamheden gebruikten we de beschikbare ruimte niet effectief. En heel belangrijk: Menzis wil het verschil maken voor mens en maatschappij. Dit vraagt om een gezonde organisatie, waar medewerkers hun energie en talenten goed kunnen inzetten. Dat faciliteert de nieuwe werkomgeving met het accent op drie pijlers: leefkracht, samenwerking en flexibiliteit.


Ook in eigen huis gaat leefkracht centraal

Menzis maakt zich, samen met zorgaanbieder en andere partners, hard voor toegankelijke zorg. Naast het verzekeren van kwalitatief goede en betaalbare zorg wil Menzis de leefkracht van ieder mens versterken. Leefkracht staat voor de positieve kracht van gezond leven, voor mentale fitheid, bewust bezig zijn met je gezondheid, voor meedoen in de maatschappij. Op een manier die bij ieder mens past. “Leefkracht is veel meer dan vitaliteit alleen. Het gaat erom dat jij de dingen kan doen die jij belangrijk vindt. Dát maakt leefkracht zo bijzonder. We hebben dit vertaald naar de nieuwe werkomgeving. We willen dat mensen prettig en arbo-technisch goed kunnen werken. Dat leidt tot betere resultaten en werkt preventief rond verzuim”, vertelt In ‘t Velt. “Leefkracht zie je op allerlei manieren terug in de nieuwe werkomgeving: in de inrichting, met ICT-middelen en via het stimuleren van nieuw gedrag. Variatie is daarbij sleutel tot succes. Met een divers aanbod aan leefkrachtige elementen bieden we onze collega’s enerzijds een keuze. Ontspanning, beweging, gezonde voeding: iedereen geeft daaraan een eigen invulling. Anderzijds kunnen de interventies elkaar verstreken. Bijvoorbeeld een hoog/laag-bureau met software die je zit/sta-verhouding registreert en proactief adviseert, voorafgegaan door tips van een arbodeskundige over de juiste werkhouding en bureauinstelling. Het succes ligt bij de adoptie door medewerkers. Daarvoor hebben we teambegeleiding ingezet.”

“Menzis zet in op leefkracht, samenwerking en flexibiliteit.” – Bart in 't Velt
“Menzis wil de leefkracht van ieder mens versterken.” – Bart in 't Velt

Leefkracht stimuleren

Met input uit bedrijfsbezoeken, persona’s en medewerkerjourneys, brainstormsessies en deskresearch maakte Menzis een afweging tussen de mogelijkheden om leefkracht te stimuleren. Bureau D/Dock deed de Healing Office check in de oude werkomgeving. Dit onderzoek meet op tien objectieve en subjectieve meetpunten het welzijn en de inzetbaarheid van medewerkers. Met al die kennis heeft Menzis in de nieuwe werkomgevingen verbeteringen doorgevoerd.

“We hebben geen norm gesteld, maar per locatie beoordeeld welke onderwerpen aandacht verdienden. We wilden begrijpen hoe onze collega’s werken en waarvan ze blij worden. Ook belangrijk was: zijn de interventies gericht op ‘samen doen’ of ‘individueel’, vragen ze veel of weinig tijd. En wat is het doel: ontspanning, beweging of voeding. Zo hebben we in Enschede vooral ingezet op divers meubilair omdat de grote groep call center medewerkers daar minder makkelijk kan gaan lunchwandelen.


Uit herhaling van het onderzoek van D/Dock een half jaar na de verhuizing blijkt dat we collega’s de nieuwe werkomgeving als veel prettiger ervaren. Vrijwel niemand wil terug naar de oude situatie. Collega’s vragen nu ook om extra leefkrachtige elementen, bijvoorbeeld zitballen of wiebelplanken. Behoefte creëren vanuit schaarste, dat is onze strategie. Ik heb liever dat ze vragen om elementen of diensten, dan dat deze niet gebruikt worden. Zo voorkomen we dat een investering onbenut blijft. We streven ernaar om de collega’s te verleiden tot, bewuste of onbewuste, gezonde keuzes,” licht In ’t Velt toe.


