Round Table Coworking

Is coworking een blijvende trend die een toegevoegde waarde heeft in het portfolio van werkomgevingen? En zo ja, hoe zorg je voor de juiste coworking setting voor verschillende typen eindgebruikers? Daarvoor zou er een soort ‘beslisboom’ moeten zijn met keuzecriteria en scenario’s, die helpt bij het selecteren. Dat was een van de uitkomsten van de Round Table Design4Coworking, die Smart WorkPlace organiseerde.

Tekst: Peter Bekkering

Zittend van links naar rechts: David Coenen (Flokk), Bob van der Wal (Vitra) en Alycia Biekram (Facilicom Solutions).

Staand van links naar rechts: Silvia de Haan (Solved.), Ronald Geukema (Tarkett), Jeannine van der Linden (European Coworking Assembly), Fred Kloet (Smart WorkPlace), Luuk Motshagen, Peter Bekkering (Smart WorkPlace) en Douwe Driehuis (ISS).

Gastheer voor de Round Table Design4Coworking was Flokk. Voordat de discussie losbarstte was er eerst een visiepresentatie van David Coenen, Country Manager Benelux van Flokk.


Aan het begin van de discussie gaf gespreksleider Fred Kloet van Smart WorkPlace aan dat hij ervan overtuigd is dat coworking een vaste plek gaat krijgen in het portfolio van werkomgevingen. Smart WorkPlace besloot daarom samen met haar partners ISS en Solved een inventarisatie te maken van coworking met definities, criteria en redenen waarom eindgebruikers ervoor kiezen. Dit leidde tot het afstudeeronderzoek van Luuk Motshagen, ‘De criteria van Coworking; Onderzoek naar de belangrijkste criteria van Coworking volgens gebruikers en eindgebruikers’. Daarnaast kwam ook een ander relevant coworking-onderzoek van de TU Eindhoven aan de orde, ‘Analysing user preferences for co-working space characteristics’.


Fase in omgaan met werkomgeving

Vervolgens trapte Silvia de Haan af: “Ik zie coworking als een trend met veel goede dingen zoals het bieden van flexibiliteit, community en dergelijke. Maar net als alle trends moeten we niet erin doorschieten en het als excuus gebruiken om zelf geen inspirerende werkomgeving of goede faciliteiten te bieden.” Bob van der Wal vult aan: “Coworking moet passen bij de volwassenheid van een organisatie. Het is een fase in het met je werkomgeving omgaan. Als je mensen met een garagespirit te vroeg in een gelikte omgeving neerzet, gaat namelijk creativiteit verloren. Coworking kan dan een tussenvorm zijn tussen keukentafel/zolderkamer en een gelikte omgeving.” Het stimuleren van die creativiteit is precies de reden, zo zegt Jeannine van der Linden, waarom haar coworkingruimtes als netwerk zijn opgezet en niet meer dan 150 vierkante meter groot zijn. “Elke ruimte heeft staan wat nodig is om je bedrijf te runnen, alle andere faciliteiten zijn voor iedereen. Alle coworkers huren ook het hele pand. Mijn werk is dan ook het managen van het delen. En het ervoor zorgen dat de spullen van goede kwaliteit zijn. Alleen theoretisch ben ik de huisbaas. De garagespirit moet van de ondernemers in het pand komen.” Het brengt Van der Wal tot de vraag wat die garagespirit dan eigenlijk is, de fysieke omgeving of een gedachtenproces. De Haan, met een knipoog: “Bij B.Amsterdam gaan ze daarin wel heel ver. Daar creëren ze de start-up sfeer door comfort weg te halen.”



“MKB-ers en ZZP-ers willen geen medewerkers van corporates die in- en uitvliegen” – Jeannine van der Linden

Niet alleen voor start-ups

Ronald Geukema wijst de deelnemers erop dat coworking niet alleen voor start-ups is. “Neem Adidas. Dat doet met zijn creatieve team aan coworking in Mindspace omdat ze kiezen voor flexibiliteit, creativiteit en vrijheid. Bij The Great Indoors (powered by Tarkett) weten we uit onderzoek onder 2500 mensen in 5 landen dat 45% van de medewerkers zich momenteel niet gesteund voelt in het bereiken van hun volledig potentieel binnen zijn of haar werkomgeving en dat tegelijkertijd 63 procent aangeeft op kantoor nog steeds het meest productief te zijn. Daarom wordt het interessant om te zien of voorspellingen zoals worden aangegeven door diverse flexwerkconcepten – over 10 jaar bestaat 10 tot 15 procent van het kantoorvolume uit flex-concepten – uitkomen.” Het voorbeeld van Adidas leidt bij de deelnemers tot twee kanttekeningen. Van der Wal: “Ik vind dat coworking voor een corporate geen marketinginstrument moet worden.” En De Haan: “Het is misschien ook een teken van onmacht dat Adidas het in het eigen gebouw niet goed weet te regelen.”


