ROUND TABLE OVER QUALITY OF WORKLIFE

Van links naar rechts: Seth Halkes (ISS), Wim Kooyman (Smart WorkPlace), Peter Bekkering (Smart WorkPlace), Walter Okhuijsen (Strukton Worksphere), Fred Kloet (Smart WorkPlace), David Menkveld (Colliers) en Daniël Koningen (Aestate).

In 2019 bracht Smart WorkPlace de ‘Gids 2020’ uit met als thema ‘Quality of WorkLife’. Daarin stonden vier thema’s centraal. Tijdens een Round Table over ‘Gids 2020’ reflecteerden Walter Okhuijsen, Daniël Koningen, Seth Halkes, David Menkveld en Fred Kloet onder leiding van moderator Wim Kooyman over deze thema’s.

TEKST Peter Bekkering

“Verandering slaagt alleen als je de urgentie ervan kunt aantonen”Seth Halkes

Thema 1: Max Verstappen plant een boom

Bij het eerste thema, in ‘Gids 2020’ fraai samengevat in de titel ‘Max Verstappen plant een boom’, gaat het over de spagaat tussen commercie, innovatie, voortgang en techniek enerzijds en circulariteit en zingeving anderzijds. Daarbij werd de vraag gesteld hoe de verschillende afdelingen binnen een organisatie – Mobiliteit, FM, Vastgoed, HR, IT – deze spagaat het beste kunnen managen. Volgens Walter Okhuijsen is dat vooral een kwestie van mindset. “Je moet tegenwoordig als organisatie wel met duurzaamheid bezig zijn, anders tel je niet mee. Het is simpelweg een license-to-operate. En de business verwacht dat het facilitair bedrijf dit oppakt, omdat het ook het imago van het bedrijf bepaalt. Dat kan op allerlei manieren. Zo rijdt bijvoorbeeld een groot deel van onze leaseauto’s inmiddels elektrisch. Andere organisaties, bijvoorbeeld grote verzekeraars, kunnen zich met een groen gebouw onderscheiden in de war on talent.”

Daniël Koningen vindt bij duurzaamheid ‘practice what you preach’ belangrijk. “Dat geldt zeker voor ons als adviseurs. Elektrisch rijden en paperless werken bijvoorbeeld is voor ons vanzelfsprekend, en dat straal je ook uit. Als je opdrachtgevers wilt ondersteunen bij de enorme mindshift die nodig is voor minder fossiele brandstoffen en meer circulariteit dan gaan wij eerst op zoek naar kleine haalbare veranderingen, om zo het vliegwiel in beweging te krijgen.” Een mooi voorbeeld daarvan is volgens Seth Halkes de nieuwjaarsspeech van Dick Benschop, CEO van Schiphol, die stelde “dat het niet meer of minder van hetzelfde moet, maar het moet anders”.

Halkes: “Dit geldt ook voor ons vakgebied. Wij kijken naar de hele supply chain en kiezen afhankelijk van de klant en sector onze rol. Daarbij moeten we soms nog echt de aanjager zijn en bewustzijn creëren. Want verandering slaagt alleen als je de urgentie ervan kunt aantonen.”

David Menkveld haalt de term ‘woke’ (je bewust zijn van wat er in de maatschappij speelt) aan en stelt de vraag in hoeverre duurzaamheid en circulariteit echt intrinsiek begrippen zijn waar een bedrijf of mens voor staat. Hij haalt het voorbeeld aan van het kledingbedrijf Patagonia, dat besloot om alleen nog maar zaken te doen met bedrijven die net als zij duurzaamheid en circulariteit op nummer een hebben staan. Hij plaatst daarbij wel een kanttekening: “Natuurlijk is het een krachtig statement, maar je moet wel als organisatie kijken wat je kunt waarmaken in de markt.” Ook Fred Kloet, directeur Smart WorkPlace, is kritisch: “Ik zie te vaak ‘user washing’: iets wordt gedaan onder het mom van een hoger doel, maar eigenlijk draait het om de business.” Okhuijsen haalt tenslotte nog de bekende 10-80-10 verdeling uit de veranderkunde aan: “Daarbij omarmt 10% een verandering direct op het idee, is 80% neutraal en is 10% per definitie tegen. Nu wordt vaak de fout gemaakt om op de tegenstanders te focussen, terwijl je veel beter de 10% voorlopers als ambassadeurs kunt inzetten om de 80% positief te beïnvloeden.”