Onderzoek naar een gezonde werkomgeving

Menzis deed op haar locaties ook zelf onderzoek naar nieuwe mogelijkheden voor een gezonde werkomgeving. Eén van de verdiepingen was een jaar lang het ‘Living Lab’, waar Menzis samen met een aantal partners experimenten deed. In ’t Velt: “Studenten deed bijvoorbeeld onderzoek naar het gebruik van kleur in de werkomgeving, naar de effectiviteit van en bereidwilligheid tot korte workouts, naar de beleving van het klimaat en het effect van virtual reality op meer focus en energie. Daarvan leren we om het aanbod aan te passen, maar ook om het beter of anders onder de aandacht te brengen. Het nieuwe gedrag komt er, helaas, niet vanzelf.”


In ’t Velt vat de geleerde lessen en succesfactoren samen: “Zorg voor betrokkenheid van de medewerkers, via een klankbordgroep of ambassadeurs. Voed en inspireer deze groep. Menzis heeft een grote groep leefkracht-ambassadeurs. Enthousiaste collega’s weten anderen te motiveren en mobiliseren. Eén van hen roept regelmatig de collega’s achter hun bureaus vandaan om een minuutje te squatten.”


Deze bottom-up insteek combineert In ’t Velt met de topdown-benadering. “Het onderwerp staat bij Menzis op de agenda van de MT’s. Het is belangrijk dat zij de verandering stimuleren en zelf het goede voorbeeld geven. We hebben ook bewust gekozen voor die interventies waarvan al bewezen is dat het werkt, dan is er direct resultaat. Kies een goede mix en houd het simpel. Beter een potje tafelvoetbal, dan trainen voor de marathon. Gamification of nudges (red.: kleine veranderingen die nieuw gedrag stimuleren) werken ook goed: daag mensen uit, maak ze nieuwsgierig.”


Healing Office check

Bij de ontwikkeling van de nieuwe werkomgeving zette Menzis in op meer leefkracht. De 10 elementen die daarvoor bepalen zijn, liet Menzis voor en na de verhuizing onderzoeken.


1. Daglicht

2. Eigen Regie

3. Natuur

4. Diversiteit

5. Binnenklimaat

6. Duurzaamheid

7. Verbondheid

8. Ontspanning

9. Beweging

10. Voeding

Integrale benadering

In ’t Velt legt uit dat samenwerking niet alleen een doel, maar ook een uitgangspunt was bij de realisatie van de nieuwe werkomgeving. “Dit project is een co-creatie van de afdelingen Facility Services, Personeel & Organisatie en Informatievoorziening. Het gaat niet alleen om de inrichting en de facilitaire processen. Als je beter wilt samenwerken en flexibel wilt zijn waar je dat doet, heb je de juiste ICT-voorzieningen nodigen. En het is belangrijk mensen mee te nemen in het waarom van de verandering en te helpen de nieuwe voorzieningen optimaal te gebruiken. P&O begeleidde de teams die verhuisden naar de nieuwe werkomgeving. Onder meer teamsessies en coaching op de werkvloer hielpen bij de stap naar activiteitgericht werken. Dat is het concept waarmee wij leefkracht, samenwerking en flexibiliteit invulling geven.”


Dat de drie afdelingen in hun doel zijn geslaagd, wordt duidelijk als je bij Menzis binnenstapt. Het is een inspirerende plaats om te werken en te ontmoeten, waarop de medewerkers trots zijn.

“We willen de collega’s verleiden tot, bewuste of onbewuste, gezonde keuzes.” – Bart in 't Velt

Activiteitgericht werken

De nieuwe werkomgeving van Menzis is ontwikkeld voor activiteitgericht werken. De medewerkers worden uitgenodigd om steeds de werkplek te kiezen die het beste past bij het werk dat zij gaan doen. Daarvoor biedt elke verdieping een diversiteit aan werkplekken: basiswerkplekken, stilteplekken, bel- en concentratieplekken, samenwerkplekken, aanlandplekken tot en met een huiskamer voor informeel contact en ontmoetingen.