Coworking en Activity Based Working

Kloet probeert een parallel te trekken tussen coworking en Activity Based Working dat zo’n twintig jaar bestaat. En hij stelt de vraag of dat coworking alleen geschikt is voor bepaalde werkprocessen of dat het ook een complete organisatie kan huisvesten. De deelnemers opteren voor het eerste, omdat ze afdelingen als legal en finance niet geschikt achten voor coworking. Voor Van der Wal is coworking een gevolg, maar start het bij scrum. “Daarbij is het een uitdaging dat mensen van verschillende pluimage zich toch samenvoegen en betrokken blijven.”


Daar waar de discussie zich in eerste instantie toespitst op corporate coworking, richt Jeannine van der Linden zich meer op coworking dat vaak niet corporate is. Toch geeft ze aan dat ook de European Coworking Assembly wordt benaderd door corporates die hun medewerkers bij coworking plekken willen plaatsen om ze gelukkig te maken. “Dat lukt niet. Corporates willen vaak grote groepen medewerkers plaatsen en daar zijn onze aanbieders niet op ingericht. Bovendien willen onze aanbieders die corporates niet. Ze hebben vaak een leuke gemeenschap van ondernemers, start-ups, MKB-ers en ZZP-ers en willen geen medewerkers van corporates die in- en uitvliegen. Bovendien hebben ze niet zoals corporate coworking plekken als B. Amsterdam en WeWork een model dat gebaseerd is op huurarbitrage: meters proppen om winst te maken. En dat proppen is nodig want de marges bij coworking zijn klein.”

Bandbreedte

Van der Wal: “De bandbreedte aan coworking is heel groot. Je hebt ook duidelijk een onderscheid in coworking plekken. Enerzijds de ‘leuke gemeenschappen’ van Jeannine met 500 vierkante meter vrijheid-blijheid, anderszijds de corporate coworking plekken als WeWork. En daarnaast heb je nog coworkbedrijven die naar Coca-Cola toegaan en zeggen: jullie hebben een gebouw en wij gaan dat op een cowork-manier voor jullie uitbaten. En dat komt omdat er nog veel leegstand is. Er is dus fysieke ruimte beschikbaar en er is een financiële driver om dat met coworking te gaan vermarkten.” Van der Linden noemt nog een ander element. “De eerste initiatiefnemers van coworking plekken deden dat omdat ze zelf eenzaam waren.”


Coenen ziet coworking ook als reactie op de financiële crisis. “Destijds was er een financiële drijfveer om mensen te laten flexen en zo 30% procent aan facilitaire kosten te besparen. Nu staan corporates echter voor de uitdaging om de mensen terug te halen van het thuiswerken en verbinding tot stand te laten komen vooral door de implementatie van Agile werken. Daarvoor is een aantrekkelijke werkomgeving nodig. Daarom is de behoefte bij corporate coworking vooral kwaliteit terwijl het bij de start-up die van de keukentafel naar cowork gaat vooral draait om authenticiteit.” Voor coworking uiteindelijk scaleble te maken, moeten er volgens Coenen keuzes gemaakt worden door aanbieders van coworking. “Kies één thema. En verleidt bijvoorbeeld ICT, Health of Finance tot een cluster.”


Community

In zijn thesis constateerde Motshagen ook dat de community erg belangrijk is bij coworking. Op zijn opmerking dat de combinatie van kleine (ZZP-ers, start-ups) en grote partijen daarbij belangrijk kan zijn, meldt Van der Linden dat het in de praktijk lastig blijkt om de balans daartussen te vinden.

Volgens Alycia Biekram hangt het heel erg af van het bedrijf of coworking een aantrekkelijke optie is. “Het gaat om het type mensen die daar werken, maar ook om de leeftijdscategorieën. Verder denk ik dat het vooral de creatieve mensen zijn die coworking aanspreekt. Financiële mensen willen juist liever een concentratiewerkplek wanneer zij bezig zijn met de cijfers.”


European Conference

Bij de European Conference van Coworking vielen Kloet twee zaken op: “Ten eerste dat er veel corporates waren en ten tweede dat er veel amateurs waren op het gebied van vastgoed, facility management en hospitality die op zoek zijn naar bedrijfsvoeringskennis. Want vaak zie je dat mensen die met coworkingruimtes starten, beginnen met kale, minimalistische ruimtes. Tegelijkertijd willen ze wel sfeer creëren, maar op een manier die niet veel geld kost.” En dat is belangrijk, stelt Coenen: “Met inrichting kun je je wel onderscheiden, op een relatief goedkope manier. Mits je creatief bent natuurlijk.”