Thema 2: Future of work heeft sociale projectontwikkelaars nodig

Het tweede thema heeft in ‘Gids 2020’ als titel gekregen ‘Future of work heeft sociale projectontwikkelaars nodig’. In ‘Gids 2020’ gebeurt dit aan de hand van drie voorbeelden: AM-directievoorzitter Ronald Huikeshoven, die in de bouwmarkt een kanteling naar een circulaire vastgoedsector signaleert, het ‘From To’-overzicht van alle aspecten van de transformatie naar het digitale tijdperk van The Future of Work, opgesteld door dienstverlener Cognizant, en de aanpak van sociaal ondernemer Jack Stuifbergen. Round Table moderator Wim Kooyman, directeur Smart WorkPlace, gooide op tafel of dit zou leiden tot een Chief Purpose Officer, iemand die workstyle en worklife dichter bij elkaar brengt. Okhuijsen is kritisch: “Je moet zo’n trend niet aan één poppetje ophangen. Bovendien leven we in een schizofrene wereld met enerzijds de millennials die ‘digital born’ zijn en anderzijds een oudere generatie die vaak minder snel de digitalisering omarmt. Die zijn soms naast elkaar aan het werk. Dat is geen probleem, maar wel iets om rekening mee te houden.” Menkveld ziet dat onderscheid tussen de generaties niet zo. “Ik zie in de ‘From To’-lijst ook veel zaken die ons terugbrengen naar common sense en dat spreekt me aan.” Halkes beaamt dat: “Wat je tot je beschikking hebt om lekker te werken en is balans te zijn is veranderd en flexibele organisaties passen zich daaraan aan. Activity Based Working moet daarom ook draaien om een werkomgeving die past bij wat je wilt gaan doen. En niet om kostenreductie of vierkante meters. En als je in je werk geen zingeving vindt? Dan moet je heel snel iets anders gaan doen!” Koningen wil een ‘CPO’ niet zien als hype, maar ziet dat het in het huidige digitale tijdperk voor sommige medewerkers moeite kost om de balans tussen werk en privé te bewaren. In die gevallen moet de werkgever haar rol nemen. Dat kan een CPO doen, maar ook een coach of manager. Halkes is van mening dat we op het gebied van sociaal ondernemen de hype voorbij zijn. “Je ziet ook dat organisaties zich niet meer alleen inzetten voor goede doelen vanwege het imago, maar omdat ze intrinsiek van overtuigd zijn dat het nodig is, net als sociaal ondernemen.”

Bij circulair vastgoed geeft Koningen aan dat het belangrijk is om aandacht te hebben voor schaal en maat. Het is immers niet vanzelfsprekend dat een concept als The Green House in Utrecht met dezelfde uitgangspunten en aanpak opgeschaald kan worden naar een groot kantoorgebouw zoals het concept The Sphere van Strukton. Daar ligt volgens hem een mooie uitdaging voor de komende jaren. Menkveld twijfelt of een ontwikkelaar ook bereid is om de verantwoordelijkheid te nemen voor de circulariteit tijdens de hele levenscyclus van een gebouw. Halkes haalt vervolgens het voorbeeld aan van PwC dat alle moeite heeft om op Westgate in Amsterdam met haar ‘Plaza’ een project circulair neer te zetten, omdat ze tegelijkertijd ook rekening moeten houden met Bouwbesluit, omgeving en het eigen Programma van Eisen. De doorbraak komt volgens Okhuijsen pas als er mooie pilots van circulaire gebouwen zijn en er voldoende volume is. “Circulariteit is volgens mij ook veel complexer dan de energietransitie omdat er nieuwe verdienmodellen bij komen kijken en je te maken hebt met restwaarde op je balans. Ook ontbreken nog wet- en regelgeving en grootschalige subsidieregelingen. Daarom hebben we de eerdergenoemde 10% voorlopers met mensen zoals Thomas Rau en eerder genoemde circulaire hotspots als Circle en The Green House hard nodig. Dan is de circulaire economie over vijf jaar gewoon de economie.”