Ten Cate gelooft in deze manier van werken: “Het is net als thuis: je eet aan de keukentafel, je slaapt in je slaapkamer en je poetst je tanden in de badkamer. De inrichting van die plekken helpt je daarbij. Zo werkt het ook in onze nieuwe werkomgeving. Als je even wilt bijpraten en het niet erg is om gestoord te worden, dan drink je een kop koffie in de huiskamer. Wil je ongestoord overleggen, dan kies je een overlegkamer. En voor werken in stilte zoek je, aan het uiteinde van de verdieping de rustige zone op. Dat kan betekenen dat je meerdere keren per dag een andere werkplek kiest. Daarbij ontmoet je steeds andere collega’s. Zo leren we elkaar beter kennen en leggen we makkelijker verbinding. De ervaring leert dat elkaar kennen de basis is voor betere samenwerking. En dat leidt tot betere resultaten.”


Inzetten op begeleiding

Op basis van de type werkzaamheden van de medewerkers zijn er drie soorten inrichtingsconcepten gekozen: callcenter, back office en mix. In het callcenter zijn vooral basiswerkplekken, met goede akoestische maatregelen. In de back office omgeving is meer diversiteit in werkplekken. De mix-omgeving kent de grootste variëteit in soorten werkplekken: daar werken collega’s die mobiel zijn in hun werkzaamheden, veel in overleg zijn, samenwerken afwisselen met bellen en geconcentreerd werken. De kantoren zijn zo ingericht dat ze bij wijziging van het soort werk of het aantal medewerkers relatief eenvoudig kunnen worden aangepast naar een andere opzet. Ook dat is flexibiliteit.


Met en voor de business

“Door de aard van het werk en waarschijnlijk ook door regionale verschillen in het type mens is de cultuur op elke locatie net even anders. Ook al zijn we allemaal Menzis,” heeft Ten Cate ervaren. “We wisten dat de start met activiteitgericht werken op elke locatie en zelfs in elk team een eigen benadering vraagt. Daarom hebben we een begeleidingstraject opgezet.

De begeleiding begint met overleg met het management van het cluster dat gaat verhuizen. We willen begrijpen voor welke organisatie-opdracht zij staan, wat hun context is. Samen bespreken we hoe activiteitgericht werken daarbij kan helpen. Op basis hiervan leggen we bij de begeleiding het accent meer op samenwerking, of juist op leefkracht. De business kiest een aantal leidinggevenden als vertegenwoordigers in het regieteam. Dat is ons aanspreekpunt voor verdieping op de beoogde gedragsverandering. Daarnaast komt er een werkgroep waarmee we praktische zaken afstemmen.

In de drie maanden voor de interne verhuizing volgt elk team een sessie waarin we aan de hand van relevante thema’s bespreken wat activiteitgericht werken betekent. Vooraf vult de leidinggevenden een vragenlijst in, zodat we weten waar het team nu staat ten aanzien van deze thema’s. We noemen dat de ‘readiness check’. Sommige teams werken al heel flexibel dan is het afstand doen van een eigen werkplek geen issue. Veel teamleden zijn onzeker of ze hun collega’s nog wel genoeg spreken of weten niet af hoe ze iemand aanspreken die op een stilteplek gaat telefoneren. Of een team legt, bijvoorbeeld als gevolg van hoge werkdruk, het accent op meer leefkracht. We beantwoorden vragen, geven tips en stimuleren het maken van afspraken. Vaak kiest een team zelf voor verdere verdieping, bijvoorbeeld via een training feedback geven.”


Leefkrachtige elementen

Menzis gelooft in een variëteit aan leefkrachtige elementen, zodat medewerkers daar naar eigen behoefte en eigen vermogens uit kan kiezen. Denk aan: hoog/laagbureaus, diverse zit/sta-elementen zoals zitballen, wiebelplanken en loopband, lunchwandelen, wandelbila, buitenwerkplekken met wifi, ontspanningskamer, virtual reality, powernap-ruimte, tafelvoetbal, yoga, espressobar, fruit op de werkvloer, waterpunten, trap meer toegankelijk, bedrijfsrestaurant met aanbod gezonde voeding.