Geukema kan niet echt een favoriete coworking plek noemen. “Dat hangt af van je eigen stemming, van de omgeving – is het wel of niet mooi weer bijvoorbeeld – en van het type werkzaamheden. Vervolgens kan de afweging ook zijn dat je liever naar kantoor gaat.” Van der Wal is er een voorstander van om zo nu en dan met een groep collega’s gericht en voor een afgesproken tijd naar een coworking plek te gaan. “Mijn ervaring is dat het enorm succesvol is omdat je veel meer to the point bent, veel gedrevener en bewust van het feit dat je ergens zakelijk naartoe gaat.” De Haan haakt daarop in met het onderzoek van de TU Eindhoven over coworking: “Daaruit kwam naar voren dat de belangrijkste reden voor eindgebruikers om voor een coworking plek te kiezen was omdat ze niet thuis wilden werken.”

Beslisboom

Maar hoe zorg je voor de juiste coworking setting voor eindgebruikers? Kloet oppert om te komen tot een soort ‘beslisboom’ met keuzecriteria en scenario’s, die helpt bij het selecteren. Bijvoorbeeld: een coworking plek met garagespirit is van belang in een bepaalde fase van je organisatie of past bij dat type projecten. Nog een stap verder zou zijn om op een digitale kaart in beeld te brengen waar je die coworking plek met garagespirit zou kunnen vinden. Daarnaast zou je ook kunnen inventariseren aan welke uitgangspunten een bepaald type coworking locatie moeten voldoen. Biekram denkt dat daarbij het thema leidend is: “Als ik als eindgebruiker bijvoorbeeld circulariteit belangrijk vind, zoek ik een coworking locatie waar dat terugkomt en het liefst ‘het’ thema is.”


Douwe Driehuis wijst op vergelijkingssites als deskbookers.com waar je een werk- of vergaderruimte kunt selecteren en kunt aangeven waarvoor, waar en hoe lang je een ruimte wilt hebben. “Het is eigenlijk een booking.com voor werk- en vergaderruimtes waarbij coworking een van de opties is.”

"Ik denk dat het vooral de creatieve mensen zijn die coworking aanspreekt" – Alycia Biekram

“Coworking moet passen bij de volwassenheid van een organisatie. Het is een fase in het met je werkomgeving omgaan” – Bob van der Wal

Doelgroep

Coenen geeft aan dat het voor aanbieders van coworking plekken van belang is om te kijken waar ze in willen investeren en hoe ze mensen willen inspireren: “Wanneer wij worden gevraagd zo’n ruimte in te richten kijken we of een setting kunnen creëren die past bij de partijen die erin zitten. We kijken dus eerst naar de klanten c.q. eindgebruikers: wat is de doelgroep waar je je als locatie op richt. Welk marktsegment, welke grootte en wat zijn de verbindende factoren.” Van der Linden haakt daarop in: “Een visie hebben is belangrijk. Zeker bij corporates: want anders krijg je coworkingruimtes zoals bij een bank gebeurde die niet gebruikt worden.”


Driehuis wijst in dat verband op community. “De behoefte daaraan is essentieel als je kijkt waarom coworking ooit begonnen is. Je ziet ook dat de gebruikers naar elkaar toe groeien: enerzijds de medewerker van een corporate die op kantoor al een plek heeft maar behoefte heeft aan een andere omgeving en anderzijds de ZZP-er die niet meer alleen aan zijn keukentafel wil werken en zo makkelijk contact met andere mensen maakt.”

Coworking Library

Van der Linden vertelt de deelnemers dat de European Coworking Assembly momenteel bezig is met de Coworking Library, een verzameling van alle onderzoeken in alle talen over coworking. Daarnaast zij ze bezig met een Coworking Academy, bestemd voor ondernemers en gericht op de bedrijfsvoering van een coworking locatie. “En dat is nodig, want de meeste initiatiefnemers beginnen niet met een verdienmodel. Daarnaast zijn ook onderwerpen als hospitality en design belangrijk voor hen. En hoe zorg je als je meerdere coworkinglocaties aanbiedt ervoor dat ze elkaar niet kannibaliseren.”

Driehuis denkt dat zo’n Academy zich ook zou kunnen richten op corporates die een cowork locatie willen opzetten: “Corporates zijn veelal ook bezig met het vraagstuk coworking, zij kunnen daarbij zeker hulp gebruiken”

“Het is belangrijk om bij gesprekken zoals deze Round Table ook de klanten c.q. de gebruikers aan tafel te hebben” – Silvia de Haan

“De behoefte bij corporate coworking is vooral kwaliteit, terwijl het bij de start-up die van de keukentafel naar cowork gaat vooral draait om authenticiteit” – David Coenen

Partnership

ISS in Nederland heeft op dit moment nog geen coworking ruimte, maar Driehuis zou het zeker toejuichen. Ook bij Facilicom zijn er nog geen initiatieven. Biekram: “Ik denk dat als we hierop gaan inspelen, dat we dit alleen in partnership zullen doen. Niet als eigen initiatief, maar door krachten te bundelen. Zo kunnen we kennisdelen en samen risico’s dragen.” Driehuis knikt: “In een consortium met andere partijen en andere disciplines zou het voor ISS wellicht ook interessant zijn om deel te nemen.” Biekram voegt daaraan toe dat die partners per project anders kunnen zijn: “Een project op de zakelijke Zuidas vraagt andere partijen dan in het gezellige Brabant.”