Halkes vindt dat hergebruik van materialen meer een verplichting moet worden voor organisaties. “Als je dat met meerdere partijen doet, heeft het zeker kans van slagen en wordt het ook leuk.” Kloet wijst erop dat het ook commercieel aantrekkelijk kan zijn: “Gispen wint momenteel veel projecten dankzij hun meubelmanagementsysteem.” Essentieel daarbij is volgens Koningen dat je alle disciplines aan elkaar koppelt: een integrale benadering in de hele keten geeft immers een enorme boost aan het resultaat maar ook aan het bewustzijn. Door ze vervolgens op te nemen in een ‘FM-Madaster’ kun je aan de vraag van de markt voldoen.

“Door de digital twin te combineren met de customer journey kun je optimaal aansluiten bij de eindgebruiker” – Walter Ockhuijsen

“Duurzaamheid en circulariteit is een krachtig statement, maar je moet wel als organisatie kijken wat je kunt waarmaken in de markt.”David Menkveld

Thema 3: Kwaliteit van leven boven kwantiteit van werk

Bij dit thema gaat het erom hoe we de kwaliteit van leven verder kunnen stimuleren. Een van de aspecten daarbij is in hoeverre we daarbij kunnen leren van hotels en horeca. Menkveld vindt dat workplacemanagement wel degelijk kan leren van de hotelbranche: “Ten eerste denken ze per definitie vanuit de consument c.q. de eindgebruiker, omdat het hun bestaansrecht is. En tweede denken ze steeds meer multifunctioneel. Onze kantoren daarentegen zijn vaak nog erg monofunctioneel. Zodra je echter functies toevoegt en je gebouw binnenhaalt, kun je een plek relevant maken. Zo kun je in een publiek deel bijvoorbeeld sociale of gezondheidsfuncties onderbrengen.”


Volgens Halkes draait het daarbij om samen doen. “Hoewel we vanuit onze strategie zoveel mogelijk werkzaamheden zelf doen (‘self-delivery’), werken we ook samen met partijen die resultaat opleveren voor de klant en haar eindgebruikers.”

Volgens Menkveld is het toevoegen van functies goed omdat voor veel hedendaagse werknemers werk en privé gedurende de dag door elkaar heen loopt en zo een Smart Worklife vormen. “Je komt dan tegemoet aan wat ze in het dagelijks leven nodig hebben. Bovendien voorkom je non-circulariteit.” Volgens Koningen worden die functies ook aan een gebied toegevoegd om de gebruikstijd voor organisaties zo effectief mogelijk te laten zijn. “In die benadering is een hotel op een campus een prima idee. Ook het dubbelgebruik van ruimtes voor congressen, vergaderen of onderwijs overdag, en cultuur in de avond en weekend past daar goed in, zoals nu bijvoorbeeld bij VU Amsterdam gerealiseerd wordt.”


De deelnemers halen voorbeelden als B. Amsterdam en Strijp S aan, gebieden die niet vanuit de gebouwde omgeving, maar vanuit de organisatiekant steeds meer functies in het gebied opnemen. Lost dit de balans werk-privé op? Halkes komt met een andere suggestie: “Zorg dat je op je werk ook een hobby hebt. Vaak leidt dat ertoe dat ook andere medewerkers in beweging komen. En zo vergroot je ook de kwaliteit van leven.”


Thema 4 Transdisciplinair informatiemanagement. Nu!

De vierde stelling stelt dat transdisciplinair informatiemanagement uiteindelijk leidt tot een online omgeving die in combinatie met een gig ecosysteem ervoor zorgt dat de fysieke werkomgeving niet langer leidend hoeft te zijn. Volgens Koningen zijn daarbij de mogelijkheden onbegrensd, maar zijn wij zelf als mens de beperkende factor. “Je kunt enerzijds de mobiliteit wel minimaliseren omdat veel op afstand kan, maar anderzijds wordt het succes van start-up locaties en campussen bepaald doordat mensen elkaar fysiek kunnen ontmoeten. Het universitaire denkbeeld was een aantal jaren geleden nog gericht op weinig fysiek en veel op afstand, nu is het zo lang mogelijk verblijven op een plek om daar optimaal, efficiënt en met een doel voor ogen te studeren. Ikzelf merk dat bijvoorbeeld skypen goed werkt voor standaard zaken, maar in projecten verdwijnt bij digitalisering vaak het klikmoment en kan het ten koste gaan van de creativiteit en de kwaliteit. De kantooromgeving kan misschien kwantitatief minder, maar het budget dat je zo uitspaart moet je gebruiken om de kantooromgeving multifunctioneel in te zetten en kwalitatief hoogwaardiger te maken.”


