Blog van Jeffrey de Bruijn - Twynstra Gudde

Sturen in de zee van vastgoeddata

“Data is het nieuwe goud”, het is misschien wel een van de meest gebruikte quotes van de afgelopen jaren. Dat is niet voor niets; technologische vooruitgang zorgt voor een tsunami aan datamogelijkheden. Daarbij maken dasboardtools zoals PowerBI en Tableau het ook voor niet-wizkid-data-experts, zoals ik, mogelijk om interactieve dasboards te maken van grote hoeveelheden data. Dit geeft organisaties de mogelijkheid om beter te voorspellen, nauwkeuriger te beslissen en efficiënter te werken. Ik hoor dan ook binnen veel organisaties de opmerking: “Ja, we moeten wel iets met data … ” Vervolgens gaat men verder in de waan van de dag.

“Ja, we moeten wel iets met data … ”

In een tijd waar data zoveel kansen biedt, lijkt het misschien gek dat veel organisaties nog aan de start staan van het benutten hiervan. Echter, met deze zee van vastgoeddata(mogelijkheden) is het gemakkelijker om stuurloos te raken dan om gericht te sturen. Want als er zoveel mogelijk is, hoe kies je dan nog welke data je gaat verzamelen?

Het gaat om ‘relevante’ data voor stuurinformatie

Er is steeds meer vastgoeddata te verzamelen. Maar elke dataverzameling kost geld. Het is dan ook zonde om geld uit te geven aan data die je vervolgens nergens voor inzet. Het is daarom cruciaal om in kaart te brengen welke vastgoeddata daadwerkelijk relevant zijn voor jouw organisatie. Om dit goed te doen moet je ‘weten wat je wil weten’. Hierbij staat de vraag centraal: Waar wil ik op sturen? Relevante data zijn altijd gekoppeld aan een actie, zoals het nemen van een beslissing of het geven van advies (bewust geen actie ondernemen is ook een beslissing en dus een actie). Het hebben van inzicht is leuk, maar als je er niets mee doet is het vooral duur.

“Inzicht is leuk, maar als je er niets mee doet is het vooral duur”

Het beantwoorden van de vraag waar je op wilt sturen begint met het formuleren van een duidelijke visie van de organisatie (bijvoorbeeld: kwalitatief goed onderwijs) en de daarbij behorende doelen (zoals: optimale leeromgeving). Het is vervolgens aan de vastgoedorganisatie de taak om te bepalen op welke elementen zij gaan sturen om deze doelen te behalen (binnenklimaat en luchtkwaliteit). Door het bepalen van normen en kaders kan worden aangeven aan welke minimale kwaliteit deze elementen moeten voldoen (maximaal X% CO2 in de lucht). Deze normen en kaders bepalen samen welke stuurinformatie inzichtelijk moet zijn om hier goed op te kunnen sturen. Omdat dit uiteindelijk bepaalt welke data nodig is, moet hierbij goed worden gekeken op welk detailniveau minimaal gestuurd moet kunnen worden (CO2-% per lokaal). De relevante data zijn dan ook alle data die nodig zijn om belangrijke stuurinformatie te genereren (gebouwenlijst, klaslokalenlijst, ontwikkeling CO2-% per lokaal, gedurende lesdagen). Tenslotte kan in kaart worden gebracht hoe en waarin deze data kunnen worden verzameld en wat de kosten hiervan zijn (CO2-sensoren, een vastgoedsysteem en financiële middelen).


Uiteraard bepalen de technische en financiële mogelijkheden of het gewenste detailniveau van informatie kan worden behaald. Waar nodig moet dit niveau worden bijgesteld. Door de snelle technologische vooruitgang, en daarmee dalende kosten, is het verstandig om altijd met een hoog detailniveau te beginnen. Er moet worden onderzocht welke technologieën relevant zijn en wat binnenkort op de markt komt. Wat nu nog niet mogelijk is, kan binnen een paar jaar misschien wel!


Elk ‘publiek’ vraagt andere stuurinformatie

Als dit is gelukt, is een belangrijke stap gezet. Maar dan ben je er nog niet. Nu moet de data toegevoegde waarde creëren. Hierbij is een effectief dashboard/rapportage altijd maatwerk, met het credo ‘Ken je publiek!’ als uitgangspunt. Een technisch beheerder met een aantal panden in beheer moet bijvoorbeeld de precieze staat per pand (of per lokaal) weten om beslissingen te nemen. Daarentegen heeft een bestuurder weinig aan deze gedetailleerde informatie. Deze wil juist een helikopterview en bijvoorbeeld een overzicht met de tien grootste pijnpunten. Oftewel: voor beiden zijn dezelfde data nodig, maar ook een compleet andere benadering!


Jeffrey de Bruijn

jbi@tg.nl