Gevraagd naar de huidige status van coworking vraagt Van der Wal zich af of het een trend is en al of niet van voorbijgaande aard. Geukema reageert: “Coworking is niet een definitie die je in een hokje kunt stoppen. Ik vraag me zelf af of we het moeten onderzoeken en of het niet beter is om de markt zijn werk te laten doen.” Volgens Kloet hangt het ook af op welk niveau je over coworking praat: “Is het een organisatiestrategie of is het iets dat bij een individu of team hoort?” Coenen zou daarom graag een duidelijker beeld hebben van de doelgroep en de behoeften, zodat hij er als ondernemer en aanbieders van coworking er beter op kan inspelen. “En van de drijfveren waarom iemand naar een coworking locatie gaat: heeft dat bijvoorbeeld te maken met mobiliteit of met de behoefte aan fysieke ruimte of juist onderdeel zijn van een community.” Driehuis vindt dat het daarvoor wel nodig om coworking te kaderen: “Alleen dan kun je er een goede inhoudelijke discussie over hebben. Bij zo’n discussie moeten ook echte coworkingpartijen worden betrokken.” Biekram knikt: “Daarbij moeten alle drie soorten coworking bij vertegenwoordigd zijn: een coworking ruimte binnen een bedrijf, een coworking ruimte voor corporates en een coworking ruimte voor ZZP-ers, MKB-ers en start-ups.”


De Haan voegt daar nog een belangrijk element aan toe: “Het is belangrijk om bij gesprekken zoals deze Round Table ook de klanten c.q. de gebruikers aan tafel te hebben.” Biekram knikt instemmend. Het brengt anderen tot de kanttekening dat deze groep lastig te interesseren is, omdat niet duidelijk is ‘what is in it for me’. De deelnemers aan de Round Table komen vervolgens met het idee van een designshop, waar de klanten/gebruikers direct tips & tricks krijgen, zodat er een win-win situatie ontstaat. Aan het eind van de Round Table gaat Kloet in op het vervolg: “Het echt ontwerpen van een coworking-locatie (inrichting, diensten, community, etc.) voor de doelgroepen gaat onze volgende meeting zijn. We gaan hem de ‘Coworking DesignShop’ noemen. Daarnaast wil SWP een marktonderzoek (genaamd CO3) doen gericht op het leveren van transparantie in het aanbod van Commerciële Coworking Concepten. Op basis van deze Round Table en het gesprek met TU/e dat Smart WorkPlace op 8 mei met Rianne Appel-Meulenbroek en Minou Weijs-Perree heeft gehad gaan we samen met ISS en Solved kijken of en hoe CO3 vorm wordt gegeven.”

Deelnemers

David Coenen is Country Manager Benelux van Flokk, waaronder de merken HAG, RH, BMA, Giroflex, RBM, Offecct en Profim vallen


Bob van der Wal is Manager Architects & Designers bij Vitra. Hij gelooft in coworking: “Ik ben ervan overtuigd dat hoe breed je organisatie ook is, je in samenwerking altijd sterker bent.”


Silvia de Haan is Senior Workplace Consultant bij Solved. Solved geeft commercieel en strategisch advies aan eindgebruikers waarbij coworking plekken door klanten vaak als opstap naar een eigen kantoor worden ingezet.


Douwe Driehuis is Innovatie Manager bij ISS. Daarvoor was hij operations manager in coworking space, The Startup Orgy, een voormalig ABN AMRO-kantoor op de Regulierdwarsstraat in Amsterdam


Ronald Geukema is Key Account Manager bij Tarkett. Het bedrijf is druk bezig met The Great Indoors, waarbij gekeken wordt of het gaat om workspace of worklife, waarbij het laatste goed aansluit bij co-working.


Alycia Biekram is Projectmanager bij de Business Unit PPS van Facilicom Solutions.


Jeannine van der Linden is oprichter en manager van De Kamer, een netwerk van acht co-workingruimntes in Nederland. Daarnaast is ze voorzitter van de stichting European Coworking Assembly, de vereniging van coworking ruimtes in heel Europa.


Luuk Motshagen studeerde facility management. Hij schreef het afstudeeronderzoek De criteria van Coworking; Onderzoek naar de belangrijkste criteria van Coworking volgens gebruikers en eindgebruikers.