Volgens Menkveld hangt het af van menstype, sector, dienst, product en activiteit in hoeverre je kunt digitaliseren en wat fysiek moet blijven. Halkes benadrukt dat het gaat om de vraag waarom sensoren worden opgehangen om data te genereren en te verzamelen. “Neem bijvoorbeeld de sanitaire voorzieningen op Schiphol: wil een passagier weten wanneer ze schoongemaakt zijn of hoe druk het is bij de toiletten van de gate waar je moet zijn, zodat je wellicht al een toiletgroep eerder kunt gebruiken?”


Okhuijsen onderscheidt twee opties bij data: “Je kunt ze gebruiken om je klanten optimaal te bedienen en om je eigen werkprocessen zo goedkoop en zo slim mogelijk te maken. Bij het eerste gaat het om nieuwe verdienmodellen en bij het tweede om operational excellence. Het gaat ook om de vraag of het bedrijf bereid is erin te investeren. Het gaat namelijk op korte termijn ten koste van je winst. Dus moet je eerst door de ‘valley of death’ heen om er vervolgens veel van te kunnen profiteren. En om wat verder weg te kijken, door de digital twin te combineren met de customer journey kun je zo optimaal aansluiten bij de eindgebruiker.”

Menkveld ziet nog wel uitdagingen: “We weten nu door het meten van data meer over het gebruik van de werkomgeving. Maar om het vervolgens toe te passen is al lastig. Ik zie een verschil tussen data die je gebruikt om mensen beter te laten werken en data vanuit een gebouw die mensen informatie kunnen leveren. De vraag is wat de medewerker van dat laatste merkt: hij wil een goed functionerende werkplek en of een gebouwbeheerder met data goed kan inspelen op bijvoorbeeld tijdig onderhoud is voor hem minder interessant.” Kloet haalt een onderzoek van RoyalHaskoningDHV aan: “Daarin werd gevraagd wat een smart building was: a building full of smart technology or a building we use in a smart way. Uiteindelijk blijkt het nog best moeilijk om de data goed toe te passen voor een optimale customer journey.”


Aan het eind van de Round Table stelt moderator Kooyman de vraag of we ten aanzien van ‘quality of worklife’ op de goede weg zijn of aan het begin staan. Menkveld vindt dat er voldoende aandacht is voor de technologische innovatie en de workspace innovatie. Hij heeft nog wel een ander punt: “De sociale innovatie verdient nog wel meer aandacht.” Okhuijsen denkt dat we op de goede weg zijn: “We incorporeren veranderingen geleidelijk en eigenlijk vanzelf in ons dagelijks leven. Denk aan de smartphone.” Kloet vindt het – net als Menkveld – van belang dat sociale innovatie ook aandacht nodig heeft. “We moeten ons daarvan bewust blijven en technische mensen meer sociaal laten denken.” Halkes komt tenslotte nog met twee aanbevelingen: “Als eerste: erken dat er in bedrijven verschillende persona’s werkzaam zijn. En ten tweede: pas je niet altijd aan en blijf de frictie opzoeken, want alleen zo kom je tot innovatie.”

“Het blijkt nog best moeilijk om de data goed toe te passen voor een optimale customer journey”Fred Kloet

Deelnemers Round Table

Walter Okhuijsen, manager Business Development & Innovation bij Strukton Worksphere.


Daniël Koningen, directeur/eigenaar van Aestate/ontrafelexperts.


Seth Halkes, director Sales, Excellence & Corporate Affairs bij ISS Facility Services.


David Menkveld, senior consultant Corporate Real Estate Solutions bij Colliers International


Wim Kooyman, directeur Smart WorkPlace.


Fred Kloet, directeur Smart WorkPlace.

“In projecten verdwijnt bij digitalisering vaak het klikmoment en kan het ten koste gaan van de creativiteit en de kwaliteit”Daniël Koningen