“In onze werkomgeving maak je keuzes. Het is net als thuis: eten doe je aan de keuken­tafel en slapen in je bed.” – Agnes ten Cate

Het begint pas echt na de verhuizing

Menzis loopt ook mee met de teams in de eerste maanden ná de verhuizing. Pas dan ervaren de collega’s wat activiteitgericht werken inhoudt en waar zij nog stappen willen of moeten zetten. Ten Cate: “We zijn op de dag van de interne verhuizing en in de weken daarna veel op de werkvloer aanwezig. We beantwoorden vragen, denken mee hoe collega’s de nieuwe werkplekken goed kunnen gebruiken en zorgen dat praktische zaken worden opgelost. Vorige week sprak ik een leidinggevende over het bij elkaar houden van zijn team. Nu de mensen zelf hun werkplek kiezen, is het bij elkaar zitten niet vanzelfsprekend. Dat vraagt om nieuwe teamafspraken: werk een bepaald dagdeel van de week op een afgesproken plek. Tegelijkertijd vraagt het om je werk anders te organiseren: maak ook tijd voor een sociaal moment, bijvoorbeeld een wandellunch.”


“Mensen leren om na te denken over drie vragen: wat ga ik nu doen, wie heb ik daar bij nodig en waar ga ik werken?,” legt Ten Cate uit. “Als we op de werkvloer zijn, stimuleren we ook het gebruik van het dynamisch meubilair en een leefkrachtige manier van werken. Je ziet dat iedereen hier op een eigen manier gebruik van maakt, en dat is ook precies de bedoeling. Veel collega’s zijn erg enthousiast over de hoog/laag-bureaus, de zitballen, de wiebelplanken. Zo creëer je beweging ook als je voor je werk aan hetzelfde bureau gebonden bent. Steeds meer mensen maken een lunchwandeling of kiezen voor een wandelbila.

Even naar buiten geeft nieuwe energie. En tegelijk zie je dat de stoel met de Virtual Reality bril om 5 minuutjes te ontspannen of de Ontspanningskamer nog beperkt gebruikt worden. We weten allemaal dat een momentje ontspannen tijdens het werk belangrijk is, maar ook echt doen dát is nog wennen. We zoeken, samen met onze leefkrachtambassadeurs, voortdurend naar nieuwe manieren om de interventies te stimuleren of behoeftes die nieuwe middelen vragen. Na afronding van ons project zijn de leefkrachtambassadeurs hiervoor de blijvende schakel naar ons facilitair bedrijf.”


Ook beschikbaar voor ander organisaties

Menzis maakt ook gebruik van de interventies van SamenGezond op het Werk, die zij zelf als dienst ontwikkelt. Bedrijven kunnen, los van hun eigen ziektekostencollectiviteit, hierop een abonnement nemen. Via SamenGezond op het Werk stimuleert Menzis bijvoorbeeld stoppen met roken en worden thema’s als werkstress en beeldschermwerk bespreekbaar gemaakt. In ’t Velt: “Menzis wil in plaats van focus op ‘ziekte en zorg’ het accent leggen op ‘gezondheid en gedrag’. We experimenteren eerst zelf met de interventies voor we deze aan onze zakelijke klanten aanbieden. Daarvan profiteren onze collega’s en we leren ervan voor onze dienstverlening.”


Ten Cate concludeert: “Leefkracht zit in het DNA van Menzis. Het is verankert in alle processen en keuzes die we maken en de organisatie draagt het, op elk niveau. “Practice what you preach” is ons motto. Dit project sluiten we binnenkort af, maar leefkracht zit ook in ons eigen DNA. De kennis en ervaring om leefkracht, samenwerking en flexibiliteit te stimuleren, zetten we graag in voor Menzis of voor andere organisaties”.